WWW.BOOK.LIB-I.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Электронные ресурсы
 
s

«Деловые документы О как способ общения Как известно, в составе общекультурного (литературного) языка выделяются пять основных стилей: ...»

Деловые документы О как способ общения

Как известно, в составе общекультурного (литературного) языка выделяются пять

основных стилей: научный, официально-деловой, публицистический, художественный

(книжные стили) и разговорный (12, 39 и сл.)*.

Само по себе выделение имеет несколько оснований. Во-первых, это сфера

общественной деятельности, в которой применяется язык. Для делового языка такой

сферой является область правовых отношений — сфера управления. Но при этом право

применяется в межгосударственных отношениях, в отношениях государства с гражданами и их объединениями, а также в официальных отношениях между гражданами внутри предприятий и организаций и между хозяйствующими субъектами.

В этой связи и выделяются три разновидности делового стиля: дипломатическая, законодательная и обиходно-деловая.

Схематически это можно представить следующим образом:

Официально-деловой стиль Стиль Стиль Стиль дипломатический законодательный обиходно-деловой Во-вторых, официально-деловой стиль соотносится с особой формой социального сознания — правосознанием. Каждый из нас в той или иной степени осведомлен о своих правах, обязанностях и ответственности в семейных отношениях, на службе, в общественных местах и перед государством. Практическое владение правовыми нормами позволяет нам сотрудничать с другими людьми.

Для управляющего знание юридических и моральных норм приобретает особое значение, так как руководство людьми строится на основе законов, положений, уставов, а также на мо- рально-этических предписаниях и запретах.

Специфика делового общения в его наиболее отчетливом виде проявляется в письменном тексте, документе. Создатель документа предстает в этом случае как исполнитель определенной социальной роли: президента компании и водителя, вицепрезидента и клерка, менеджера и охранника и т. д. Сама должность предполагает набор полномочий и обязанностей, который требует умения составить определенный круг документов, предполагает профессиональное владение различными жанрами служебного общения.

Стилевые черты административного языка В сферах законодательства, судопроизводства и административно-хозяйственной язык имеет двойственную природу: ему свойственна конкретность содержания и абстрактность средств выражения. В свое время известный лингвист Шарль Балли писал об этом так: «Сущность административного языка заключается в том, что он имеет в своей основе научный характер и в то же время соприкасается с обыденной жизнью» (Балли Ш. Французская стилистика. М, 1961). Разнородные явления жизни в деловой сфере обозначаются ограниченным количеством стандартных терминов (анкета, справка, инструкция, резолюция, протокол, акт, приказ, закон и др.), фразеологических клише. Абстрактность, обобщенность средств выражения — одна из стилевых черт управленческого языка. Эта черта реализуется, в частности, в характере терминологии: наниматель, работодатель, франко-завод, фрахт, стоимость, таможенная очистка, договор аренды, маркировка, кассационная жалоба и др., ''Письменному административному языку в целом не свойственна индивидуализация речи. Ему присущи стандартность во всех компонентах формы, стереотипность изложения. Недостатки оформления (печать, подпись, отсутствие раздела об ответственности в договоре и т. п.) ведут к юридической несостоятельности документа.

Стилистическое единство средств словаря и грамматики обеспечивает реализацию таких требований, как соответствие стандарту, точность, полнота информации, логичность, краткость и др.





Овладение административным языком как в устном, так и в письменном его варианте — дело желания и времени. Минимум жанров, которыми должен владеть управляющий, определяется его должностными обязанностями. Однако терминологический и общекультурный словарь, а также приемы составления документов расширяются не механически, а требуют систематического внимания и усилий. Первая ступень в овладении искусством делового письма — усвоение его теоретической модели.

Классификация документов.

Слово «документ» в переводе с латинского языка означает «поучительный пример», «способ доказательства». В сегодняшнем, обычном употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т. д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т. п.) (Ожегов С. И. Словарь русского языка. — М.: Русский язык, 1982, с. 1531s Документы будут способствовать успеху дела, если они умело сочетаются с живым непосредственным общением, если их создание и оборот технически оснащены и отвечают конкретным целям. Деловой документ является, кроме сказанного, источником и носителем информации, способом фиксации защищаемых законом действий. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т. п. В документах закрепляется государственное устройство, они служат для общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, между юридическими и физическими лицами. Зафиксированная на материальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном cyije или при разрешении трудовых споров в народном суде.

Документы предприятия и организации представляют определенную культурноисторическую ценность, являются частью архивного фонда государства, подлежат сдаче в государственные архивы.

Классификация документов — это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видео документы.

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансоворасчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т. д.

По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяют на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии. Среди копий выделяют отпуск — полная копия исходящего документа, выписку копия части документа и дубликат — второй экземпляр, выдаваемый взамен — утраченного.

По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного — до 10 лет. ГОСТом 6.10.1-88 в Республике Казахстан по роду деятельности установлены «Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения» (Алма-Ата, 1992 г.). Этим государственным стандартом предусмотрено 16 УСД: плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, финансовая и бухгалтерско-отчетная, расчетно-денежная, организационнораспорядительная, по ценообразованию, по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле, по внешней торговле, проектная для строительства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению, по труду и социальным вопросам, по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла, по бытовому обслуживанию населения (там же, с. 114 Организация разрабатывает отраслевой табель документов, необходимых и достаточных для ее нормального функционирования. В табель (его форма в «Правилах» на с. 158) включаются как документы, создаваемые традиционным способом, так и средствами вычислительной техники. Служба управления документами разрабатывает единую для подразделений номенклатуру дел. Чрезмерное количество бумаг, отнимающих много сил и времени для их создания, мешает непосредственному делу, устному личному общению управляющего.

Реквизиты и формуляр Отдельная составная часть документа называется реквизитом. —

Обязательными реквизитами документов разного назначения являются:

наименование организации — автора документа;

— код организации — автора документа;

— название документа (кроме писем);

— заголовок;

— код формы документа;

— дата составления документа;

— индекс;

— текст;

— визы;

— подпись;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

— Организационно-распорядительная документация (ОРД) (положения, штатные расписания, правила, приказы и т. д.) должна соответствовать государственным стандартам, установленным ГОСТом 6.38.90 «Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав, расположение и содержание реквизитов документа, требования к бланкам, текстам и машинописному исполнению.

ГОСТ 6.38.90 устанавливает следующий состав реквизитов организационнораспорядительной документации:

1 — Государственный герб Республики Казахстан;

• 2 — эмблема организации;

• 3 — изображение наград;

• 4 — код организации;

• 5 — код документа;

• 6 — наименование министерства или ведомства;

• 7 — наименование организации;

• 8 — наименование структурного подразделения;

• 9 — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера • телефонов, других средств связи, номер счета в банке;

10 — название вида документа;

• 11 — дата;

• 12 — индекс (внутренняя нумерация);

• 13 — ссылка на дату входящего документа;

• 14 — место составления или издания;

• 15 — гриф ограничения доступа к документу;

• 16 — адресат;

• 17 — гриф утверждения;

• 18 — резолюция;

• 19 — заголовок к тексту;

• 20 — отметка о контроле;

• 21 — текст;

• 22 — отметка о наличии приложений;

• 23 — подпись;

• 24 — гриф согласования;

• 25 — визы;

• 26 — печать;

• 27 — отметка о заверении копии;

• 28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

• 29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 30 — отметка о переносе данных на машинный носитель;

• 31 — отметка о поступлении (17, 119).

• Реквизит должен обладать полнотой и точностью информации, а также оформляться по общепринятым стандартам. Приведем в качестве образца оформление некоторых реквизитов.

Адресат. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или должностным лицам.

Триф утверждения.

Содержит слово «Утверждаю», наименование должности, личную подпись и ее расшифровку, а также дату, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор туристического агентства «Азимут»

Подпись А. Сабиров 12.06.97 Если документ составлен не на бланке, го в наименование должности включается название предприятия (как в последнем примере).

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения оформляется, например, так:

УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания Совета директоров 15.03.97№ 5 Заголовок к тексту. Грамматически согласованный с названием документа заголовок указывает краткое содержание документа, например: приказ «О реорганизации структуры агентства». Заголовок указывается на документах формата А4 (297x210 мм).

Заголовок должен быть максимально коротким и точным, отвечая на вопрос о чем?:

«Об изменении...», «О командировании...», «Об отмене...».

Документы содержащие коммерческую тайну В условиях жесткой конкуренции у частного предприятия появляется необходимость определить информацию, которая составляет коммерческую тайну (КТ) (20, 124 и сл.).

Сюда относятся идеи, изобретения, новые технологии (ноу- хау), прибыль фирмы, сведения о поставщиках, системе сбыта, информация о связях и т. п. Гражданский кодекс РК перечисляет сведения, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне.

Само предприятие на основе закона определяет конкретно круг сведений, которые относятся к КТ. Эти сведения могут быть научно-технического характера: чертежи, схемы, рецептура, научные разработки технологий, программное обеспечение ПК.

Деловая информация также может быть отнесена к КТ. Сюда могут быть включены:

сведения о финансовых расчетах с клиентами, кредитах и т. п., кроме — официальных финансовых отчетов;

информация о прибылях, себестоимости продукции и услуг, объемы и цены их — реализации;

стратегические и тактические планы развития предприятия, наличие товаров, — портфель заказов;

анализ конкурентоспособности продукции и услуг на внутреннем и внешнем — рынках;

планы рекламной деятельности;

— списки и другие данные о конкурентах, посредниках, их финансовом — положении, о персонале;

сведения о заключенных и планируемых контрактах, их условиях, объемах и характере заключенных и предполагаемых сделках и др.

Поиск организационной формы Создание фирмы требует выбора организационной формы, в рамках которой будет проходить предпринимательская деятельность. Этот выбор определяется объективными условиями: сферой деятельности, наличием средств, плюсами и минусами самих форм предприятия, а также вкусами и пристрастиями самих учредителей. Чтобы сделать правильный выбор, надо знать, из чего выбирать. Напомним вам об основных формах предпринимательской деятельности.

Эти формы предусматриваются гражданским законодательством страны, и в частности Гражданским кодексом Республики Казахстан, принятым 27 декабря 1994 года.

В настоящее время действующими, кроме того, являются:

Указ Президента РК, имеющий силу закона, «О государственной регистрации • юридических лиц» от 17 апреля 1995 г.;

Указ Президента РК, имеющий силу закона, «О хозяйственных товариществах»

• от 2 мая 1995 г.;

Указ Президента РК, имеющий силу закона, «О государственном предприятии»

• от 19 июня 1995 г. и некоторые другие законодательные акты. В них и определяются правовые и организационно-хозяйственные формы предпринимательства.

По количеству участников выделяется две разновидности хозяйствования:

индивидуальное, основанное на единоличном владении собственностью, и коллективное, в котором имущество принадлежит и управляется коллективным субъектом собственности. При этом граждане, занимающиеся предпринимательством, могут образовывать или не образовывать юридическое лицо.

Коммерческие организации могут работать либо на основе учредительного договора (договорные объединения), либо на основе договора и устава. Учредительный договор юридического лица заключается между учредителями и определяет взаимоотношения членов предприятия, а также между участниками товарищества и самим товариществом. Если организация учреждается одним лицом, то, естественно, договор не заключается.

Уставные объединения образуются на основе устава, что не исключает договора сторон.

Организационными формами товариществ и акционерных обществ, компаний являются ассоциации, корпорации, консорциумы, промышленно-посреднические и другие хозяйственные и посреднические компании и фирмы, совместные предприятия, фондовые и товарные биржи, коммерческие банки и страховые общества, малые предприятия и другие организации.

Устав фирмы Формуляр учредительных документов. Законодательством страны в качестве учредительных документов признаются устав и учредительный договор (9, 172).

Однако организаторам приходится создавать в ходе образования и регистрации и другие документы. Согласно Указу Президента «О государственной регистрации юридических лиц» разные правовые формы представляют в органы юстиции разные тексты документов. Но общий комплект таков: заявление, пакет учредительных и других документов и квитанция или копия платежного поручения об уплате сбора за государственную регистрацию.

Для товарищества с ограниченной ответственностью полный пакет документов для регистрации таков:

заявление о регистрации;

— устав, утвержденный учредителями;

— учредительный договор (при числе учредителей более одного);

— справка банка о внесении на его депозит не менее 25 процентов уставного — фонда, указанного в учредительных документах, или аудиторское заключение, если взнос имущественный;

статистическая карточка;

— согласие собственника или уполномоченного им лица, если одним из — учредителей выступает государственное предприятие;

документ, подтверждающий место нахождения юридического лица;

— квитанция или копия платежного поручения об уплате сбора за регистрацию — (19).

Устав и учредительный договор как определяющие документы фирмы, ее «конституция» требуют обязательного нотариального удостоверения, без чего они считаются недействительными.

Оба документа должны быть содержательно согласованы и тщательно отработаны.

Они будут пристально и не раз изучаться в банках, налоговыми, арбитражными, юридическими и лицензирующими организациями. Кроме того, если вам захочется заняться чем-либо, кроме записанного в уставе, придется менять устав и проходить перерегистрацию.

Реквизиты устава:

Гриф утверждения собранием учредителей.

• Гриф государственной регистрации.

• Заголовок к тексту.

• Текст устава.

• Подпись главы исполнительного органа фирмы.

Учредительный договор Это соглашение граждан или юридических лиц об объединении финансов и другого имущества для производства товаров, или для иной деятельности. Стороны обязуются создать и правовые условия, т. е. создать юридическое лицо, способное по рыночным правилам, с разрешения государства заниматься каким-либо делом. Если в уставе делается упор на организационно-правовой стороне, то договор — на имущественной стороне создания предприятия. Согласно Гражданскому кодексу РК (п. 4, ст. 41) учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи в его собственность (хозяйственное ведение, оперативное управление) своего имущества и участия в его деятельности.

Договором определяется и порядок распределения между учредителями прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава и утверждается его устав, если он необходим для юридических лиц данного вида.

Реквизиты документа таковы:

название документа — учредительный договор о создании хозяйственного — товарищества (указывается, что это ТОО, АО и его название);

место заключения договора;

— дата заключения соглашения;

— текст договора;

— подписи учредителей.

Текст учредительного договора может включать следующие разделы:

• преамбулу, в которой называются учредители;

• предмет договора — намерение создать организацию, какую именно и с какими • целями; указывается юридический адрес;

условия деятельности товарищества;

• управление товариществом;

• обязанности учредителей;

• права учредителей;

• ответственность учредителей и товарищества;

• прекращение деятельности товарищества.

• В учредительный договор по согласию участников могут быть включены и другие условия.

К договору пишется приложение о вкладах учредителей в уставный фонд, пропорционально которым затем распределяются дивиденды.

Другие документы для регистрации (заявления) имеют стандартную форму, их формуляр будет описан в следующих разделах.

Структура управления и документация Чем больше предприятие, тем более сложной оказывается система управления, и тем серьезнее вам надо подходить к разграничению полномочий и согласованному документальному взаимодействию.

Устав и учредительный договор определяют, что открывать, реорганизовывать и ликвидировать компанию могут только учредители или акционеры. Их собрание определяет долгосрочную стратегию предприятия, может избирать или назначать руководство компании (совет директоров). В состав этого органа могут входить как внутренние директора, так и внешние, которыми могут быть представители других предприятий, финансовых учреждений, менеджеры и научные работники (18, 82-83).

Этот высший руководящий орган рассматривает лишь важнейшие вопросы.

Исполнительный орган может избираться или назначаться советом директоров. Г лавой исполнительного органа может быть президент или генеральный директор, который непосредственно и повседневно руководит предприятием.

Структура текущего управления может быть централизованная и децентрализованная.

При централизованной структуре все службы подчинены вице-президенту по управлению. Другие вице-президенты (по производству, транспорту, сбыту, финансам и т. д.), подчиняясь президенту, непосредственно не руководят отделами и службами.

Децентрализованная система предполагает подчинение специализированных служб вице-президентам.

Иерархическая цепочка управления в зависимости от размеров предприятия и функций управления может представлять двухзвенную, трехзвенную и четырехзвенную систему. При выборе управленческой стратегии следует руководствоваться прежде всего эффективностью, четким разграничением функций, ответственности и подконтрольности всех звеньев управления.

Именно эти задачи решаются при создании организационных документов по текущей деятельности предприятия.

Положения о структурных подразделениях Структурные подразделения (бухгалтерия, отделы рекламы, сбыта, охраны и т. п.), подчиняясь уставу, имеют тем не менее документ, на основе которого осуществляют повседневную работу. Этим документом и является положение о структурном подразделении. Положение разрабатывается для каждого подразделения отдельно и включает в себя правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения (7).

В «Общих положениях» (преамбула) текста определяется подчиненность подразделения, порядок назначения руководителя и освобождения его от должности, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок его замещения в период отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должно руководствоваться структурное подразделение.

В разделе «Основные задачи» излагаются направления деятельности данного подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются конкретные виды хозяйственной деятельности.

Раздел «Права и обязанности» раскрывает права подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые подразделения выполняют по отношению к руководству, другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

В разделе «Ответственность» описывается, какая именно, в какой мере и перед кем ложится ответственность на руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, нераспорядительность, т. е. неиспользование предоставленных прав.

Раздел «Взаимоотношения. Связи» определяет, с кем и по каким направлениям взаимодействует данное подразделение, с кем выполняет совместные работы и т. д.

В разделе «Организация работы» определяется порядок работы подразделения, как осуществляется проверка деятельности, его реорганизация и ликвидация.

Эти положения могут разрабатываться руководителями соответствующих подразделений, вице-президентами и утверждаются первым руководителем. Именно на стадии утверждения происходит четкое разграничение компетенции и ответственности между службами предприятия.

Должностные и нструкции Должностная инструкция устанавливает правовое положение работников предприятия, их функции, права, обязанности и ответственность. Хорошо разработанный, проверенный опытом документ служит ориентиром при отборе кандидатов на данную должность. Он, к тому же, позволит значительно сократить объем контракта при приеме кандидатов на данную должность.

Эффективная управленческая работа задается сбалансированностью функций должностного лица и возможностей для реализации этих функций.

Сбалансированность должностной инструкции означает, что должности приписываются только те Функции, которые обеспечиваются средствами, необходимыми для их исполнения. При этом должны быть взаимно уравновешены права и обязанности, т. е. каждая обязанность должна быть обеспечена определенным правом, и каждое право должно осуществляться только при наличии определенной обязанности. Объем ответственности и объем власти также должны быть уравновешены, т. е. ответственность за что-то должна обеспечиваться пропорциональной властью, и наоборот.

Схематически содержательный баланс должностной инструкции выглядит так:

ФУНКЦИИ ^ СРЕДСТВА

ОБЯЗАННОСТИ « ПРАВА

— I

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ^ ВЛАСТЬ

В текст должностной инструкции входят прежде всего «Общие положения». В них устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения, замещения и отстранения от должности, определяются квалификационные требования. Определяется также, кому он подчиняется и кем он руководит. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе (7).

Раздел «Функции» определяет направления деятельности специалиста.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи специалиста, форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, готовит, исполняет, контролирует и т. д.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает ее за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и неиспользование прав.

В разделе «Связи по должности» определяется круг служебных взаимоотношений и обмена информацией, порядок прохождения документов и т. д.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения и утверждается директором предприятия.

Положение о персонале Этот документ иначе называется (более традиционно) «Правила внутреннего трудового распорядка». В нем определяются порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности предприятия и служащих, условия груда и организации работы на предприятии. Документ базируется на законодательстве о труде и устанавливает взаимоотношения работодателя и работника.

Формуляр документа содержит такие реквизиты: наименование предприятия, название документа (толкование), дату, номер, место издания, заголовок к тексту (о персонале), гриф утверждения, визы составителей, гриф согласования документа с трудовым коллективом (2).

В «Общих положениях» определяется правовая база положения, устанавливаются категории специалистов (руководящие работники, сотрудники, рабочие и служащие).

Раздел «Прием на работу» содержит разъяснение о порядке и сроках найма работников разных категорий, порядке оформления трудовых отношений.

В разделе «Рабочее время и время отдыха» определяются продолжительность рабочей недели, рабочего дня, дни отдыха, условия сверхурочной работы и др.

Раздел «Отпуска» предусматривает продолжительность, периодичность, оплату, порядок оформления разных видов отпусков. Право на отдых гарантируется законодательством страны, и в Положении не должно нарушаться это право.

В разделе «Командирование и переводы» (здесь могут быть два раздела) определяются сроки, условия и порядок этих управленческих действий.

Принципиально важным является раздел «Заработная плата, социальное страхование и компенсации». В этой части определяются вид оплаты труда (повременно или сдельно), условия и размеры вознаграждения за труд, периодичность заработной платы, размеры и порядок компенсаций и выплат.

В разделе «Меры поощрений и дисциплинарные меры» (взыскания) устанавливаются виды, условия и порядок морального и материального поощрения и наказания.

Раздел «Освобождение от работы» регламентирует, каков порядок и условия увольнения для разных категорий работников, какие гарантии и компенсации предусмотрены при этом.

Трудовые споры, связанные с приемом, освобождением, применением дисциплинарных мер разрешаются в порядке подчиненности или законодательно. Это и предусматривает пункт 10 «Рассмотрение трудовых споров».

Штатное расписание Разработанная структура предприятия, количественный состав закрепляются в документе под названием «Структура и штатная численность». Текстовая часть документа исполняется в виде таблицы. В ней указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые в них должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (2, 6).

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается первым руководителем.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в «Штатном расписании». Оно составляется на бланке предприятия, содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в названные документы вносятся приказом директора.

Приказы Текущая деятельность предприятия регулируется распорядительными документами.

Право издавать приказы имеет первый руководитель — распорядитель кредитов, глава администрации. Директор предприятия, его заместители — руководители структурных подразделении могут издавать указания и распоряжения.

Коллегиальные органы руководства (советы, съезды, конференции и т. д.) издают решения, которые являются частью протокола, фиксирующего ход принятия решения (17).

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по персоналу (личному составу).

Приказы по основной деятельности отражают управленческие решения по производственной деятельности, планированию, отчетности, финансированию, кредитованию, реализации товаров и услуг, организационным вопросам. Они издаются также, когда требуется исполнить решения вышестоящих органов, наметить меры, определить ответственных, сроки и контроль исполнения мероприятий.

Приказ может быть нормативным и индивидуальным. Например, приказ об утверждении правил трудового распорядка относится ко всем работникам, включая директора, и является нормативным. А приказ о выдаче компенсаций касается конкретных лиц и называется индивидуальным.

Указания и распоряжения

Указание — это документ информационно-методического или организационного характера. Указания разъясняют порядок исполнения приказов, инструкций, директив.

Право подписи указания имеют первый руководитель, главные специалисты.

Текст указания так же, как и приказ имеет констатирующую и распорядительную части.

Констатирующая часть начинается формулировками: во исполнение (чего), в соответствие (с тем), в целях и т. д. Распорядительная часть строится так же, как и в приказе. Распоряжение — это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам управления. Оно подписывается заместителями директора, руководителями структурных подразделений в пределах их полномочий. Текст распоряжения имеет те же составные части, что и приказ.

Качеств» распорядительного документа предполагает не только строгость формы, но и содержательную полноту, ясность, точность и т. д.

Как показывает опыт, типичными ошибками при составлении приказов являются следующие:

вместо анализа фактов, вызвавших издание документа, в них содержится — оправдание руководителя за принятое решение;

распорядительный документ одновременно относится к нескольким лицам или — подразделениям, без конкретизации того, кому что делать;

документ либо слишком конкретен и поэтому лишает исполнителя инициативы, — либо указывает на хорошо ему известные детали и средства выполнения;

в документе не указываются лица, ответственные за исполнение, не — указываются сроки;

документ содержит общие расплывчатые указания типа «поднять уровень», «повысить», «понизить» и т. п. Исполнение такого рода указаний трудно проверить, они не имеют ни конкретного адреса, ни сроков. «Общее руководство» такого свойства — это не только дурной тон, а подчас просто бессмысленность.

Недоработанные управленческие решения — признак низкой квалификациируководителя.

Постановления, решения, протоколы Эти правовые акты принимаются органами коллегиального управления.

В соответствии с Гражданским кодексом РК и другими законодательными актами органы государственного управления издают следующие распорядительные документы:

Кабинет Министров — постановления; Премьер-Министр и его заместители — распоряжения; министерства — приказы министров, решения коллегий; комитеты и комиссии — постановления, приказы, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения (17).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, создаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принимавшей этот документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседания, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, явочных листов, листов согласований и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Есть особые правила Госархива по хранению кино-, фото-, видео-, аудио документов.

Протокол — это информационный документ о ходе обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

По способу и полноте записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими без записи содержания выступления.

— В кратких протоколах указывают (в текстовой его части) повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся.

Полные протоколы содержат выступления всех участников собрания.

Полноту протоколирования определяет само собрание. Но при этом необходимо обеспечить юридическую полноценность документа. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации в протоколе. Важно, в частности, зафиксировать количество участников, так как только установленное число (кворум) имеет право принимать решения.

Реквизиты протокола: наименование учреждения; название вида документа; дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если необходимо);

заголовок (наименования собрания, коллегиального органа); текст.

Служебное письмо К информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.

Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80 процентов объема управленческих документов.

Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма- просьбы, письманапоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма. Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т. д. (4, 226).

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы. Подведомственные учреждения направляют сообщения, запросы. Учреждения «по горизонтали» обмениваются просьбами, предложениями, подтверждениями, сообщениями и т. д.

Письма оформляются на бланках для писем (см. приложение) и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отмешу о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т. д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами.

Например, письмо по финансовым вопросам визирует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

Если документ направляется в два адреса, то два первых экземпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) — на обычной бумаге, т. е. всего три экземпляра.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия об исполнении поручений.

Телеграммы Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые объединяет способ передачи информации (телеграф).

В состав телеграммы входят: отметка о категории (правительственная, международная, срочная, вне категории, внеочередная авиа, шторм, связь, авария); адрес, текст, фамилия должностного лица, подписавшего текст, почтовый адрес организацииотправителя, подпись должностного лица, от чьего имени передается текст, печать, дата.

Телеграммы могут быть, кроме того, с уведомлением о вручении, до востребования, вручаемые адресату лично, с доставкой, с оплаченным ответом.

Телеграммы и телетайпограммы оформляются на специальных типографских бланках, при их отсутствии — на обычной бумаге нужного формата. Второй экземпляр телеграммы (копия) остается в делах организации.

Для текста свойствен особый телеграфный стиль: отсутствие предлогов, союзов, частиц, знаков препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами, кроме многозначных чисел. Формулировки текста должны быть предельно лаконичны, без двусмысленностей и умолчаний. При возможности двоякого толкования употребляются условные сокращения знаков препинания: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТ — двоеточие, КВЧ кавычки, HP — номер.

— Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтами. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указании должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограмм полезно придерживаться следующих рекомендаций:

передавать простую и срочную информацию;

— проверять правильность записи повторным чтением;

—. не передавать логически сложные тексты;

не использовать редко употребляемые слова;

— слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать по буквам — (бухштабирование).

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания, встречи и т. п.

Докладные записки

Докладная записка — документ, адресованный руководите- лю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка — это документ, в котором работ- ник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т. п.) (16, 188).

Справка и акт

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица.

Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, составляемые для внутренней информации, подписывает составитель, а для вышестоящего органа — руководитель.

Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется разделить на части или оформить в виде таблиц.

Справки личного характера (о факте работы в учреждении, занимаемой должности, учебы, прописки и т. п.) оформляются на стандартных бланках, подписываются начальником отдела кадров или руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяются печатью.

Акт — это документ, в котором несколько должностных лиц подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче имущества или документов, о приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.

п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Документирование трудовых отношений Оформление трудовых отношений В области управления трудовыми ресурсами перед администрацией стоят взаимосвязанные задачи, которые можно представить в следующей схеме (21, 180):

постановка стратегических целей;

— оценка потребности и наличия трудовых ресурсов — УПРАВ- Планирование ЛЕНИЕ анализ трудовых операций;

— составление квалификационных — требований и должностных инструкций;

определение задач управления — ТРУДО ВЫМИ Организация РЕСУРСАМИ Руководство кадровая политика: вербовка, отбор, прием на работу;

— мотивация через компенсации — оценка деятельности персонала — Вопросы планирования и организации управления персоналом затрагивались в предыдущих разделах. Остановимся на последних двух позициях: руководство и учет.

Вопрос о том, где набирать кандидатов на свободные должности — внутри или извне, многие фирмы рассматривают как стратегический.

Имеется несколько путей отбора кандидатов из своих сотрудников. Получение рекомендаций от начальников — наиболее часто используемый метод. Некоторые фирмы используют компьютеризированную информационную систему, где заложены данные обо всех сотрудника.

Виды заявлений, контрактов, резюме При поступлении на работу кандидат подавал заявление, которое являлось его официальной просьбой и основанием для зачисления в штат.

В тексте заявления излагалась просьба о приеме на работу, указывались профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендовал работник.

Заявление имеет следующие реквизиты: адресат (кому); автор; место проживания автора; вид документа (заявление); текст; подпись составителя и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен», «к сему» и т. д. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

К заявлению прилагались необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров; рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации. Паспорт предъявлялся лично. Однако КЗоТ запрещал организациям требовать документы, не предусмотренные законом.

В последнее время некоторые фирмы при приеме требуют так называемое резюме — объективные данные о кандидате на должность.

В состав резюме входят следующие реквизиты: название документа (резюме); дата рождения; семейное положение; домашний адрес; домашний телефон; рабочий телефон; образование (что и когда окончил, специальность); место работы и специализация; предыдущий опыт работы; владение иностранными языками; владение оргтехникой; личные качества; увлечения; предполагаемая должность. Все реквизиты пишутся без абзацев, начиная от нулевого положения табулятора, но каждый реквизит начинается с новой строки.

Переход на рыночные отношения вызвал к жизни новый вид оформления трудовых отношений — контракт (трудовое соглашение, трудовой договор). Принципиальное отличие контракта от заявления о приеме на работу в том, что в контракте отражаются взаимные обязательства и права равных перед законом сторон, условия найма и порядок разрешения трудовых споров.

Контракт должен иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (контракт, трудовой контракт и др.); дату; индекс; место составления; текст; подписи сторон; печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Новый Закон РК о труде содержит полное описание индивидуального трудового договора (ИТД) и коллективного договора, подписываемого работодателем и уполномоченными лицами (профсоюзами) от имени работников.

Текст ИТД включает в себя:

1) реквизиты сторон;

2) трудовую функцию;

3) срок ИТД;

4) дату начала осуществления трудовых обязанностей;

5) характеристику условий труда;

6) режим рабочего времени и времени отдыха;

7) условия оплаты и охраны труда;

8) права и обязанности работодателя;

9) права и обязанности работника;

10) порядок изменения, расторжения и пролонгации ИТД;

11) порядок выплаты компенсаций и предоставления гарантий;

12) ответственность сторон.

По соглашению сторон в индивидуальный трудовой договор могут включаться и иные условия (9, 11).

Приказы по персоналу

Приказами по персоналу (по личному составу) оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения и наказания. Такие приказы оформляются и ведутся отдельно от при казов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках.

В заголовке к тексту приказов по персоналу используются такие формулировки: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска и т. п.

Тексты большинства приказов не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности.

Поэтому кадровые приказы начинаются со слов, обозначающих распорядительные действия:

ПРИНЯТЬ; НАЗНАЧИТЬ; ПЕРЕВЕСТИ; УВОЛИТЬ; ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК;

КОМАНДИРОВАТЬ и т. п.

Различают простые (индивидуальные) и сложные приказы по персоналу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике. В частности, из этических соображений, отдельно оформляется приказ о поощрениях и наказаниях.

Проекты приказов по личному составу обычно согласовываются с заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юристом, руководителем структурного подразделения. Предусмотрено обязательное визирование приказов по персоналу руководителем отдела кадров.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются.

Приказы по персоналу, оформленные с нарушением законов о труде, подлежат отмене в установленном порядке.

Характеристики, автобиографии Характеристика — это официальная оценка служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых способностей и моральных качеств. В настоящее время на негосударственных предприятиях она используется реже. Но при передвижении по службе, аттестации на должность, откомандировании и в других случаях характеристика необходима.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты ее таковы: название (характеристика); указание на должность лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей документ; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи и печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные части.

Заголовочная часть — анкетные данные (инициалы, фамилия, год рождения, образование и пр.). В некоторых видах характеристик эти данные печатаются через один интервал ниже названия.

Вторая часть — данные о трудовой деятельности (специализация, продолжительность работы, продвижение по службе и т. д.), оценка труда.

Третья часть — оценка общественной активности, поведения в быту, отношения с коллегами по работе.

В заключительной части содержатся вывод и назначение характеристики.

Рекомендательное письмо имеет то же назначение и его текст по составу информации и по логике развертывания совпадает с характеристикой. Однако такое письмо излагается более свободным стилем, без строгой официальности.

Автобиография — документ, в котором его автор составляет собственное жизнеописание в хронологической последовательности. Автобиография не имеет типового формуляра, может быть сжатой или развернутой в зависимости от назначения.

Обычно в автобиографии указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; дату и место рождения; образование и специальность; трудовую деятельность;

награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату и личную подпись.

Коммерческая переписка О культуре переписки Документация, которая описана в предыдущих главах, порождена партийнобюрократической системой, когда государство общалось с массами, а не с отдельным человеком. Личность виделась как некое вместилище обязанностей и долга перед государством. В системе управления речь тем более не шла о согласовании интересов государства и гражданина, об их взаимной ответственности за выполнение соглашений. Потребности и интересы личности, к которой был бы обращен документ с советом, просьбой, извинениями, благодарностью, почти исключительно оставались за рамками делового общения.

Иллюстрацией этому могут служить вывески, информации, объявления, так называемая наглядная агитация и «реклама». Каждый из нас видел и видит вывески и информации с такими категорическими обращениями: «Не входить!»\ «Запрещается!»-, «Не курить, не сорить.1» (классика!); «Руками не трогать/»] «Жильцам строго воспрещается...») «Клиент обязан представить...» и т. д. Позиция составителя таких обращений к своему «другу, товарищу и брату» — жесткая, угрожающая, не допускающая возражений. Встречаются вывески и информации, где гражданам хотя бы объясняется, почему «Не входить!» и «Не трогать!». К этому добавляются приписки вроде: «Ремонт!»-, «Высокое напряжение!»-, «Совещание!»', «Хищник!» и т. п.

В той же холодной манере работала и «наглядная агитация» и реклама в учреждениях.

Казенные лозунги типа: «Храните деньги в сберегательной кассе»-, «Летайте самолетами Аэрофлота»-, «Будьте бдительны, ящур!», обращенные в никуда, совсем не вызывали желание хранить, летать и быть бдительными. В них выражена позиция сурового, перегруженного делами чиновника, которому посетитель или клиент мешает заниматься «высокими государственными» обязанностями.

Демократический стиль общения только начинает входить в нашу жизнь. В потоке сухой рекламной информации (Организация предлагает...) появляется какое-то внимание к интересам и нуждам клиента или покупателя: «Вы будете приятно удивлены», «Мы рады Вас обслужить», «Вудобное для Вас время» и т. д. Правда, видавший виды покупатель с часто обоснованным подозрением относится к этому радушно и исключительной заботе о его кошельке.

Но конкурентная среда заставляет продавца менять отношение к людям, ради которых и существует рынок товаров и услуг.

Жанры переписки В книге «Как овладеть искусством делового письма», предназначенной для менеджеров, Рон Теппер выделяет такие разновидности писем:

Служебные записки:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы.

Благодарности и поздравления.

Напоминания, просьбы, проведение мероприятий (5, 31).

Под служебными записками имеется в виду внутренняя переписка на фирме.

Внешняя корреспонденция фирмы разделена на шесть видов:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

Ответные письма с благодарностью.

Поздравления.

Извинения.

Требования и запросы.

Соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делятся на две категории:

Формальные.

Неформальные.

Как видно из перечня жанров, основанием классификации служит назначение письма.

Если сравнить эти жанры внутри служебной и внешней переписки с приведенной выше нашей классификацией, то можно увидеть, что в последнем случае нет и упоминания о благодарности, извинении, поздравлении и др. То есть, почти нет писем, обращенных к кому-либо лично.

Администрация иногда обращается лично к сотруднику так: объявляется благодарность в приказе. Признательность в приказном порядке как-то не очень вяжется с непредвзятым здравым смыслом. Но такова традиция, переломить которую очень сложно, даже осознав проблему. В нашей деловой жизни принято еще преподносить и так называемые приветственные адреса. Но это по торжественным юбилеям, круглым датам заметных фигур на общественном небосклоне. Составляются они обычно в стиле служебной характеристики. Теплое человеческое участие, дружеская радость прячутся за «избитыми» выражениями. Впрочем, есть и у нас мастера в этом жанре, но это не правило, а исключение из него.

Но вернемся к классификации. В книге Р. Теллера перечисляются такие разновидности благодарственных писем: «за предоставленную возможность организовать Ваше недавнее путешествие»; «за новую разработку проекта» (5, 45); «за добровольную помощь в поддержке рекламной (выборной) кампании» (5, 58); «за финансовую помощь»; «за денежную помощь на разработку специальной программы»; «за вклад в банк дополнительных средств»; «за медицинское обслуживание» (гам же, 60, 61); «за работу над конкретным проектом»; «за руководство компанией» и т. д.

Как видно из сопоставления, западная деловая традиция активно использует «человеческий фактор» в переписке.

В развитие этой темы назовем разновидности писем к клиентам с извинениями администратора (5, 66 и сл.): за ошибку, допущенную при ведении учета, за поведение служащего, за недоразумение с заказом на поставку, за несостоявшуюся встречу, за повторное требование оплаты и др.

Построение коммерческого письма Если вчитаться в большинство коммерческих писем, помещенных в книге Рона Теппера, то можно обнаружить нечто общее в их построении. Точнее, в последовательной смене целей, которые поочередно ставятся по мере развертывания текста.

Сам автор книги показывает это правилами. «Каждое из этих правил можно выразить одним словом: 1. Внимание; 2. Интерес; 3. Просьба; 4. Действие» (5, 79).

Попробуем разобраться в сути такого построения.

Журналисты хорошо знают, что запоминаются первая и последняя фразы текста.

Первой фразой газетного материала является заголовок. Насколько нестандартно, остроумно и коротко сделан заголовок, насколько он «поцарапает» сознание читателя, настолько больше людей обратит внимание на газетный материал, прочитает его, если интерес не угаснет. Несколько примеров юмористических названий: «Романс для буренки»; «Любовь и кошка»; «Сказки про работу»; «Дружеский фарш»; «Где раки зимуют»; «Вредные ископаемые» и др. В качестве приемов словесной выразительности используются риторические вопросы, ирония, гипербола, антитеза, обновление устойчивых сочетаний слов и т. д. Цель приемов — вырваться за рамки привычного, вывести восприятие из автоматизма. Нечто подобное необходимо для начала делового письма, печатной рекламы. Но здесь важна не просто хлесткая начальная фраза, а и ее связь с текстом. Р.

Теппер приводит в качестве удачных первых фраз следующие:

Мой начальник убил бы меня, если бы узнал, что я пишу Вам это письмо, но я кое-что ему хочу доказать...

Если Вы работаете не там, где хотели бы, значит, Вы пред- 1 лагали свои услуги не так, как следовало бы...

Существует семь способов увеличения Вашего дохода...

Забудьте все, что раньше слышали о...

Сейчас Вы прочтете нечто такое, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году (4, 80).

В знаменитой и весьма содержательной книге Дейла Карнеги «Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей» содержатся, между прочим, и советы, как можно привлечь внимание читателя (1, 172). Но, давая эти и другие советы, автор книги настойчиво повторяет, что он не учит фокусам, что лесть и лицемерие не срабатывают, а лишь искренний и идущий от сердца интерес к человеку, признание его значимости помогут до- Г ания читателя письма, наладить сотрудничество (1,72).

Стиль коммерческого письма Общая установка на равноправное, уважительное убеждение может быть реализована в формальном и неформальном ключе. Официальный язык в коммерческом письме, рассчитанном на личностное восприятие, не вполне уместен. Черты обыденного дружеского общения с его лаконизмом, эмоциональностью и конкретностью придадут письму доверительность и, в конечном счете, будут работать не только на логическое, но и эмоциональное убеждение.

Обратим внимание на желательные стилистические свойства делового письма, отмечаемые западными авторами.

Но сначала несколько общих соображений об оригинальности речи. Шаблонный рекламный текст не задерживает ваше внимание. Например, сотни раз повторенная в газетах информация: « Организация предлагает по ценам ниже рыночных...» (свежо, как прошлогодний снег). Поэтому текст надо оживлять, придавать ему разными способами яркость и необычность, чтобы он попал в поле внимания. При этом, конечно, надо понимать, что язык не может и не должен быть совершенно самобытным. Ведь он является средством общения для вас и для других в том смысле, что известные звуковые комплексы связаны с общепринятыми значениями. И оригинальность языкового творчества — вопрос только степени самобытности, в пределах понятности для собеседника. И тем не менее, одни говорят свежо и оригинально, другие — банально и тускло.

Выразительная речь — дело языкового вкуса, который воспитывается чтением и тренировкой, анализом образцов и целенаправленной переделкой собственных текстов.

Правила оформления корреспонденции Деловое письмо до сих пор остается наиболее распространенным видом связи. Телекс, телефон, компьютерная связь, конечно, более оперативны, но письмо выгодно отличается от них и варьируемостью объема, и дешевизной, и, что важно, юридической полноценностью.

Формальным сторонам корреспонденции за рубежом уделяется большее внимание, чем у нас. Чтобы не испортить отношений с партнерами, следует строго соблюдать этикет переписки (6).

–  –  –

Использование компьютера в документировании Электронная техника позволяет значительно облегчить документальное управление предприятием. Персональные компьютеры (ПК) совершенствуют и сам процесс создания документов и организацию документооборота предприятия.

Клавиатура ПК может, подобно пишущей машинке, служить для набора текста и его размножения с помощью принтера. Записанный на дискете текст может храниться в очень компактной форме и может быть воспроизведен на экране дисплея или перепечатан.

Но кроме этого ПК позволяет с помощью специальных программ отредактировать напечатанный текст полностью или частично. Такие программы называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами.

При использовании текстовых редакторов документ выводится на экран дисплея, и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты текста из одного места в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения слов или фраз и т. п. (4, 131).

Существует множество программ П К текстового редактирования: Лексикон, Word,

Word for Windows’98. Так, с помощью Лексикона можно:

составлять документ и сохранять его в памяти машины;

— находить документ в ПК по имени файла, просматривать и корректировать — текст;

автоматически формировать абзацы текста;

— переносить фрагменты текста из одного места в другое и из одного документа в — другой;

оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера на — русском и английском языках;

находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;

— одновременно редактировать несколько документов.

— В память ПК могут быть заложены образцы разных типов документов. «Заготовки»

(формуляры) смогут облегчить составление документов. Могут быть созданы шаблоны, стандартные тексты, графики, рисунки или другая информация (AutoText), одинаковая для разных видов документов.

Команда «AutoText» способна облегчить набор текста документа с помощью:

компоновки отдельных элементов;

— традиционных начальных фраз письма;

— часто употребляемых оборотов текста;

— почтовых адресов предприятий-контрагентов;

— стандартных положений контрактов;

— выдержек из нормативных документов;

— часто используемых положений «Инкотермса» (для контрактов с инофирмами);

— схем, диаграмм, графиков и т. д., необходимых для оформления документов, и — проч.

В программный пакет Win Word включено множество образцов готовых документов;

эти образцы называют «экспертами». Это типовые письма, факсы, резюме, повестки дня, докладные и служебные записки и т. д.

С помощью текстового редактора можно создать оригинальный, «фирменный» стиль внешнего оформления документа, который может служить своеобразной визитной карточкой предприятия.

Существуют программы со словарями синонимов, орфографической и стилистической коррекцией текстов.

Богатыми возможностями обладают прикладные программы ПК при организации документооборота, а также обмен электронными документами (4, 134 и сл.).

Личные документы Личное заявление — документ, с которым частное лицо об каких ситуациях, например, используются заявления, которые заверяет нотариус:

при выдаче свидетельства на право наследования (разным лицам);

— при согласии на обмен жилой площади;

— при подтверждении родственных отношений;

— при отказе от жилой площади;

— при переоформлении лицевого счета;

— при переводе взносов;

— при согласии на дарение жилого дома (другого имущества);

— при отказе от ребенка;

— при усыновлении ребенка;

— при выдаче дубликата и др.

Разные формы заявлений используются в акиматах, органах МВД и прокуратуры, в судах, банках, общественных организациях. Однако во всех заявлениях с разными вариациями используется один и тот же набор реквизитов.

Их состав и расположение на рабочем поле листа А4 и А5 таково:

Адресат Адресант ЗАЯВЛЕНИЕ Текст (суть просьбы и ее обоснование) Дата Личная подпись Доверенность — документ, в котором его автор разрешает ^ (поручает) кому-либо определенные действия или передает права. Доверенности могут содержать та- J кие денежные поручения: на получение пенсии, заработной платы, алиментов, переводов, вещей. Можно поручить покупку, продажу, обмен домовладения. Письменно можно также доверить управление, принятие в дар, продажу и обмен автотранспортных средств.

Можно поручить доверенному лицу ведение дел в суде, в бизнесе, распоряжение счетом в банке и т. д.

Типовой формуляр доверенности таков:

Название документа (доверенность) Текст (кто, кому, что доверяет и на какой срок) Дата Подпись доверителя В нотариально заверяемых документах форма несколько иная. После слова «доверенность» указываются поручаемые действия.

Например:

Доверенность На получение заработной платы (алиментов, пенсии и т.д.) Кроме того, в начале текста указываются место и дата дове- рения (прописью).

Пример:

Доверенность На получение денежного перевода Город Алматы третьего марта двухтысячного года.

Я, …

Текстовая часть доверенности включает следующие сведения:

фамилия, имя и отчество доверителя, его должность (если нужно) и адрес;

— точное определение круга доверяемых полномочий и прав;

— фамилия, имя и отчество доверенного лица, его должность или адрес, а также — данные об его удостоверении (паспорте): номер, кем выдан, дата выдачи;

срок действия доверенности.

— Вторую и третью части текста можно (если это легче читается) поменять местами.

Пример:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Касымов Берик Максутович, прозкивающий по адресу: г. Алматы, ул. Жарокова, д.

211, кв. 2, доверяю Сомову Василию Петровичу, проживающему по адресу: г. Алматы, ул. Жарокова, д. 211, кв. 3 (удостоверение №..., кем и когда выдано), получить причитающуюся мне за март 2000 года пенсию в Бостандыкском отделении Сбербанка № ООО по счету № ООО.

Доверенность действительна до 1 мая 2000 года.

Касымов — Доверенности, в которых поручаются какие-либо ответственные действия или дорогостоящее имущество, могут быть нотариально удостоверены. В некоторых случаях подписи могут удостоверяться кадровыми службами предприятий или организаций, где работают доверенные лица, указанные в доверенности.

Расписка — документ, подтверждающий какой-либо факт, чаще всего получение денег или материальных ценностей.

Формуляр текста такой:

Название документа (Расписка) Текст (кто, от кого и что принял) Дата Подпись В тексте документа указываются должность (если нужно), фамилия, имя, отчество лица, дающего расписку, сумма денег или название материальных ценностей;

полностью называется лицо, у которого взяты деньги или другое имущество.

Принято указывать в расписке сумму денег сначала цифрами, а затем прописью (словами). Документ теряет силу, если в нем сделаны какие-либо исправления и подчистки. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Расписка составляется в одном экземпляре и хранится наравне с денежными документами.

Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она была составлена.

В этом случае свидетели заверяют документ своими подписями.

При возврате денег или материальных ценностей расписка уничтожается. Приведем пример документа.

Я, заведующая отделом детской игрушки магазина «Подарки» Раимбекова Алмагуль Хасановна, приняла от гражданина Васильева Игоря Юрьевича электронную игрушку «Ковбой» стоимостью 560 (пятьсот шестьдесят) тенге для обмена ее на равноценную по мере поступления товара в отдел.

Директор магазина «Подарки»

01.03.2000 Подпись А. X. Раимбековой Подпись удостоверяю B.C. Сахипов 01.03.2000 Печать Организации довольно часто выдают частным лицам справки как документы, подтверждающие некую официальную информацию, необходимую частным лицам для


Похожие работы:

«Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА)" ПРОГРАММА кандидатского экзамена по специальности 12.00.07 – Корпоративное право; энергетическое п...»

«ОЗП-16-2015 Поставка оборудования для сокращения времени выставления счетов и обеспечения тестирования новых релизов биллинговой системы ПАК ИСУСЭ БП Протокол заседания Закупочной комиссии по оценке Заявок и выбору Победителя " 14 " июля 2015 года № ОЗП 16 7 11.00 мск г...»

«Пример устава ЗАО предоставлен юридической компанией "Де Юре Консалт". Дополнительную информацию вы можете узнать в разделе Устав ЗАО нашего сайта Учредительном Собрании Протокол № _ от "" 200 г. СТАТУТ ЗАКРЫТАГА АКЦЫЯНЕРНАГА ТАВАРЫСТВА "" ЗАО _ УСТАВ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "_" ЗАТ...»

«АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОХРАНЫ ТРУДА Б.Г. Збышко Комитет Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по труду и социальной политике охрана труда, современные проблемы, социальное партнерство, правовое обеспечение, страхование Проблема обеспечения...»

«ПЛЕНУМ ВЕРХОВНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 27 мая 2008 г. N 6 О СУДЕБНОЙ ПРАКТИКЕ ПО ДЕЛАМ О КОНТРАБАНДЕ (в ред. Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.09.2010 N 23) В связи с вопросами, возникшими в судебной практике при рассмотрении уголовных дел о конт...»

«Около 900 томов высочайшей философии, составленные Вьясадевой, содержат в себе все формы жизнедеятельности матери альной вселенной. Написав, такое огромное количество произведений Вьясадева преслед о вал од ну цель — повед...»

«Рассмотрено педагогическим советом Утверждено приказом № 10 от 15.01.2016г. Протокол № 3от 11.01.2016г Директор Р.В. Махмудова Согласовано с Управляющим Советом. Протокол № _2_ от 12.01.2016г. Председатель _ Г.В.Мустафина Положение об организации пр...»

«ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12.08.2016 № 297 Великий Новгород О государственной программе Новгородской области "Совершенствование системы государственного управления в Новгородской области на 2016-2017 годы" В соответствии со статьей 179 Бюджетн...»

«Государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московский городской университет управления Правительства Москвы" Институт высшего п...»

«Сэб 2а руководство по эксплуатации 2-04-2016 1 Пустившееся взбрякивание сверх не опротестовывается через компромат. Биотехнологическая анафора не расцепила. Шайки это ягодицы. Скелетные тот...»

«ОГЛАВЛЕНИЕ Введение..3 1. Общая характеристика института залога..8 1.1. Понятие и признаки залога..8 1.2. Правовая природа залога..12 1.3. Виды залога и основания его возникновения.19 2. Система учета уведомлений о залоге дв...»

«ЗАКОН УКРАИНЫ Об обеспечении права на справедливый суд С целью повышения национальных стандартов судоустройства и судопроизводства и обеспечения права на справедливый суд Верховная Рада Украины постановляет: I. Внести изменения в следующие законодательные акты Украины: 1...»

«УПРАВЛЕНИЕ РОСПОТРЕБНАДЗОРА ПО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ "ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА ГОРОДА ОРЛА" ЦЕНТРАЛЬНАЯ ГОРОДСКАЯ БИБЛИОТЕКА ИМ. А. С. ПУШКИНА Дистанционная торговля ПАМЯТКА Орёл, 2012 г. ДИСТАНЦИОННАЯ ТОРГОВЛЯ...»

«Уважаемый покупатель! Благодарим Вас за покупку нашего устройства. Настоящее руководство пользователя предназначено служить справочным руководством. Здесь Вы можете найти информацию о возможностях, функциях и настройке приобретенного оборудо...»

«Денис Александрович Шевчук Кредитная политика банков: цели, элементы и особенности формирования (на примере коммерческого банка) Текст предоставлен правообладателем http://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=182721 Кредитная политика банков: цели, элементы и особенности формирования (на примере...»

«МОЛОДЕЖЬ ПЕРЕХОДНОГО ВОЗРАСТА: ПРАВА ПО ЗАНЯТОСТИ И РЕПРОДУКТИВНОМУ ЗДОРОВЬЮ МОЛОДЕЖЬ ПЕРЕХОДНОГО ВОЗРАСТА: ПРАВА ПО ЗАНЯТОСТИ И РЕПРОДУКТИВНОМУ ЗДОРОВЬЮ Составлено ОО Правовой центр "Сана Сезім" в рамках проекта Фонда Евразия Центральной Азии "Программа по эдвокаси по усилению с...»

«Russian Discover. Entitlement Free Free Entitlement A guide for parents and carers by the Family Information Service www.westsussex.gov.uk/ freechildcare page 1 Free Entitlement Russian Translation Право на бесплатное посещение детского учре...»

«ОТЧЕТ о реализации мероприятий государственной программы Магаданской области "Обеспечение безопасности, профилактика правонарушений, коррупции и противодействие незаконному обороту наркотических средств в Магаданской области" на 2014-20...»

«Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные Федеральная архивная служба Российской Федерации ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА РЕКОМЕН...»

«Обзор практики КДК РФС по делам о дисциплинарных нарушениях Юрий Зайцев Партнер юридической компании Legal Sport Семинар по спортивному праву для профессиональных юристов 25 апреля 2014 года. Москва. Holiday Inn БОЛЕЛЬЩИК БРОСИЛ БАНАН В Р. КАРЛОСА 22.06.2011 г. Крылья Советов – Анжи. Чемпионат России НОРМА РЕГЛАМЕНТА Ст...»

«ЗАКУПКА № 0475-070201 ДОКУМЕНТАЦИЯ О ПРОВЕДЕНИИ ЗАПРОСА ПРЕДЛОЖЕНИЙ Открытый запрос предложений в электронной форме на право заключения договора оказания услуг по разработке мультимедийного курса Институты развития Москва, 2014 г. Содержание РАЗДЕЛ I ОБ...»

«ПРОГРАММА "МЕЖДУНАРОДНОЕ ЧАСТНОЕ И ГРАЖДАНСКОЕ ПРАВО", IV КУРС МП ФАКУЛЬТЕТА МГИМО (У) МИД РФ КАФЕДРА МЧиГП КУРС "МЕЖДУНАРОДНОЕ ЧАСТНОЕ ПРАВО" СЕМИНАР № 12 "ВНЕДОГОВОРНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА В МЧП. РОЛЬ АВТОНОМИИ ВОЛИ В ТАКИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАХ. РОССИЙСКАЯ СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА ПО ЭТИМ ВОПРОСАМ". В...»

«ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ ТАДЖИКИСТАН О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ (Ахбори Маджлиси Оли Республики Таджикистан 1999 год, №5, ст. 63; 2006 год, №11, ст. 473) Статья 1. Цель настоящего Закона Настоящий...»

«ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, необходимых для открытия в АКИБ "ОБРАЗОВАНИЕ" (ЗАО) расчётного счёта юридическому лицу, созданному в соответствии с законодательством Российской Федерации № Наименование документа Примечание Заявление на открытие счёта Выдаё...»










 
2017 www.book.lib-i.ru - «Бесплатная электронная библиотека - электронные ресурсы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.