WWW.BOOK.LIB-I.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Электронные ресурсы
 

Pages:   || 2 |

«UCS Shelter v.2 SHELTER Профессиональная система автоматизации гостиниц Руководство 2014г. UCS UCS Shelter v.2 Все авторские права защищены. ...»

-- [ Страница 1 ] --

UCS Shelter v.2

SHELTER

Профессиональная система

автоматизации гостиниц

Руководство

2014г.

UCS

UCS Shelter v.2

Все авторские права защищены. Воспроизведение любой части данного руководства в любой форме без письменного

разрешения фирмы UCS запрещено.

В настоящее руководство могут вноситься изменения без предварительного уведомления.

На момент издания были внесены все изменения. Однако если будут найдены какие-либо ошибки, фирма UCS

убедительно просит сообщить ей об этом.

За ошибки, обнаруженные в руководстве фирма UCS ответственности не несет.

Не предполагается никакое обязательство за повреждения, обусловленные использованием содержащейся здесь информации.

Shelter является торговым знаком фирмы UCS.

Авторское право © 2007 UCS, Москва, Россия.

UCS Shelter v.2 ВВЕДЕНИЕ Руководство предназначено для сотрудников и владельцев отеля, использующих программное обеспечение Shelter v.2.

Руководство состоит из глав:

• Настройки Ввод и корректировка основных словарей системы, настройки системы и используемого оборудования;

• Пользовательская часть Описание действий сотрудников отеля при использовании программы.

• Модуль Отчеты Комментарии к некоторым печатным формам модуля «Отчеты» (Freport) и встроенным в ПО.

UCS Shelter v.2 Оглавление О руководстве…………………………..………………………………………………...…………………………….…..6 Глава 1 Обзор системы…………………………..……………………………………………………………….….…...8



-Функциональные возможности системы.………………………………………….………………………..…..…...10 Глоссарий………………………………………………………..……………………………………………..……….....11 Глава 2 Настройки…………………………………………………………………………………………………......…14

Справочники:

-Роли……………………………………………..……………………………………………………………...…………...15

-Гостиницы……………………………………………………………………………………………………….………….18

-Ресурсы…………………………………………….…………………………………………………….…….……..…...19

-Тарифы……………….………………………………………………………………………………………….…....…...25

-Налоги………………………………………………………………………………………………………………......….39

-Услуги………………………………...……………………………………………………………………….......…….....40

-Мероприятия…………………………………………………………………………………………………..…………..44

-Справочники………………………………………………………………………………………..……………...…...…46

-Документы…………………………….…………………………………………………………………………...….......53 Настройка полей………………………………….……………………………………………………..…………….......60 Внешний вид……………………………………………………………………………………………...………….….....60 Настройка системы…………………………………………………………………………………..……..………........67 Настройка отчетов………………………………………………..……………………………………………..…..…....70 Глава 3 Руководство пользователя Модуль Размещение……………………………………………………………………………………………..……....73

- Поэтажный план……………………………………………………………………………………………….….…….106

- Состояние отеля…………………………………………………………………….……………………………….....108 Модуль Бронирование……………………………………………………………………………………….…...….....111

- Модуль Договоры……………………………………………………………………………………………...…..…...119 Модуль Мероприятия………………………………………………………………………………………………...….128 Модуль Киоск……………………………………………………………………………………………………....…......132 Модуль Список гостей………………………….……………………………………………………………..……...…134

Модуль Список фолио:

- Фолио терминал…………………………………………………………………………………………………......…136

–  –  –

Модуль Работа с кассой…………………………………………………..…………………………………………..…157 Модуль Ночной аудит…………………………………………………..……………………………………….............162 Отчеты………………………………………………………………………………………………………………..……..165





Модуль Телефонная книга:

- Телефонная книга…………………………………………………..…………………………………………….........167

- Менеджер звонков……………………………………………………………..……………………………...….…….168 Прочие модули…………………………………………………………………………………………………..............170 Глава 4. Модуль «Горничные»………………………………………………………………………………………….174 Введение в модуль Housekeeping…………………………………………………..…………………………………175 Глава I. Настройки………………………………………………………..……………………………………………….176

- Справочники …………………………………………………………………………………………………………….176 Технологические карты уборок ………………………………………………………………………………………...189

- Определение зон……………………………………………………………………………………………..……...…191 Глава II. Уборка номеров………………………………………………………………………………………………...192

- Смена………………………………………………………………………………………………………………..……192

- Менеджмент заданий ……………………………………………………………………………………………….…196

- Состояние номеров ………………………………………………………………………………………………..…..196

- Склад…………………………………………………………………………………………………………………..….197

- Текущий расход ………………………………………………………………………………………………………...199 Глава III. Номера………………………………………………………………………………………………………….200

- Описание номера……………………………………………………………………….………………………………201 Глава IV. Мини-бары…………………………………………………………………………………………………… 202

- Склад……………………………………………………………………………………………………………….…..…204 Глава V. Бюро находок…………………………………………………………………………………………..………205 Глава VI. Отчеты…………………………………………………………………………………………………….……207

- Список отчетов …………………………………………………………………………………………………….……207

- Создание отчетов ………………………………………………………………………………………………………208 Глава VII. Прачечная ……………………………………………………………………………………………………209

- Прачка………………………………………………………………………………………………………….…………209

- Сервисные службы ……………………………………………………………………………………………….……211 Для заметок………………………………………………………………………………………………………...…..…169

–  –  –

О руководстве В данном руководстве подробно описана работа с профессиональной системой автоматизации гостиниц UCS Shelter (v.2).

Руководство пользователя предназначено для:

• управляющих и директоров отелей;

• руководителей служб бронирования, размещения, горничных;

• администраторов службы приёма и размещения;

• менеджеров службы бронирования;

• горничных.

Основные функции программы

Управление отелем:

• формирование пакетов услуг, тарифов (с учётом сезонов, акций и проч.);

• ведение справочников (услуг, оплат, типов гостей и т.п.);

• получение текущих отчетов, в том числе: отчёт менеджера, подробный отчёт по услугам и оплатам, загрузка номерного фонда за период;

• выгрузка данных о гостях в паспортно-визовые службы (в виде отчёта или формирование файлов с помощью программы ExportTo);

• ведение договоров с ТА, ТО, корпорантами.

Служба бронирования:

• информация о предстоящих заездах и выездах;

• индивидуальное, групповое, корпоративное бронирование;

• отправка подтверждения брони (факс, E-mail);

• выставление счетов на оплату;

• регистрация платежей по брони, внесение безналичных платежей;

• бронирование доп. ресурсов (залов/ресторанов);

• определение доп. услуг, составление предварительных вариантов меню для проведения мероприятий.

Служба размещения:

• текущая работа с клиентом (поселение, переселение, продление проживания);

• работа со счетами (фолио) гостей (начисление услуг, проведение оплат, возвраты, скидки, трансферы);

• ведение информации обо всех платежах и услугах, доступ к архиву счетов;

• текущая информация о состоянии номерного фонда гостиницы;

• ночной аудит (смена даты);

• закрытие смены кассира, администратора (X- и Z-отчёты);

• печать отчетов текущих и по смене (X-отчёт текущий, список чеков и проч.);

• быстрая продажа услуг.

Служба горничных:

• регистрация смен горничных, учёт рабочего времени;

• планирование заданий на уборку;

• контроль над расходом моющих средств;

• ведение инвентаризации в номерах (мебель, освещение, сантехника и проч.);

• контроль над расходом комплектующих в номерах (мыло, шампунь и т.д.);

• работа с мини-барами (фиксация прихода / расхода продуктов, пополнение товаров в номерах);

• формирование отчетов (как готовых форм, так и создание новых);

• бюро находок: (регистрация найденных вещей, возврат владельцу);

• прачка (приём белья после планируемых уборок, дополнительная стирка вещей персонала / гостей, перемещение белья на склад).

ПО Shelter позволяет вести нескольких отелей в одной БД.

В ПО реализована возможность работы с несколькими юридическими лицами. Предусмотрена возможность привязки номерного фонда и услуг к конкретным организациям.

–  –  –

Дополнительные интерфейсы:

• Модуль связи с ФР: пробитие чеков, оформление возвратов (совместим с ФР Штрих, Прим и проч.).

Также возможна поддержка нескольких ФР как на одном, так и на разных рабочих местах.

• Модуль cвязи с банковскими протоколами: ABG, Сбербанк, Газпромбанк.

• Модуль "Интернет бронирование": бронирование номеров как частными лицами, так и организациями непосредственно с сайта отеля.

• Модуль оплаты броней через Internet.

• Модуль связи с глобальными системами бронирования: Nota Bena, WuBook

• Модуль "Телефонный тарификатор": тарификация исходящих звонков и автоматическое начисление стоимости услуги на фолио гостей.

• Модуль выгрузки "ExportTo": выгрузка информации из БД в файлы форматов txt, xml, dbf.

Модуль может использоваться для выгрузки данных по гостям для ФМС, выгрузки данных по оплатам и контрагентам в 1C, для прочих сторонних программ.

• Модуль смс- и е-mail-рассылки: отправка сообщений на номер телефона или электронную почту гостям (поздравления, акции и т.п.).

• Модуль связи с замковыми системами: кодирование электронных ключей для НФ из ПО Shelter.

(Cовместим с SALTO, TESA, CISA, TimeLox, VingCard, KABA, ADEL, Orbita и проч.)

• Модуль выгрузки в 1С: выгружаются данные по платежам, услугам, контрагентам.

Существует два варианта выгрузки данных в 1С:

- посредством универсального модуля "ExportTo" - формирование текстовых файлов и загрузка их содержимого в обработку 1С (или иной сторонней программы) как в on-line, так и off-line режиме;

- использование готовой обработки для 1С, подключение к БД в on-line режиме.

• Модуль связи с R-Keeper (v. 6 и 7): контроль над отпуском завтраков, включённых в стоимость проживания, закрытие заказов из R-Keeper в фолио гостей проживающих и на отдельно созданные фолио с детализацией блюд, возможность трансфера всех операций R-Keeper в Shelter для последующей единой выгрузки в Store House. Идентификация гостя может производиться по электронному ключу от номера, гостевой карте или вводом номера комнаты/фолио вручную.

• Модуль выгрузки в Store House. Существует несколько вариантов выгрузки данных:

- тип экспорта "Услуги" - выгрузка информации по отпущенным товарам;

- тип экспорта «Номерной фонд» - выгрузка информации по выездам гостей для списания моющих/чистящих средств и прочих наименований на уборку номеров (в случае, когда не используется модуль "House Keeper");

- тип экспорта «Номерной фонд и корпуса» - информация о выездах выгружается с учётом корпусов.

• Модуль "ПДС": выдача и использование скидочных карт (автоматическое применение скидок по картам).

Существует три варианта модуля:

- ПДС Shelter - карты гостям предлагаются к выдаче автоматически по достижении установленного уровня (количество заездов или сумма внесённых средств) либо при необходимости могут быть выданы вручную.

Карты могут использоваться и в ресторане (R-Keeper настраивается на ПДС Shelter).

- Cвязь с ПДС R-Keeper - применение скидок в Shelter по картам, выданным в ПДС R-Keeper.

- Связь с Card System - единая дисконтная система, взаимодействующая с любыми ПО компании UCS (RKeeper, Shelter, Премьера и проч.).

• Модуль связи с системой распознования документов, разработанной Cognitive Technologies :

использование сканеров для паспортов, водительских удостоверений и прочих документов при поселении гостей.

• Модуль "F-Report": набор отчётов, позволяющий получить информацию о деятельности отеля (финансовой, статистической, текущей).

• Модуль "Olaps": кубы (многомерные отчёты) позволяют получать информацию в том виде, в котором пользователю удобно (расположение и отображение только выбранных столбцов, с использованием или без графика и т.д.).

• Модуль связи с ПО "Abonement manager" (автоматизация фитнес-центров, катков и проч.): позволяет вести работу не только со сторонними гостями, но и с гостями, проживающими в отеле (оплата общих счетов по выезду).

• Модуль связи с ПО "ArchiMed" (автоматизация деятельности медицинских учреждений различного профиля): позволяет отпускать процедуры проживающим гостям с последующей оплатой на стойке администратора отеля.

• Модуль контроля подачи света: позволяет подавать электричество в номер при поселении гостя и отключать по выезду, а также контролировать подачу света в ресурсы менеджера мероприятия при старте / окончании мероприятия.

• Модуль связи с системой платного телевидения Videolux: подключение каналов разных уровней (детские / взрослые, платные / бесплатные) при поселении гостя, автоматическое начисление стоимости услуги на фолио гостя, а также доп. функции: установка горничными статуса номера (чистый/грязный), отметка о наличии позиций минибара; просмотр гостями балансов своих фолио, начисленных услуг, проведённых оплат.

UCS Shelter v.2

Глава 1. Обзор системы.

Состав комплекса Компанией UCS разработана профессиональная система автоматизации гостиничных предприятий UCS Shelter, которая состоит из различных модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию. Такое решение позволяет организовывать автоматизированные рабочие места с оптимальной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Примерами рабочих мест могут быть:

Служба приема и размещения:

информация о предстоящих заездах и выездах;

текущая информация о состоянии номерного фонда гостиницы;

размещение / выписка гостей;

текущая работа с клиентом (например, переселение);

смена дат, сдача смен;

печать отчетов по смене;

Работа со счетами постояльцев:

• создание фолио;

• начисление услуг, проведение оплат в фолио;

• выставление счетов и их печать;

• информация обо всех платежах и услугах;

• доступ к архиву счетов.

Отдел бронирования бронирование номеров (индивидуальное, групповое, корпоративное);

отправка подтверждения брони (факс, E-mail);

выставление счетов, регистрация платежей по брони;

создание депозитов / сертификатов;

печать отчетов о текущей загрузке номерного фонда и количестве броней на будущие периоды;

печать отчетов о количестве и типе бронируемых номеров, а также времени прибытия и отъезда гостей;

бронирование залов / аудиторий / ресторанов, определение доп. услуг, составление меню для проведения мероприятий: конференций, соревнований, корпоративных вечеринок и т.д.

Администрация определение пакетов услуг и тарифов;

ведение справочников:

• предоставляемых услуг;

• временных периодов;

• количества, типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;

• типов и категорий гостей;

получение текущих отчетов, в том числе:

• оборотно-сальдовый баланс;

• книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой;

• обороты по операциям с расшифровкой;

• список транзакций;

• загрузка номерного фонда за период;

• отчет по группам (организациям);

• отчет по тарифам и т.д.;

выгрузка данных о гостях в паспортно-визовые службы;

работа с фирмами по договору (планирование, оплата).

Ресторан информация о количестве и типе заказанных пансионов;

полная информация о посещении клиентом ресторана;

включение итоговой суммы в счет клиента.

–  –  –

Бухгалтерия получение и обработка информации обо всех платежах, произведенных в гостинице.

Медицинское обслуживание ведение учета пациентов (оформление / выписка);

текущая работа с клиентами (заполнение медицинских карт, назначение / отпуск процедур, медикаментов);

составление и печать расписания приемов пациентов (для доктора);

печать отчетов по отпущенным процедурам;

печать расписаний приемов у врача и процедур с указанием даты, времени и кабинета (для пациентов).

Примерная конфигурация гостиничной сети

–  –  –

Функциональные возможности системы

Система UCS Shelter v. 2 решает следующие задачи:

автоматизация служб бронирования и размещения;

управление ресурсами гостиницы;

поддержка единой системы б/н оплат для гостей;

ведение базы данных гостей;

многосторонний анализ деятельности гостиницы;

взаимодействие с другими системами.

UCS Shelter также поддерживает иерархическую структуру лицевых счетов клиентов (фолио) и обладает следующими возможностями:

определения ограничений на транзакции и трансферы;

внесения сумм оплат как по факту оказания услуги, так и автоматически;

продажи пакетов услуг;

многоступенчатого пересчета стоимости проживания в зависимости от прикрепленных услуг, заданных параметров сезонности, выходных дней и т.д.;

назначения как общих тарифов, так и тариф-контрактов индивидуально для каждой организациипартнера;

ведения истории гостя и истории расчетов с клиентами;

индивидуального, группового, спецбронирования;

поиска номеров по этажу, зданию, типу, особенностям, номеру комнат.

Технологическое исполнение

Shelter имеет двухуровневое технологическое исполнение:

[Активный SQL-сервер, уведомляющий об изменениях] + [специализированный клиент с набором модулей].

Данное исполнение, выполненное на базе собственных разработок компании UCS, обеспечивает эффективный и экономичный доступ к общим данным через локальную сеть, позволяя при этом всем пользователям видеть изменения непосредственно после их совершения через полноценный Windowsинтерфейс.

Исполнение предоставляет пользователям уникальную возможность иметь полноценный доступ к системе как из локальной сети предприятия, так и из любой точки, имеющей выход в Internet или другую корпоративную сеть на основе протокола TCP/IP.

Система позволяет создавать рабочие места удаленного бронирования, осуществлять удаленные администрирование и мониторинг, связывать в единую сеть корпуса гостиницы, даже если информационные коммуникации между ними имеют низкое качество.

Таким образом, система UCS Shelter хорошо масштабируется, т.е. приемлема как для корпоративных заказчиков, требующих единую систему управления несколькими отелями, так и для небольших гостиниц, рассчитанных на несколько десятков мест.

–  –  –

Глоссарий В данном разделе приведены сокращения и понятия, используемые в руководстве, а также базовые принципы работы с программой.

ПК - персональный компьютер.

ПО - программное обеспечение.

Пользователь ПО - сотрудник отеля, использующий для работы ПО Shelter.

БД - база данных.

ФР – фискальный регистратор (аналог кассового аппарата).

ПДС - персональная дисконтная система.

ПКМ – правая клавиша мыши.

ЛКМ – левая клавиша мыши.

DBL CL (“double click”) – двойной щелчок клавишей мыши.

Хинт (hint - (англ.) совет, рекомендация, инструкция) - всплывающая подсказка, дополнительная информация к выделенному объекту, которая появляется при наведении курсора на объект.

Пример хинта

–  –  –

"Горячие" клавиши - одна или сочетание нескольких клавиш, позволяющее дать команду программе без использования "мыши".

Примеры "горячих" клавиш [Ins] - добавить [Del] - удалить [F5] - обновить данные [Ctrl+C] - копировать [Ctrl+X] – вырезать [Ctrl+V] - вставить [Ctrl+Z] – отменить [Ctrl+Enter] - изменить (редактировать) [Esc] – выход [Alt+F4] – закрытие активного окна [Shift+Ctrl]+одна из стрелок управления: [], [], [], [] – выделение текста [Ctrl+F] – вызов списка гостей [F7] – быстрый вызов окна фильтра загрузки номерного фонда.

[F5] – обновление данных.

UCS Shelter v.2 Кнопки справа от поля предлагают пользователю выбор операции из имеющегося словаря / / / справочника (ЛКМ).

F8 – быстрый вызов меню под кнопкой.

Код операции - сочетание буквенно-цифровых символов (иногда допускается лишь что-то одно), присвоенное определенной ячейке информации (например, услуге, оплате) для удобства работы с ней.

Использование кода подразумевает устное запоминание значения кода и ввод по памяти с клавиатуры, что позволяет пользователю быстро перейти к нужной операции и освобождает от необходимости выбирать по списку.

При выборе операции (например, при начислении услуг) достаточно набрать нужный код в поле и нажать клавишу [Enter].

Перемещение между полями внутри окна осуществляет с помощью клавиши [Tab].

НФ - номерной фонд.

ТО - туроператор - фирма, которая занимается комплектацией туров.

ТА - турагент - фирма, которая занимается продажей туров, скомплектованных туроператором.

Транзакция (операция) - услуга или оплата, начисленная на фолио.

–  –  –

Фолио - системный счёт гостя (кошелёк) - место в программе, где реализуются функции начисления, возвратов, трансферов транзакций.

Баланс фолио – соотношение начисленных сумм услуг и оплат (сумма всех оплат - сумма всех услуг).

Баланс = 0: а) нет начислений на фолио гостя; б) оплаты покрывают начисления.

Баланс 0 (“мы должны гостю”) – сумма положительна – гостю необходимо сделать возврат или произвести начисление услуг на сумму баланса.

Баланс 0 (“гость должен нам”) – сумма отрицательна – гость должен оплатить начисленные услуги или администратор делает возврат ошибочно начисленных услуг.

Трансфер - перемещение транзакций внутри или между различными фолио.

Локация - (от лат. locatio - размещение, положение) - отображение записи гостя на Шахматке.

НФ – номерной фонд отеля.

Коррекция – возврат.

Различают локации поселения, переселения, бронирования, выселения, ремонта.

Пример локаций

–  –  –

Аннулирование брони – удаление брони. Каждая броня может быть восстановлена.

WL (от англ. waiting list) – лист ожидания.

NG (от англ. not guaranteed) – не гарантированная броня.

GR (от англ. guaranteed) – гарантированная броня.

CI-E (от англ. check-in early) – ранний заезд (РЗ).

CO-L ( от англ. check-out late) – поздний выезд (ПВ).

G (от англ. group) – групповая броня.

I (от англ. individual) – индивидуальная броня.

C (от англ. corporative) – корпоративная броня.

Международные аббревиатуры, принятые в отелях:

OB (от англ. only bed) – проживание без питания.

BB (от англ. bed & breackfast) – проживание с завтраком.

HB (от англ. half board) – проживание с двухразовым питанием.

FB (от англ. full board) – проживание с трехразовым питанием.

All Incl. (от англ. all inclusive) – все включено (обычно: питание – шведский стол, напитки местного производства до 00:00 без ограничения).

Ultra All Incl. (от англ. ultra all inclusive) – ультра все включено (обычно: питание – шведский стол, напитки местного производства круглосуточно и импортные до 00:00 без ограничения).

Room service – обслуживание в номере.

* Доступно только в полной версии - пометка о доступности функций и модулей в сокращенной версии программного обеспечения (Shelter2 Lite)

–  –  –

В данном разделе Вы найдёте информацию по настройке системы:

• Справочники (пользователи, ресурсы, тарифы, услуги/товары, платежи).

• Настройки полей (видимость и обязательность заполнения полей).

• Внешний вид (настройка внешнего вида программы, всплывающих подсказок, изображений).

• Журнал изменений (настройка логирования и отображения полей в журнале изменений пользовательской части программы).

• Настройки системы (ввод основных параметров работы отеля, настройка РЗ/ПВ, отправки подтверждений броней/счетов).

• Обновление системы (настройки сервера обновления программы).

• Настройка отчётов (определение пользователям доступа к встроенным отчётам).

Словари системы – это данные, разделенные на типы и категории, присущие каждой гостинице в индивидуальном порядке, и необходимые к заполнению перед началом работы с системой для ее корректного функционирования.

Например, каждая гостиница оказывает гостям определенный набор услуг, являющийся одним из главных словарей системы. Формы платежей, номерные фонды, отличающиеся друг от друга, тоже составляют словари системы.

Перемещение по закладкам в модуле осуществляется с помощью нажатия клавиш в следующей последовательности:

–  –  –

В данном разделе представлено подробное описание настройки справочников программы:

• Пользователи (распределение прав доступа, регистрация пользователей).

• Гостиницы (ввод информации по отелям).

• Ресурсы (добавление и настройка НФ и дополнительных ресурсов).

• Тарифы (ввод стоимости проживания и использования доп. ресурсов).

• Налоги (настройка используемых в программе и ФР налогов).

• Услуги (формирование справочников услуг и платежей).

• Мероприятия (формирование справочников, которые используются в менеджере мероприятий)

• Справочники (дополнительные справочники, содержание которых используется при бронировании номеров и поселении гостей).

–  –  –

• Документы (дополнительные справочники, содержание которых используется при добавлении карточки гостя).

• Интернет-тарифы (формирование тарифов для тарификации услуги "Доступ в Интернет").

Значение кнопок в справочниках:

–  –  –

- копирование заведенного параметра в справочниках В настройках справочников в левой верхней части окна представлен фильтр для быстрого поиска необходимого раздела.

–  –  –

Роли пользователей заведены в систему по умолчанию, но есть возможность корректировать их наименования и предустановленные функции, а также добавлять новые.

По умолчанию в ПО представлены следующие роли: кассир, инсталлятор, старший кассир, отчеты, HouseKeeping, администратор, прачечная. Каждый сотрудник отеля может иметь несколько ролей.

Закладка разделена на 2 части: в левой части расположены роли, в правой - пользователи.

Рис. 8 UCS Shelter v.2 DBL CL по наименованию роли открывается карточка роли, в которой прописаны разрешения доступа к функциям программы. В правой части окна отметьте поле для каждого сотрудника, имеющую данную роль. В левой части окна установите галочками необходимые права. Сохраните данные.

–  –  –

Права пользователей «Просмотр резерваций прошлого (будущего) в шахматке» - право, с помощью которого на шахматке пользователю будут отображаться локации прошлых и будущих периодов.

«Разрешать изменять организацию - собственника» - право, позволяющее изменять организацию – собственника у поселений / броней.

«Разрешить распределение индивидуальной брони» - право на выбор номера комнаты в брони / поселении.

«Изменение подготовленного отчета» - право, позволяющее единоразово изменять данные печатной формы.

«Разрешить поселение задним числом» - право, позволяющее осуществлять поселение задним числом.

При поселении задним числом авто начисления за прошлое число автоматически выполнено не будет.

«Разрешить изменять пароль просмотра кредитных карт» - право, позволяющее создавать и изменять пароль для просмотра кредитных карт. Предполагается, что данное право должно быть доступно только одному пользователю.

Пользователи В разделе заносятся все сотрудники, пользующиеся программой. В карточке пользователя заносится личная информация, где прописывается логин и пароль, используемые при входе в систему.

–  –  –

С помощью кнопки или ПКМ заполняется карточка пользователя.

В нижней части окна отмечаются поля, какие роли принадлежат данному пользователю.

–  –  –

Значение полей:

«Гостиница» – можно выбрать гостиницу, в которой работает данный сотрудник.

«ГРП» – условно можно разделить пользователей на группы по правам или по должностям (например, высшее руководство – 1-я группа, а портье – 3-я).

«Логин» – логин пользователя для входа в программу.

«Имя пользователя» – ФИО пользователя. Используйте кнопку. В открывшемся окне «Список гостей»

выберите из списка существующую карту или создайте новую.

«Должность» – должность пользователя.

«Примечание» – поле для дополнительной информации о пользователе.

«Идентификатор» – функция предполагает использование карт (чипов) для входа в систему, аналогично вводу логина и пароля при запуске модулей программы.

«Пароль» – введите пароль пользователя для входа в систему и подтвердите его в графе «Подтверждение».

«Роли пользователя» – определите роли пользователя в работе с программой.

«Адрес электронной почты» – E-mail пользователя.

«Служба по умолчанию»- прописывается служба.

* Если необходимо изменить пароль для пользователя ucs необходимо создать такого же пользователя с тем же логином и паролем, тогда вход под данным пользователем будет недоступен для входа в программу. После выполнения описанных действий можно создать нового пользователя с необходимым паролем и пользователем.

UCS Shelter v.2 Функции В данном разделе прописана информация, где возможно ознакомиться с функциями каждой роли.

Добавлять, изменять или удалять функции запрещено.

–  –  –

Гостиницы Заполнение данных отеля, ввод организаций - собственников Типы гостиниц В словаре заведены пять утвержденных типов гостиниц.

Информация о типах гостиниц необходима для формирования отчетов по загрузке номерного фонда.

Добавлять, изменять и удалять типы гостиниц нельзя, т.к. стандартом утверждены именно эти пять типов.

–  –  –

Гостиницы Shelter является мультигостиничной системой, поэтому в словарь гостиниц можно внести несколько отелей и создать для каждого из них свою базу (типы номеров, тарифы и т.д.).

Значение полей:

"Код гостиницы" - краткое наименование.

"Наименование гостиницы" - полное название отеля (с учетом формы собственности),поле, расположенное ниже - для ввода наименования отеля на иностранном языке.

"Звезд" - числовое выражение количества звезд.

"Код ПДС" - код корпорации. Прописывается в случае наличия в гостинице интерфейса Shelter – R-Keeper и модуля R-Keeper ПДС.

Адресные данные гостиницы: страна (выбрать страну можно из ниспадающего меню под кнопкой ), город, индекс, адрес (улица, дом, строение, корпус и т.д.), телефоны, электронная почта, сайт.

–  –  –

Используя кнопку напротив поля «Наименование организации» выберите организацию из списка.

Данные организации – собственника предварительно необходимо завести в модуле «Договоры».

«Использовать налоговую схему» - галочка устанавливается только в случаях использования в отеле налогов.

«Использовать по умолчанию» - организация, у которой будет установлена данная галочка, будет предлагаться пользователям по умолчанию.

Ресурсы В разделе формируется информация о корпусах гостиницы и номерного фонда.

Корпуса Для определения в системе корпусов отеля используется кнопка.

–  –  –

«Гостиница» - с помощью кнопки задается юридическое лицо, которому принадлежит данный корпус Категория ресурса В данном разделе определяется категория ресурса.

Категории ресурсов необходимы для дальнейшего формирования отчетов по работе гостиницы, а также для отображения таких площадей, как конгресс-холл, конференц-зал и т.д. в модуле «Менеджер Мероприятий» для последующей работы с ними (например, сдача в аренду). По умолчанию в ПО заведены пять категорий ресурсов: номерной фонд, физкультурно-оздоровительный комплекс, конгресс холл, объекты питания, служебный фонд.

Для создания новой категории ресурсов используйте кнопку на панели управления.

–  –  –

Значение полей:

"Код" – краткое наименование "Наименование" – полное наименование ресурса.

"Особенности":

«Ресурс для менеджера мероприятий» –помещения не отображаются на шахматке, но видны в Менеджере мероприятий Номерной фонд. Участвует в загрузке, отображается на шахматке.

Служебный фонд. Не отображается в менеджере мероприятий – все служебные помещения и помещения общественного пользования для отображения в модуле горничных.

«Тарификация» – составляются тарифы

Типы ресурсов

В данном разделе формируется классификация номеров и других ресурсов. Основными критериями классификации являются: число мест, количество и площадь комнат, меблировка, наличие той или иной техники, качество удобств, этаж и даже вида из окна.

Пример: апартаменты, люкс, одноместный.

Для создания нового типа ресурса используйте кнопку.

В карточке типа ресурса заполните поля.

Рис. 19

Значение полей:

"Код" – краткое название типа номера "Наименование" – полное название ресурса "Описание" – для дополнительной информации о помещении.

"Категория ресурса" – для номеров это – Номерной фонд.

"Цвет" – цвет отображения типа номера на шахматке, в выборе свободных номеров по типу и т.д.

"Мест" – количество основных и дополнительных мест в помещении данного типа.

Виртуальный тип ресурса, не участвует в загрузке - поле отмечается для объединения двух номеров, при продаже одним номером.

Особенности номеров В данном разделе формируются особенности номеров отеля. В службе размещения возможна фильтрация по особенностям номерного фонда.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое наименование "Наименование" - полное наименование "Примечание" - поле заполняется для дополнительной информации "Изображение" - возможно добавить изображение, выгрузив с ПК с помощью ПКМ.

Номерной фонд В данном разделе добавляется весь номерной фонд отеля.

Для создания номера используйте кнопку

–  –  –

Значение полей:

"Строение (корпус)" – если в отеле несколько корпусов, выберите название одного из предложенного списка "Тип номера" – тип номера, к которому относится данный номер; выбирается из списка под кнопкой.

"Этаж" – этаж номера "Номер" – номер комнаты "Телефон" – внутренний номер телефона в номере "Кол-во комнат" – количество комнат в номере (информационное поле).

"Общая площадь" – общая площадь номера (информационное поле).

"Приоритет поиска" (0-99) – число от 0 до 99.

"Особенности номера" – добавляются из справочника с помощью кнопки.

"Дополнительное описание" – в случае заполнения поля информация отображается в окне выбора свободных номеров при бронировании / поселении.

"Номер оборудован электронным замком" – отметка в поле ставится при наличии замковой системы, связанной с Shelter (например, замковая система ADEL).

"Дополнительные номера" (для замковых систем) – номер двери общего пользования, доступ к которой открывается гостю при поселении (например, дверь на этаж, в бассейн и т.п.).

"IP-адрес" – IP-адрес номера.

Номер оборудован устройством управления светом. Номер устройства – функция предназначена для управления подачей электричества в номер. Используя ее, можно повысить качество контроля над продажей номеров, а, следовательно, исключить несанкционированные продажи номерного фонда персоналом.

Электричество подается в номер в момент поселения гостя, а по его отъезду – отключается.

"Продажа местами" – при включении этого поля появляется возможность продажи номера местами.

"Срок действия с... по..." - возможность задать временной интервал для продажи номера и отображения на Шахматке "Места" - количество основных и дополнительных мест Для создания номерного фонда по аналогии, выделите комнату и используйте на панели операций кнопку.

Значение полей в окне «Добавить номера по шаблону»:

«Тип номера» - тип выделенного номера (поле заполняется автоматически).

«Телефонный номер» - поле заполняется автоматически номером комнаты.

«Начальный номер» - номер комнаты, с которого необходимо начинать добавление новых комнат.

«Конечный номер» - последний номер комнаты, который добавляется по шаблону.

«Инкремент» - количество пропусков между номерами.

–  –  –

После заполнения необходимых полей используйте кнопку «Генерировать». При необходимости измените данные. Используйте кнопку «Сохранить».

Статусы номера В данном разделе определяются статусы номеров для дальнейшей работы.

Может существовать несколько статусов кроме Чистого и Грязного статуса, например «Чистый на ремонте». Т.е. те номера, которые чистые, но там необходима помощь технических служб.

–  –  –

Рис. 25

Значения полей:

"Код" - краткое название статуса "Наименование" - полное название "Примечание" - поле заполняется для дополнительной информации "Цвет" - задается цвет, с помощью кнопки, который будет отображаться на шахматке "Статус для размещения" - присваивается статус с помощью кнопки

–  –  –

В данном разделе создаются задания, которые привязываются к технической службе.

Используются при работе со службами, где возможно распечатать отчет с заданием и указанным номером.

–  –  –

В данном разделе составляются и формируются тарифы.

Формирование тарифа условно можно представить в следующей последовательности:

• определить название тарифа

• определить пакет услуг, составляющий тариф • “привязать” тариф к определенному типу номера

• при необходимости определить стоимость тарифа в зависимости от периода времени Внешние функции Внешние функции доступны для просмотра и редактирования только под логином ucs.

–  –  –

С помощью данной функции есть возможность реализовать различные условия тарифов. По умолчанию в ПО представлен пример алгоритма: если гость живет 4 суток в отеле, то 5 ночь бесплатна. Использовать данную функцию могут лишь те, кто знает язык программирования.

–  –  –

Группа тарифов Тарифы делятся на группы. В данной закладке создаются группы, для удобства работы с системой и сортирования тарифов.

Для создания группы используйте кнопку

–  –  –

Загрузка В данной закладке создается загрузка, которая после привязки к тарифу будет отвечать за выбор тарифа в зависимости от загрузки номерного фонда.

–  –  –

С помощью ПКМ добавьте новую услугу.

Верхняя часть окна "Услуга" - с помощью кнопки определите услугу из справочника "Стоимость" - стоимость услуги "Категория размещения" - тип размещения (место, номер, доп. место) "Возраст гостя" - возраст гостя (взрослый, ребенок, младенец) "Количество" - количество начисляемых услуг при выбранном типе размещения "Секция" - секция начисления услуги.

"Время начисления" - множитель начисления

• посменно

• единовременно "Валюта" - денежная единица UCS Shelter v.2 Нижняя часть окна Период действия - действующий период пакета услуг С помощью ПКМ добавьте период

–  –  –

"Начало" - с помощью кнопки определите начало действия пакета услуг "Окончание" - с помощью кнопки определите окончание действия пакета услуг Типы тарифов В данном разделе создаются типы тарифов, где в карточке типа тарифа прописываются условия.

Для создания типа тарифа используйте кнопку.

–  –  –

Значение полей:

Группа - группа тарифов, выбирается с помощью кнопки "Код" – код тарифа "Наименование" – полное название тарифа "Период действия тарифа с... по..." - возможность с помощью календаря задать временной интервал для использования тарифа "Дополнительные услуги" – если в тариф включен пакет услуг, его можно отметить в словаре под кнопкой "Автоматически создавать путевки на каждого гостя при выборе тарифа" - отметив данное поле, при поселении у гостя создается путевка с датой заезда и выезда, указанном в карточке поселения. Используется часто в санаториях.

"Единица измерения" - параметр используется в зависимости от типа тарифа: суточный, часовой или минутный. С помощью кнопки задается нужный параметр.

"Минимальное время тарификации" - задается минимальное число, от какого будет происходить расчет.

"Кратность начислений, ночей" - задается число, от какого будет происходить начисление.

"Тарифицировать ранний заезд" - отмечается поле при тарификации раннего заезда. С помощью кнопки выбирается услуга из справочника, на какую будет использоваться тарификация раннего заезда "Тарифицировать поздний выезд" - отмечается поле при тарификации позднего выезда. С помощью кнопки выбирается услуга из справочника, на какую будет использоваться тарификация позднего выезда.

"Примечание" – поле для дополнительной информации "Временно не использовать" - отметив данное поле, тариф не будет предлагаться к выбору при размещении

Рис. 39

"Выходные дни" - с помощью кнопки возможно определить в тарифе выходные дни, на какие будет использоваться цена, отличающаяся от базовой.

"Менее, суток" - задается число, обозначающее количество суток, при которых будет применяться тариф выходного дня.

«Продолжительность проживания, суток от... до...» - задается количество суток, при каких будет использоваться тариф «Количество дней до заезда»- функция, позволяющая создать тариф, предлагаемый к выбору в зависимости от количества дней, оставшихся до даты заезда в отель.

"Действует с загрузкой" - с помощью кнопки выбирается загрузка, при какой будет активен данный тариф.

"Фиксированная стоимость тарифа" - отметив данное поле, начисления по тарифу будут происходить единоразово, независимо от количества суток проживания

–  –  –

"Использовать настройку дополнительной стоимости" - функция используется при расчете часовых тарифов. Возможность указать разную цену на каждый час.

"Использовать пакет со стоимостью равной нулю "- функция используется с нулевой стоимостью в тарифе "Использовать тариф для Интернет бронирования" - тариф при данной функции будет предлагаться к выбору в онлайн-бронировании. Внимание: установить в онлайн-бронировании возможно только один тариф.

«В тариф включено питание» - при отметки в данном поле информация по тарифу выгружается в отчет "Список на питание" «Разрешить ввод стоимости вручную при бронировании / поселении» - функция, позволяющая при поселении или бронировании изменять стоимость услуги «проживание». Данный параметр устанавливается только при первичном создании типа тарифа, после сохранения карты тарифа функция становится недоступной. При использовании функции недоступны к выбору пакеты услуг.

Расписание периодов В данном разделе формируется стоимость услуг в зависимости от сезона, определив периоды, которые могут иметь различную продолжительность.

Для создания периода используйте кнопку.

–  –  –

Значение полей:

Базовая категория – группа периодов, в которую будет включаться новая категория.

"Код" - краткое наименование периода "Наименование" - полное наименование периода "Тип" - определяется степень сезона Высокий сезон - период высокой активности в туризме, самое популярное время для поездок; период наиболее высоких тарифов на туристские услуги.

Низкий сезон – период наименьшей деятельной активности в туризме, период низких цен тарифов на туристические услуги.

"Цвет" - определяется цвет сезона "Стоимость" - определяется тип, указав стоимость

• наценка

• скидка UCS Shelter v.2

–  –  –

Формирование тарифов Используйте DBL ЛКМ по необходимому типу ресурса. Нажмите щелчок ПКМ в нижней части окна, выберите команду «Добавить тип тарифа».

–  –  –

Далее, с помощью нажатия ПКМ в нижней части окна выберите команду «Добавить операцию».

В открывшемся окне, в поле «Операция» выберите услугу проживание, нажав на […] В поле «Тип стоимости» укажите значение «Стоимость».

Значения «Процент» указывается в случае заведения дополнительных услуг в формировании тарифов, при условии, что в карте услуги заведена цена. В таком случае % будет считаться от стоимости услуги.

В поле «Секция начисления» указывается секция, на которую будут проходить авто начисления по тарифу.

Типы броней. Вы можете указать конкретный тип бронирования, в котором будет использоваться созданная операция.

Категория размещения:

«Номер» - Стоимость будет начисляться при поселении гостя / гостей с типом размещения номер;

«Место» - стоимость будет начисляться при поселении гостя с типом размещения место. Тип размещения «Место» используется при продаже койко-мест в отеле и в случае, если гостям, проживающим в одном номере необходимы различные счета. Подробнее описано в главе «Поселение».

Категория гостя. Используется в случае различных цен в зависимости от категории гостя ( взрослый, ребенок и тп) Количество – различия в ценовой политики в зависимости от количества гостей в номере.

Цена: Если в типе тарифа указаны в условиях выходные дни, то в таком случае выставите цену базовую и выходного дня или укажите цены в столбцах категория дня: будни и выходные.

Спец. цена. Функция для расчета позднего выезда и раннего заезда только по введенной стоимости. В случае, если в настройках системы стоит расчет позднего выезда час, то сумма спец цены будет делиться на 24.

Примеры:

1. Стоимость номера фиксированная, не зависит от количества проживающих гостей в нем. В формировании тарифов необходимо указать следующую операцию:

Номер – Любой – 0 – Цена базовая – Цена выходного дня (при необходимости); либо цену установить в столбцах категория дня.

–  –  –

Номер – Взрослый – 1 - Цена базовая – Цена выходного дня (при необходимости);

Номер – Взрослый – 2 - Цена базовая – Цена выходного дня (при необходимости);

3. Стоимость дополнительного места настраивается аналогично, но категория размещения всегда будет «Доп. место». В поле «Операция» выбирается услуга «Проживание на доп. месте»

–  –  –

В нижней части окна «Формирование тарифов» вкладки «Содержимое операции в пакете» используйте щелчок ПКМ и выберите команду «Добавить». В появившейся строке в столбце «Сезон» установите курсор ЛКМ и нажмите на кнопку […]. В открывшемся окне выберите сезон. Добавление самих сезонов осуществляется в настройке справочников в разделе «Расписание периодов».

В строке добавленного сезона установите цену, которая будет актуальна в выбранный период. Сохраните данные.

–  –  –

Значение галочек:

«Дополнительные услуги не изменяют стоимость» - Функция дорабатывается. Для расчета тарифа по принципу тариф 1000 (проживание) – 100 (завтрак), укажите в пакетах услуг галочку «Включен в тариф». Для расчета тарифа по принципу: 1000 (стоимость проживания) + 100 (завтрак), галочка «Включен в тариф» стоять не должна в настройках пакетов услуг.

«Операция является доп. услугой» - Создано для клиентов, которые прикрепляют дополнительные услуги в формировании тарифов. Рекомендуем дополнительные услуги прикреплять через «Пакеты услуг».

«Разрешить изменять / удалять услугу в авто начислениях» - При установке данной галочке услугу, заведенную таким образом в формировании тарифов можно будет изменять и удалять в авто начислениях гостей. Функция ограничена правами.

«Включить стоимость этой услуги в стоимость главного гостя»- Для учреждений, работающих с путевками. Переносит стоимость услуги на главного гостя.

Скидки В данном разделе создаются скидки, которые возможно использовать при поселении и начислении услуг на фолио гостя.

–  –  –

Значение полей:

"Код скидки" - краткое наименование "Наименование скидки" - полное наименование С помощью ПКМ возможность составить содержимое скидки.

–  –  –

"Тип транзакции" - скидки можно определить не только на конкретную операцию (услугу), но и на целую группу или категорию услуг. Выберите нужный вариант:

"Операция" – скидка формируется на операцию / услугу.

"Группа" – формируется скидка на группу услуг.

"Категория" – формируется скидка на категорию услуг "Код" - из справочника услуг выбирается услуга, на какую будет предоставляться скидка "Секции фолио" - секция начисления в фолио "Тип скидки" - фиксированная величина или процент "Тип" - скидка / наценка.

"Ставка" - величина скидки "Срок действия" Скидки могут предоставляться в определенные дни недели и зависеть от продолжительности проживания гостя.

Дни недели – отметьте в окне дни недели под кнопкой те, в которые будет действовать данная скидка Длительность проживания, сутки – введите количество или диапазоны суток.

Комиссии В данном разделе создаются комиссии, которые в дальнейшем прикрепляются к договору физического или юридического лица в модуле «Договоры».

Для создания скидки используйте кнопку.

Окно создания комиссии аналогично окну создания скидки.

Значение полей:

"Код " - краткое наименование "Наименование" - полное наименование Используя щелчок ПКМ, добавьте содержимое комиссии.

"Тип транзакции" - комиссии можно определить не только на конкретную операцию (услугу), но и на целую группу или категорию услуг. Выберите нужный вариант.

"Код" - из справочника услуг выбирается услуга, на какую будет предоставляться скидка "Секции фолио" - секция начисления в фолио "Тип" - фиксированная величина или процент "Ставка" - величина комиссии * Доступно только в полной версии

–  –  –

Значения полей:

"Код" - краткое название схемы "Наименование" - полное название схемы "Тип трансфера" - фолио на которое будут перенесены услуги Содержимое схемы трансфера Тип транзакции" - определяется на что действует трансфер Расписание питания В данной закладке заводится расписание питания,

–  –  –

Значение полей:

"Наименование" - полное наименование услуги питания "Начало" - с помощью кнопки определите время начала "Окончание" - с помощью кнопки определите время окончания "Услуга" - с помощью кнопки из справочника выберите услугу

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткий код категории "Наименование" - полное наименование категории "Код классификатора" - прописывается буквенный или числовой код Налоги Функция предназначена для определения налоговых ставок в системе.

Налоги В данном разделе формируются налоги, которые будут отображаться в счетах.

Для создания налога используйте кнопку.

–  –  –

"Бухгалтерский счет" - номер бухгалтерского счета Фискальные налоги В данном разделе определяются налоговые ставки и бухгалтерский счет при печати чека на ФР.

–  –  –

Услуги Прежде, чем начать работу со справочником услуг, его необходимо предварительно заполнить для последующего оперативного доступа к информации (в частности, при начислении услуг на фолио гостей).

Валюты В данном разделе формируется список валют.

–  –  –

"Информационная валюта" - валюта, отражающая стоимость услуг и оплат в виде справочной информации в Фолио-терминале.

Категории услуг В данном разделе формируется категории услуг, в котором уже занесены некоторые основные категории услуг, параметры которых крайне не рекомендуется менять, т.к. изменения могут повлиять на корректность проведения начисления услуг и формирование отчетов по работе гостиницы.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - с помощью кнопки определите числовой код "Наименование" - полное название категории "Доп. наименование" - поле для дополнительного названия "Транзакция по умолчанию" - с помощью кнопки выберите из справочника услугу

–  –  –

Категории оплат В данный справочник уже занесены некоторые основные категории оплат, параметры которых крайне не рекомендуется менять, т.к. изменения могут повлиять на корректность проведения оплат и формирование отчетов по работе гостиницы.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - с помощью кнопки определите числовой код "Наименование" - полное название категории "Доп. наименование" - дополнительное название категории "Транзакция по умолчанию" - с помощью кнопки выберите из справочника оплату "Цвет" - с помощью кнопок возможно задать цвет для категории ;

"Нефискальная категория" - отметьте поле в соответствии с категорией оплаты Услуги В данном разделе заполняется справочник услуг, для последующего оперативного доступа к информации (в частности, при начислении услуг на фолио гостей).

Для создания услуги используйте кнопку.

В левой части окна находятся группы / подгруппы услуг, в правой – непосредственно сами услуги.

При выборе группы услуг слева справа отображается ее содержимое, т.е. список услуг, составляющий данную группу.

Для удобства работы с услугами их группируют по каким-либо признакам. При этом группа является лишь папкой, содержащей услуги, и не может быть начислена (продана). Продаже подлежат исключительно сами услуги.

В каждой группе услуг дополнительно можно создать подгруппы. Для этого необходимо выделить строку группы, в которую будет добавлена подгруппа, ПКМ вызвать всплывающее меню в левой части окна и воспользоваться соответствующими командами.

–  –  –

Значение полей:

"Базовая категория" - с помощью кнопки выбирается категория, к которой относится группа "Код" - краткое название группы "Наименование" - полное название группы "Доп. наименование" - поле для дополнительной информации

–  –  –

"Группа" - с помощью кнопки определяется группа из списка "Код" - краткое название услуги "Наименование" - полное название услуги "Доп. наименование" - поле для дополнительной информации "Категория" - категория операции для данной услуги (необходима для последующего построения отчетов по реализации услуги).

"Стоимость" - в случае указания стоимости используется по умолчанию "Валюта" - валюта, в которой принимается оплата за данную услугу (по умолчанию – базовая валюта системы).

"Операция для подстановки" - из словаря выбирается наименование услуги, которое может быть отображено в счете гостя вместо оказанной по факту услуги (заполняется по желанию).

Для подстановки можно выбрать только названия операций из словаря, воспользовавшись кнопкой.

"Категория ресурса" - ресурс, к которому относится данная услуга (ими могут быть: номерной фонд, конгресс-холл, объекты питания, физкультурно-оздоровительный комплекс и т.д.). Поле не обязательно к заполнению.

"Налоги "- определяются налоги, взимаемые при оказании услуги.

–  –  –

Платежи в гостинице могут осуществляться разными способами: наличным и безналичным расчетом, кредитными и платежными картами, ваучерами. Для того чтобы при работе со счетом гостя портье мог указать нужный способ оплаты необходимо предварительно заполнить справочник оплат.

В ниспадающем меню закладки Настройка выберите пункт Оплаты (платежи).

В левой части окна находятся группы / подгруппы оплат, в правой – непосредственно сами оплаты.

При выборе группы оплат слева справа отображается ее содержимое, т.е. список оплат, составляющий данную группу.

Для удобства работы с оплатами их группируют по каким-либо признакам.

При этом группа является лишь папкой, содержащей оплаты.

В каждой группе услуг дополнительно можно создать подгруппы. Для этого необходимо выделить строку группы, в которую будет добавлена подгруппа, ПКМ вызвать всплывающее меню в левой части окна и воспользоваться соответствующими командами.

Рис. 65

Значение полей:

"Код" - краткое название оплаты "Наименование" - полное название оплаты "Доп. наименование" - поле для дополнительной информации "Категория" - категория операции для данной оплаты (необходима для последующего построения отчетов по реализации оплаты).

"Валюта" - валюта, в которой принимается оплата за данную услугу (по умолчанию – базовая валюта системы).

"Операция для подстановки" - из словаря выбирается наименование услуги, которое может быть отображено в счете гостя вместо оказанной по факту услуги (заполняется по желанию).

"Налоги "- определяются налоги, взимаемые при оказании услуги.

Мероприятия

–  –  –

В данном справочнике создаются особенности мероприятия. По умолчанию в ПО заведены некоторые из особенностей.

Особенности указываются в мероприятии во вкладке «Особенности».

Окно справочника «Особенности мероприятия» раздело на 2 части:

1) Группы особенностей

2) Особенности мероприятий.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование группы особенностей Добавление новой особенности осуществляется с помощью кнопки «Добавить» в правой части окна.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование особенности (наименование на иностранном языке) «Наименование» - полное наименование особенности мероприятия «Услуга» - услуга для начисления в менеджере мероприятий.

Особенность мероприятия можно создать без указания услуги.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - сокращенное наименование плана рассадок «Наименование» - полное наименование плана рассадок «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

В данном разделе заполняются справочники для дополнительной информации, которую возможно указать в последующей работе гостиницы, для составления статистики и отчетности.

–  –  –

Значение полей:

«Гостиница» - гостиница, в которой используется киоск "Организация - собственник" - с помощью кнопки выберите из договорной работы организацию собственника "Код" - порядковое число киоска "Наименование" - название киоска, преимущественно "Касса" "Примечание" - поле для дополнительной информации * Доступно только в полной версии UCS Shelter v.2 "Фолио" - номер фолио (счета) киоска в системе, определяется из списка фолио с помощью кнопки "Пробивать нулевой чек после закрытия" - отметьте поле в соответствии работы ФР "Оплата по умолчанию" - с помощью кнопки возможно определить тип оплаты "Использовать по умолчанию" - при отметки в данном поле, начисления будут происходить на фолио указанного киоска «Возможные типы оплат» - типы оплат, которые будут использованы в данном киоске. Если типы оплат не выбраны галочками, то по умолчанию, в киоске осуществляются платежи всеми доступными типами.

«Список доступных пользователей» - пользователи, которые имеют доступ к киоску. Если галочками не отмечены конкретные фамилии, то по умолчанию, киоск доступен всем пользователям.

Категории стран В данном разделе формируется список стран.

–  –  –

Значение полей:

"Наименование" - полное наименование страны "Локальная категория" – с отметкой в данном поле данная страна будет предлагаться по умолчанию в последующей работе Страны В данном разделе формируются страны.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое название сегмента "Наименование" - полное название сегмента По умолчанию в ПО представлены следующие сегменты: индивидуалы, группа, семья.

Источник информации В данном разделе формируется список источников информации. При заполнении администраторами в карточке бронирования данных об источнике информации, в дальнейшем, можно вести статистику в отеле.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое название источника "Наименование" - полное название источника Типы гарантий В данном разделе формируется список типов гарантий, которые используются при бронировании.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое название типа гарантии "Наименование" - полное название типа гарантии "Статус" – статус, при котором будет предлагаться тип гарантии По умолчанию в ПО представлены следующие гарантии: без предварительной оплаты, 100% и 50% оплата. В модуле «Бронирование» в фильтре существует поле «Гарантия» для поиска броней по указанному в карте бронирования типу гарантий.

Цели приезда В данном разделе формируется список целей приезда, которые используются при бронировании.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое название причины удаления "Наименование" - полное название причины удаления По умолчанию в ПО представлены следующие причины удаления: ошибка ввода, высокая цена, незаезд, альтернативное размещение, отмена поездки.

Категория размещения В данном словаре заведены три типа размещения.

С помощью данных типов размещения настраиваются тарифы и пакеты услуг, происходит размещение.

Категории размещения "номер" и "место" недоступны для удаления и изменения.

–  –  –

Значение полей:

"Тип категории" - категория гостя или составная категория при размещении.

• категория гостя - один гость отеля

• составная категория - несколько гостей, общая стоимость размещения которых отличается от суммарной стоимости каждого гостя "Тип гостя" - тип гостя, который будет отображаться в формах, отображающих загрузку "Наименование" - полное наименование "Не учитывать при размещении" - настройка, позволяющая игнорировать категорию гостя при размещении / бронировании "Список гостиниц" - отель, в котором данная категория будет доступна для ввода "Возраст с... по... "- временной интервал По умолчанию в ПО представлены следующие данные: взрослый, ребенок и младенец.

Добавление новых данных в справочник актуален в тех отелях, где цена услуги различается в зависимости от возраста гостя. К примеру: стоимость проживания для двух пенсионеров в одном номере на 35% ниже, чем размещение в этот же номер двоих взрослых. Данная задача решается добавлением нового возраста гостя «Пенсионеры» и указанием цен на проживание в настройках формирования тарифов.

–  –  –

Значение полей:

"Код" - краткое наименование "Наименование" - полное название "Информировать при выборе "- программа будет выдавать окно при выборе гостя с предупреждением о его статусе.

–  –  –

Кредитные карты Данная информация будет использоваться в дальнейшей работе при оплате клиентом счетов кредитной картой (например, при проверке карты).

По умолчанию в ПО введены данные некоторых видов кредитных карт.

Пользовательские поля В данном разделе пользователи создают дополнительные поля для заполнения в карте гостя, менеджере мероприятий, индивидуальном и групповом бронировании, карточке организации.

Для создания нового пользовательского поля используйте кнопку.

–  –  –

Значение полей:

«Гостиница» - выберите отель, в котором вводимое пользовательское поле будет доступно для заполнения.

«Код» - краткое название поля «Наименование» - полное название пользовательского поля «Область видимости» - карточка, в которой поле будет доступно для заполнения (карта гостя, менеджер мероприятий, индивидуальное и групповое бронирование, карточка организации).

«Тип поля ввода» - тип поля (текстовое или выпадающий список) «Запрос (для выпадающего списка)». В поле вводятся данные только в случае, если в предыдущем поле был выбран выпадающий список. Запрос вводится на языке программирования.

«Возможность фильтрации» - возможность осуществлять поиск по полю.

Генераторы Функция доступна только под логином компании UCS и предназначена для обнуления нумерации счетов и счет-фактур.

Документы В данном справочнике заносятся данные по типам документов, регионам, типам населенных пунктов, кратности и типов виз, профессий, типов клиентов, языков общения и пожеланий гостей.

Все заведенные данные можно выбрать в карте гостя.

Типы документов В данном разделе вносятся данные типов документов. При заполнении карты гостя из представленного справочника выбирается тип документа.

Для создания нового типа документа используйте кнопку.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование типа документа «Наименование» - полное название типа документа «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе По умолчанию в ПО представлены 18 типов документов.

Регионы В справочнике по умолчанию представлен 181 регион. Для добавления нового используйте кнопку.

–  –  –

Значения полей:

«Код» - сокращенное наименование пункта «Наименование» - полное название типа населенного пункта «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Значение полей:

«Код» - сокращенное наименование пункта «Наименование» - полное наименование типа улицы «Код классификатора»- номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Кратность визы Кратность - параметр, определяющий количество разрешенных въездов в страну по визе. Чаще всего встречаются однократные, двухкратные и многократные визы.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - сокращенное наименование «Наименование» - полное наименование кратности визы «Код классификатора»- номер документа в общероссийском классификаторе Типы виз По умолчанию в По представлены 11 типов виз. Для создания нового типа используйте кнопку.

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование типа визы «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

КПП КПП – контрольно-пропускной пункт.

Для создания нового пункта используйте кнопку.

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование пункта «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование профессии «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Тип клиента По умолчанию в ПО заведены три типа клиента: клиент, сотрудник и пользователь.

Данная информация хранится в карте гостя. При создании новой карты гостя поле тип клиента автоматически заполняется значением «Клиент».

На основании информации о типе клиента можно предоставлять скидки сотрудникам и пользователям ПО.

Создавать, изменять и удалять типы клиентов запрещено.

Степень родства По умолчанию в По представлены 16 типов родства. Информация о степени родства указывается у детей в карте гостя во вкладке «Дети до 14 лет».

Для создания новой степени используйте кнопку.

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное название степени родства «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Обращения к гостю По умолчанию в ПО представлены 9 обращений к гостю. Обращение к клиенту можно указать в его карте гостя во вкладке «Дополнительно». В данном справочнике можно так же создавать статусы и звания гостей.

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование обращения «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Значение полей:

«Код» - краткое наименование «Наименование» - полное наименование языка «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

Пожелания гостя Данный справочник создается для указания пожеланий клиента в карте гостя. Примерами пожеланий может быть: вид из окна, тип номера, предпочтения и т.п.

Для создания нового типа используйте кнопку.

Значение полей:

«Код» - сокращенное наименование «Наименование» - полное наименование пожелания «Код классификатора» - номер документа в общероссийском классификаторе

–  –  –

В данном разделе представлено описание настройки видимых и обязательных для заполнения полей в:

• Индивидуальном бронировании.

• Групповом бронировании.

• Менеджере мероприятий.

• Карте гостя.

Сверху окна представлены карты, в которых можно указать видимость и обязательность полей. Ниже отображаются все доступные поля, выбранной карты.

В столбце «Видимость» галочками отмечены те поля, которые доступны для заполнения. В столбце «Обязательность» галочками отмечены те поля, которые являются обязательными для заполнения.

Выберите карту, установите галочками, видимые и обязательные поля. Сохраните данные.

Нажатие на кнопку «Сброс» приведет к сбросу настроек полей.

Рис. 100 Внешний вид

В данном разделе представлено подробное описание настройки внешнего вида программы:

• Шахматка.

• Окна программы.

• Всплывающие подсказки.

• Изображения.

Значение кнопок:

«Сохранить профиль» - сохранить измененные данные.

«Загрузить профиль» - загрузить сохраненные данные.

«Сброс профиля» - сброс настроек.

–  –  –

Во внешнем виде настраивается отображение шрифта, заголовка и цвета окон в ПО Shelter.

Для изменения цвета используйте щелчок ПКМ по цвету, выберите оттенок и используйте кнопку "Ок".

Для изменения размера шрифта введите числовое значение в соответствующее поле.

Для сохранения данных используйте кнопку "Ок".

Рис. 101 Уведомления

Во вкладке "Уведомления" настраивается уведомление пользователей ПО (запланированные переезды, будильники, личные сообщения, обновление ПО) Для отображения уведомлений установите галочки у тех полей, которые необходимо отображать.

Для звукового оповещения будильника установите галочку у поля "Проигрывать файл". Используйте кнопку для выбора музыкального файла на компьютере.

–  –  –

"Количество дней" - количество отображаемых дней.

"Количество дней до текущей смены" - количество отображаемых дней до текущего дня.

"Макс. кол-во дней" - максимальное количество дней отображаемых на шахматке.

"Часовой интервал" - временной интервал часа на шахматке.

"Минут до напоминания о выезде" - количество минут до напоминания о выезде.

"Цвет пунктира" - цвет пунктира шахматки.

"Цвет маркера (яркий)" - цвет маркера, проходящего вертикально от часового интервала.

"Цвет маркера" - цвет маркера, проходящего между пунктиров яркого цвета маркера.

"Цвет линий" - цвет горизонтальных линий.

"Показывать время заезда" - отображение времени заезда в отель, указанного по умолчанию в программе.

"Показывать время выезда" - отображение времени выезда из отеля, указанного по умолчанию в программе.

–  –  –

"Цвет линий" - цвет линий ячеек, отображающих дату.

"Цвет заливки" - цвет заливки ячеек.

"Формат даты" - формат отображения даты.

"Округление даты" - округление даты.

"Цвет рабочего дня" - цвет шрифта рабочего дня.

"Цвет воскресного дня" - цвет шрифта воскресного дня.

"Цвет заливки сегодня" - цвет ячейки, отображающей текущую дату в ПО.

–  –  –

Номера В данной вкладке настраивается отображение строений, корпусов, этажей, номеров и мест в отеле.

Быстрый просмотр изменений отображается внизу окна.

Значение полей:

Номера "Ширина столбца" - ширина столбца, отображающего номера.

"Размер шрифта" - размер шрифта у надписей.

"Тип номера" - размер шрифта у типов номеров.

"Цвет заливки" - цвет заливки номера.

"Высота ячейки" - высота ячеек.

"Цвет шрифта" - цвет шрифта.

"Цвет линий" - цвет линий между ячейками.

Места "Размер шрифта" - размер шрифта у надписей "Цвет шрифта" - цвет шрифта надписей.

Этажи "Ширина столбца" - ширина столбца, отображающего этажи.

"Размер шрифта" - размер шрифта у надписей.

"Цвет заливки" - цвет заливки ячеек.

"Цвет шрифта" - цвет шрифта у надписей.

"Цвет линий" - цвет линий между столбцами.

Строения:

"Ширина столбца" - ширина столбца, отображающего строения.

"Размер шрифта" - размер шрифта у надписей.

"Цвет заливки" - цвет заливки ячеек.

"Цвет шрифта" - цвет шрифта у надписей.

"Цвет линий" - цвет линий между ячейками.

–  –  –

Подсказки Здесь настраиваются данные отображения подсказок в ПО.

Поселение В данном окне вносятся настройки отображаемой информации при наведении на локацию в службе размещения.

Выделите DBL CL ЛКМ тип локации. Вам откроется окно «Конструктор надписей».

В левой части окна представлена отображаемая информация при наведении на данный тип локации.

В правой части окна находятся список данных, которые можно отобразить.

–  –  –

Перетяните необходимые данные из правой в левую часть окна. Сохраните данные.

Номер В данном окне вносятся настройки отображаемой информации при наведении на номер на шахматке.

Выделите DBL CL ЛКМ надпись «Номер». Вам откроется окно «Конструктор надписей».

В левой части окна представлена отображаемая информация при наведении на номер.

В правой части окна находятся список данных, которые можно отобразить.

–  –  –

Поселения В данном окне настраиваются цвета у локаций каждого статуса. Для изменения цвета используйте […] у нужного типа локации. В левой части окна отобразится внешний вид локации с учетом выбранного цвета. В этом окне Вы можете так же настраивать прозрачность и выпуклость цвета, устанавливать приоритеты цветов.

–  –  –

Штриховка Во вкладке настраивается отображение типа оплаты у поселений с помощью штрихов. Поле «Тип оплаты»

заполняется в окне «Индивидуальное бронирование».

Установите галочку у того типа оплат, который Вы хотите отобразить, выберите направление, область и цвет штрихов. Сохраните данные.

–  –  –

Изображения Во вкладке «Изображения» настраивается отображение значков у локаций на шахматке в зависимости от их статуса. Для установления значка выделите галочкой условие отображения и в столбце «Отображать для»

выделите галочками статусы локаций. Сохраните данные.

–  –  –

Надписи Во вкладке «Надписи» вносятся данные, которые будут отображаться у локаций на шахматке с учетом их статуса. Выделите DBL CL ЛКМ тип локации. Окно «Конструктор надписей» состоит из 2 частей: правой и левой. В левой части окна представлена отображаемая информация у локации на шахматке. В правой части окна находятся список данных, которые можно отобразить.

В окне «Конструктор надписей» перенесите поле из правой части окна в левую. Сохраните данные.

–  –  –

Фильтр В окне настраивается цвет панели и параметры отображения фильтра.

Значения полей:

«Показывать» - отображение параметра в фильтре.

«Раскрывать по умолчанию» - раскрытие выбранного параметра при открытии фильтра.

–  –  –

Настройка системы Во вкладке указываются настройки, применимые для всех пользователей отеля. В данной главе описано значение некоторых значимых полей.

Значения по умолчанию «Оплата» - предлагаемый тип оплаты по умолчанию.

«Документ» - предлагаемый тип документа в окне индивидуального бронирования (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.).

«Тип размещения» - предлагаемый тип размещения по умолчанию (номер, место).

«Статус брони по умолчанию» - статус брони в групповом и индивидуальном бронировании предлагаемый программой.

Размещение

«Время заезда» - стандартное время заезда в отель.

«Разрешить поселение задним числом» - настройка, позволяющая осуществлять поселение в номер прошлым числом.

«Начислять гостю простой номера» - автоматическое начисление услуги «Проживание» за дни незаезда.

Начисляется только гостям в статусе «Проживание».

«Время выезда» - расчетный час в отеле.

«Разрешить выселение гостя с долгом» - настройка, позволяющая выселять гостей при балансе не равному нулю.

«Разрешить автоматическое выселение гостей» - автоматическое выселение гостей.

«Запретить продажу местами» - настройка, запрещающая осуществлять продажу местами. Для настройки тарифов и номеров по местам необходимо данную галочку снять.

Время выезда бывает 2 видов:

- Фиксированное – фиксированное время выезда;

- Плавающее – время выезда гостя равно времени заезда в отель.

«Тариф обязателен» - если поле включено, система не позволит поселить гостя без указания тарифа.

«Тарифицировать поздний выезд » - условия расчета позднего выезда.

«Тарифицировать ранний заезд» - условия расчета раннего заезда.

Для общей настройки расчета позднего выезда / раннего заезда установите галочку у соответствующего поля и нажмите на кнопку. В левой части открывшегося окна укажите тип значения (час, сумма, процент), округление времени и начислений. В правой части открывшегося окна укажите значения соответствующие каждому часу раннего заезда или позднего выезда. Сохраните данные.

–  –  –

Примеры:

1. Расчетный час в отеле 12:00. Стоимость 1 часа задержки = 200 руб., со 2 по 6 час – 1000 руб, с 6 по 24 часов – 2000 руб. Если гость выезжает на 1,5 часа позже расчетного часа отель берет стоимость, как за час задержки.

Укажите в поле «Округление времени» значение в меньшую, в поле «Тип значения» - сумма. В правой части окна введите данные соответствующие условиям.

2. Расчетный час в отеле 12:00. Стоимость позднего выезда с 1 – 6 часов задержки составляет стоимость половины суток, при задержке более 6 часов – отель взимает плату как за сутки.

Укажите в поле «Тип значения» - процент, в условия расчета введите с 1 – 6 час – 50%, в последующие часы – 100.

3. Расчетный час в отеле 12:00. Стоимость задержки 1 часа равна стоимости проживания 1 часа в отеле.

В поле «Тип значения» укажите час, в правой части окна введите числовые значения, соответствующие настройке.

Настройку позднего выезда / раннего заезда можно осуществить так же для конкретного тарифа в настройках справочников в формировании тарифов.

«Авансовая оплата» - после оформления карточки поселения будет предлагаться окно оплаты.

«Начислять услуги при авансовой оплате» - услуги тариф - пакета будут начисляться сразу после поселения, за весь период проживания. Если поле не включено – услуги будут начисляться ежедневно ночным аудитом, при переводе даты в системе.

«Предупреждать при поселении в грязную комнату» - если поле включено, при поселении в номер со статусом «грязный» система будет выводить предупреждение. Иначе поселение проходит как обычно.

Рис. 116

«Разрешить автоматическое выселение гостей» - программа автоматически будет выселять гостей в соответствии со временем, указанным в карте бронирования при условии, что баланс фолио поселения равен 0.

«Разрешить поселение задним числом» - настройка, позволяющая поселять гостей прошедшим числом.

«Запретить изменение времени выбытия гостя» - настройка, позволяющая осуществлять контроль персонала за выселением гостей. Персонал не сможет изменить время при выселении гостя.

«Запретить продажу местами» - настройка, запрещающая продажу номера местами. Если в отеле часто проживают гости, прибывшие в командировку в одном номере и им необходимы разные счета, то данная настройка не рекомендуется. Рекомендуется создать в формировании тарифов и пакетах услуг операции для проживающих гостей по местам.

Начисления

–  –  –

«Не разделять автоначисления по гостям» - схема начисления услуг по гостям. При установленной галочке вся сумма начисляется на главного гостя.

Заказы:

«% за бронь» - указывается процент от тарифа проживания, взимаемый при заезде, за бронирование. Это единовременное начисление. В раскрывающемся списке нужно выбрать услугу, которая будет соответствовать этому начислению на фолио гостя.

«Контролировать ввод организации при б\н расчете» и «Контроль за типом трансфера при б\н расчете» – рекомендуются: Если в карточке гостя при поселении и бронировании указан б\н расчет, то обязательным будет запрос на организацию-плательщика и тип трансфера (проживание или все услуги).

«Контроль за распределением брони» – рекомендуется. Если портье не распределил бронь ее не видно в отчетах менеджера.

«Использовать квоты» - настройка позволяющая осуществлять работу с квотами в отеле.

«Разрешить бронирование задним числом» настройка, позволяющая создавать бронь прошлым числом.

«Код услуги (подстановки) для проживания / доп. услуг» - наименование услуг, заменяемые при использовании подстановки в окне «Создание счета из заказа».

«Отключать контроль при выписывании счета» - настройка, позволяющая при создании счета вводить сумму, большую, чем указана в брони.

Гость:

Настройка заполнения данных гостей и их оповещения.

Касса:

В разделе находятся общие настройки кассы, кредитных карт, фолио и фискальных операций.

«Группировать услуги при пробитии чека» и «Использовать подстановку при пробитии чека» относятся к фискальному регистратору.

Расчет загрузки:

Формирует политику отеля в учете загрузки номерного фонда, влияет на представление данных в отчетах менеджера.

«Алгоритм расчета (0…5)» - рекомендуется схема 5.

Почта:

В разделе расположены общие настройки почты отеля.

Остальные разделы относятся к технической настройке ПО.

–  –  –

Настройка отчетов

В данном разделе представлено подробное описание настройки отчетов программы:

• Добавление и удаление отчетов.

• Права доступа.

• Просмотр, печать и экспорт отчетов.

Добавление группы отчетов осуществляется с помощью кнопки.

–  –  –

Значение полей:

В поле "Код" указывается код группы.

В поле "Наименование" вносится полное наименование группы.

В поле "Описание" вводится описание группы отчетов.

Добавление нового отчета осуществляется с помощью кнопки.

–  –  –

Значение полей:

В поле «Группа» указывается группа, в которой будет находиться добавляемый отчет.

«Категория» - места отображения отчета.

«Наименование» - наименование отчета.

«Описание» - краткое описание печатной формы.

Используя кнопку в поле «Имя файла» укажите путь до файла.

«Доступен в вэб-отчетах» - доступность печатной формы в вэб-отчетах.

Для удаления отчета выделите отчет, нажмите на стрелку у кнопки «Добавить отчет», затем выберите команду «Удалить отчет». В ПО Shelter v.2 запрещено удаление базовых отчетов.

Для редактирования отчета выделите отчет, нажмите на стрелку у кнопки «Добавить отчет», затем выберите команду «Редактировать отчет».

–  –  –

Внешние файлы В данном окне указывается путь до печатной формы подтверждения бронирования и логотипа. В окне «Внешние файлы» выбранной печатной формы настраивается категория, группа и язык формы.

–  –  –

Наименование файла логотипа должно быть "Logo.jpg".

Для подписи в печатную форму "Подтверждение бронирования" необходимо создать файл с наименованием "Confirm_Reserve_RUS" для русского языка и с наименованием "Confirm_Reserve_ENG" для подписи в английском варианте с типом файла RTF.

Для отображения печати отеля на печатных формах необходимо во внешние файлы добавить файл "Press.jpg".

Для подписи отеля в печатную форму "Счет" необходимо добавить файл с любым наименованием и указанной категорией "Оплата услуг".

Для ввода подписей в печатную форму "Регистрационная карта гостя (универсальная)" необходимо создать след.

файлы:

HOTELRULES.RTF - для нижней части подписи;

HOTELCARD.RTF - для верхней части подписи.

Права доступа.

Окно «Настройка отчетов» состоит из панели операций, списка доступных отчетов и прав доступа. Права доступа расположены справа окна. Их необходимо установить на все отчеты, которые Вы хотите видеть в ПО.

Отметьте роли, которым будут доступны отчеты галочками, затем используйте кнопку.

Для удобства установления одинаковых прав у отчетов существует кнопка.

Отметьте галочками отчеты, в которые необходимо скопировать права, затем выделите отчет с правами и используя щелчок ЛКМ и нажмите на кнопку «Копировать права».

–  –  –

Просмотр отчетов в данной вкладке осуществляется с помощью кнопки.

У большинства отчетов есть описание, с которым можно ознакомиться перед построением отчета.

–  –  –

В разделе Вы найдете информацию по пользовательской части программы:

• Размещение (бронирование и ремонт номеров, поселение и выезд гостей, начисление и оплата услуг).

• Бронирование (бронирование и договорная работа).

• Мероприятия (создание, изменение и редактирование мероприятий).

• Киоск (быстрая продажа услуг и товаров).

• Список гостей (работа с данными гостей).

• Список фолио (фолио юридических и физических лиц, счета-фактуры, фолио терминал).

• Работа с кассой (кассовая отчетность).

• Ночной аудит (смена даты в программе).

• Отчеты (просмотр и печать отчетов).

• Телефонная книга (телефонная книга, менеджер звонков).

• Прочие модули (журнал изменений и сообщения).

Размещение

В модуле осуществляются следующие функции:

• Индивидуальное бронирование;

• Размещение гостей (по брони и "от стойки");

• Текущая работа с гостями (переселение, выселение);

• Работа со счетами: начисление услуг, принятие оплат, печать счетов;

• Постановка номеров на ремонт, изменение статуса номера.

Доступ ко всем вкладкам можно получить используя кнопку, расположенную в верхнем левом углу.

–  –  –

Все - отображение всего номерного фонда.

Проживающие - локации всех поселений на текущий момент, не зависимо от даты заезда.

Выбывающие - локации поселений, срок проживания которых заканчивается в текущую смену.

Выбывшие - локации выездов, свершенных в текущую смену.

Прибывающие - локации броней, распределённых по номерам комнат, заезжающих в текущую смену.

Прибывшие - локации поселений, свершенных в текущую смену.

Свободные - свободные номера на текущий момент времени.

Работа с клавиатурой F1 - вызов справки о программе.

F2 - список "горячих клавиш".

–  –  –

Шахматка - пересечение дат и номеров с указанием корпусов, типов номеров и этажей.

Розовым цветом выделен текущий день.

Значение кнопок на шахматке:

–  –  –

Цифровые значения напротив номера отображают количество суток проживания гостя на данный момент /

- всего суток.

У каждого номера отображается его статус уборки:

зеленым цветом - убранные номера, красным цветом – грязные.

Просмотр шахматки также осуществляется путем использования нижней полосы прокрутки.

–  –  –

Ниже представлена сводная информация о количестве свободных и занятых номеров по каждому дню отображаемого периода.

Для просмотра информации в процентном соотношении используйте в конце строки кнопку.

–  –  –

Нажатие на кнопку, находящуюся над цветовыми подсказками, приведет к сокрытию сводной информации.

На нижней панели управления программы расположены следующие кнопки:

–  –  –

3. С помощью сочетания клавиш на клавиатуре Ctrl + R.

Курсор мыши должен быть на свободной позиции шахматки.

Вам откроется окно "Индивидуальная броня". Для ввода данных гостя используйте кнопку напротив поля "Фамилия".

Для выбора гостя из существующих используйте фильтр. Добавление данных нового гостя осуществляется

–  –  –

Более подробное описание заполнения находится в подразделе «Карта гостя»

В окне "Индивидуальное бронирование", необходимо справа указать дату заезда / выезда, тип размещения, тип номера и номер, а так же заполнить поле тариф. Сохраните введенные данные.

Более подробное описание находится в подразделе «Поселение»

–  –  –

Удаление групповой брони запрещено на шахматке, возможно только во вкладке "Бронирование".

Изменение брони Осуществляется с помощью команды "Изменить" в контекстном меню брони или с помощью кнопки "Изменить" на панели операций После внесения новых данных, сохраните их.

Поселение

Виды поселения:

1) Размещение без брони ("От стойки");

2) Размещение по предварительной брони.

Поселение "От стойки" При данном виде поселения предполагается, что гость ранее номер не бронировал.

Поселение можно сделать несколькими способами:

1) Нажатием правой кнопкой мыши по локации и выбором команды "Поселение";

–  –  –

2) Использованием кнопки "Заезд" на панели операций ;

3) Сочетанием клавиш Ctrl + Shift + C.

Введите данные в окне "Индивидуальное бронирование". Сохраните заявку.

Поселение по брони

Виды поселения:

1) Индивидуальное поселение;

2) Групповое поселение.

–  –  –

Можно сделать 3 способами:

1) С помощью выделения брони и нажатия на панели операций кнопки ;

2) Выделением на шахматке брони и использованием команды "Заезд гостя" в контекстном меню брони;

–  –  –

3) Нажатием сочетания клавиш Shift + Ctrl + C;

Используя любой из выше описанных способов, открывается окно "Индивидуальное бронирование".

Посмотрите правильность заявки, если нужно - дополните информацию. Сохраните данные.

Таким образом Вы поселите гостя в программе. Локация на шахматке изменит свой цвет. Текст надписей локации станет черного цвета.

Групповое поселение по брони.

Нажмите на панели операций кнопку "Поселить" Откроется вкладка "Список гостей" со списком всех броней на текущий день.

Для поселения брони используйте нажатие на стрелочку кнопки «Поселение по брони».

–  –  –

1) Поселения группы - выделите галочкой заявку по брони, выберите функцию "Поселение группы";

2) Поселения нескольких броней - выделите брони галками и используйте функцию "Выборочное поселение";

3) Поселения одной брони - выделите бронь, выберите "Поселение по брони".

После нажатия на кнопку "Поселение по брони" откроется окно "Групповое поселение", в котором Вы можете выдать ключи и взять авансовую оплату у каждого гостя.

Для дополнения информации в карте бронирования и в карте гостя у поселения используйте в службе размещения команду "Изменить" на панели операций.

–  –  –

Заполнение карты брони / поселения

Карточка брони / поселения состоит из 6 разделов:

1) основная информация;

2) организация;

3) дополнительные параметры;

4) параметры заезда;

5) стоимость начислений;

6) идентификаторы.

Основная информация Данные в раздел вводятся вручную с клавиатуры или отображаются автоматически после выбора карты гостя под кнопкой.

–  –  –

Заполнение полей «Организация», "Агент", "Плательщик" осуществляется с помощью кнопки.

В окне выбора организации возможно создание, изменение и удаление юр. или физ. лиц.

Для создания юридического и физического лица в окне «Список организаций» используйте кнопку.

В открывшемся окне заполните необходимые данные. Поля, выделенные жирным шрифтом, являются обязательными для заполнения. После введения данных используйте кнопку «Сохранить».

Изменение данных юридического и физического лица осуществляется с помощью:

1) Кнопки расположенной на панели операций

2) DBL CL ЛКМ по лицу В открывшемся окне измените необходимые данные.

–  –  –

Заполнение полей "Блок квот ", "Трансфер услуг", "Сегмент рынка", "Источник", "Тип гарантии" производится из справочников под кнопками.

Данные в поля "Контактное лицо" и "Телефон" вводятся вручную.

Более подробную информацию о значении полей смотрите в модуле «Бронирование».

Параметры заезда

–  –  –

Дата / время заезда - доступны для изменения в карточке брони, в карточке поселения дата фиксирована и равна текущему дню.

Дата / время выезда заполняются при помощи встроенного календаря или вручную. При изменении значения поля "Ночей" система автоматически вычисляет дату выбытия.

При размещении путем растягивания даты / время заполняется автоматически "Тип размещения":

1) Место - гость будет поселен на основное место в номере. В этом случае у каждого гостя индивидуальное фолио, счета.

2) Номер - один или несколько гостей занимают номер полностью.

При поселении гостя одна из записей имеет признак главного гостя -.

Для изменения главного гостя используйте команду "Главный гость" под ПКМ контекстного меню.

Рис. 147

Поля основные и дополнительные места заполняются автоматически после выбора карты гостя каждого клиента. Вводить данные можно так же вручную.

Тип номера / Заявок - выберите с помощью кнопки тип номера. Во избежание перебронирований (overbooking), выбирают номера, только если их свободное количество 0.

Для отображения количества свободных типов номеров с учетом указанного времени установите галочку «Учитывать время заезда и выезда», расположенную внизу окна.

–  –  –

В поле "Номер / Цвет" укажите номер комнаты и цвет, если хотите выделить локацию на шахматке.

При выборе номера комнаты в окне «Номерной фонд» отображается статус комнаты (чистая, грязная), корпус, этаж, тип номера, особенности и количество основных / дополнительных мест.

–  –  –

Поле "Расчетные параметры" заполняется только в случае продажи одной категории номера по цене другой (более дорогой и дешевой).

Поле "Тариф" обязательно к заполнению. Программа предложит существующие тарифы, соответствующие введенным параметрам.

–  –  –

Поле тип оплаты заполняется автоматически по умолчанию. Изменение типа оплаты лучше осуществлять при оплате услуг на фолио.

Для указания номера кредитной карты используйте напротив поля "Тип оплаты / Валюта" кнопку.

Чтобы установить скидки для поселения или брони используйте данные в поле "Скидки".

Стоимость начисления

–  –  –

Значение полей:

«Услуг пакета» - стоимость услуг, входящих в тариф-пакет.

«Доп. услуг» - стоимость дополнительных услуг, прикрепленных к заезду.

«РЗ» - расчет раннего заезда.

«ПВ» - расчет позднего выезда.

«Стоимость» - итоговая сумма всех услуг, прикрепленных к заезду.

«Скидка» - сумма назначенной скидки.

«К оплате» - итоговая сумма, с учетом всех услуг и скидок.

В блоке «Индентификаторы» располагается информация о заявке.

Значение кнопок на панели операций в окне «Индивидуальное бронирование»

Автоначисления Все авто начисления услуг видны под кнопкой В окне "Список автоматических начислений" отображаются все услуги тариф-пакета с указанием данных гостя, дат реализации, количества, скидок и секций начисления.

Добавить услугу в авто начисления можно с помощью кнопки "Добавить". Необходимо заполнить поля:

начало, окончание, услуга, цена, количество, секция.

Рис. 152

Обозначение полей:

"Гость" - ФИО клиента, которому будут начислены услуги. Для выбора предлагаются только проживающие в номере гости.

"Фолио" - номер фолио начисления услуг.

"Дата начала" / "Дата конца" - даты начисления услуги. Если указать период с первое по второе число, в количестве 1, выбранная услуга будет начислена первого и второго числа в количестве 1. При указании в поле "Дата начала" / "Дата конца" периода с первого по первое число того же месяца в количестве 3, выбранная услуга будет начислена первого числа в количестве 3 единиц.

"Код" - код услуги.

"Стоимость" - общая сумма начисления услуги.

"Скидка" - сумма скидки.

"Осн / Доп" - пометки услуг.

Услуга "Проживание" начисляется с пометкой "Основное". Дополнительные услуги, входящие в тариф-пакет начисляются с пометкой "Дополнительно". У услуг, добавленных вручную в авто начисления данное поле не заполняется, "Секция" - секция начисления услуги на фолио ("Гость", "Проживание", "Питание").

–  –  –

- Разбить по сменам (отобразит не сгруппированные услуги по датам).

Расписание питания Данная кнопка находится на панели операций в окне "Индивидуальное бронирование".

В окне "Расписание питания" отображаются все услуги, заведенные в тариф-пакет и в авто начисления гостя, у которых в настройках (справочники – расписание питания) указано расписание питания. Вы можете добавлять услуги с расписанием питания с помощью кнопки "Добавить".

–  –  –

Фолио При нажатии на данную кнопку открывается вкладка "Фолио терминал".

В нем представлено фолио поселения ( счет гостя) Более подробное описание находится в описании модуля «Фолио-терминал».

Юридические лица Данная кнопка используется если номерной фонд отеля разделен между нескольких организаций собственников.

При поселении / бронировании выберите необходимую организацию собственника, используя кнопку "Юр.

лица".

Данная функция ограничена правами в программе.

–  –  –

Дополнительное фолио При использовании данной кнопки создается постоянное фолио для выбранного гостя.

При выселении гостя баланс дополнительного фолио должен быть равен нулю.

Документы Кнопка предназначена для прикрепления документов к поселению / брони.

При добавлении документа укажите путь к файлу на своем компьютере.

Автоматические трансферы Для добавления авто трансфера используйте кнопку "Добавить".

В открывшемся окне укажите фолио цель и секцию, тип транзакции. Сохраните данные.

С фолио поселения автоматически будут перенесены услуги в соответствии с настройкой.

–  –  –

Более подробное описание кнопок: «Новый», «Возврат», «Список», «Оплата» расположено в главе «Бронирование».

Примеры поселения Ситуация 1. Несколько гостей проживают в одном номере. Гостям необходимо выдать общий счет.

При создании заезда / брони в поле "Тип размещения" укажите "Номер".

Введите данные клиентов. Сохраните заявку. Проведите оплату услуг.

–  –  –

Ситуация 2. В отеле предусмотрена продажа койко-местом.

При размещении / бронировании напротив поля "Тип размещения / Ночей" укажите "Место", укажите остальные данные только на одного гостя. Сохраните бронь / поселение. Для введения второго и следующего гостей создайте бронь / заезд в тот же номер комнаты с типом размещения «Место». Сохраните бронь / заезд.

При таком поселении / бронировании создается две разных брони и два разных фолио.

Услуги по тариф - пакету начисляются на каждое фолио.

–  –  –

Ситуация 3. Гостям, проживающим в одном номере нужны два разных счета за услуги.

Существует два варианта размещения гостей.

1) Размещение гостей с типом размещения «Место». Подробнее описано в предыдущей ситуации.

2) Вы можете использовать размещение двоих гостей с типом размещения "Номер".

При поселении Вы увидите в строке проживания разделение стоимости номера, если в настройках системы есть соответствующие настройки.

–  –  –

Подселение осуществляется с помощью:

1) Команды "Изменить" на панели операций или в контекстном меню поселения (при размещении номером);

2) С помощи кнопки "Заезд" на панели операций (при размещении местами).

Используя команду "Изменить" Вам откроется окно "Индивидуальное бронирование". Для добавления других гостей в эту же заявку используйте функцию "Добавить" на поле с информацией о клиенте. В столбце "Категория" указывается тип клиента (ребенок, младенец, взрослый), в столбце "Размещение" указывается тип размещения (основное и дополнительное место).

Рис. 159

Использование кнопки "Заезд" подразумевает подселение с типом размещения основное место в тот же номер. Подселение местом Используется в случаях, когда 2 гостя проживают в одном номере, но каждому нужен свой счет. В таком случае необходимо поселить двух гостей в один номер с типом размещения "место".

В открывшемся окне "Индивидуальное бронирование" заполните нужную информацию. Сохраните данные.

Отмена поселения

Поселение можно аннулировать при условиях:

1) Аннулирование поселения разрешено пользователю правами в настройках программы.

2) Поселение было произведено в текущие сутки.

3) Отмена поселения возможна в течение установленного в настройках программы периода времени.

4) Баланс фолио гостя равен 0.

Для отмены заезда выберите команду "Аннулировать" в контекстном меню под ПКМ выделенного гостя на шахматке.

Укажите причину отмены. Сохраните данные.

–  –  –

Вариант 1. Если гость был поселен по брони, то аннулированное поселение восстанавливается до состояния брони, отображаясь при этом на шахматке.

Вариант 2. Если гость был поселен "от стойки" (без предварительного бронирования), то его поселение восстанавливается в статус аннулированной брони без сохранения номера комнаты.

Такую броню можно найти в списке бронирования.

Восстановление поселения Внимание! Восстановление поселения может быть произведено только в день выезда.

Для восстановления локации, находящейся в статусе "Выезд", используйте команду "Восстановить" под ПКМ в контекстном меню.

–  –  –

Поселение восстанавливается с той же датой выезда. После восстановления необходимо продлить проживание.

Изменение данных выселенной локации

Функция изменения данных:

1) Доступна только для локаций со статусом "Выезд".

2) Используется для изменения параметров без восстановления поселения.

3) Строго ограничивается правами доступа для пользователя.

–  –  –

Переселение

Виды переселения:

1) Индивидуальное.

2) Групповое.

Индивидуальное переселение

Способы переезда в другой номер:

1) Команда "Переселить" в контекстном меню поселения.

2) Перетягивание локации на шахматке.

–  –  –

В ситуации, когда необходимо пересилить гостя в другой тип номера, но при этом сохранить прежний тариф, используйте поле "Расчетные параметры". Для его активации нажмите на надпись "Тип номера" напротив. Выберите тип номера для расчета тарифа под кнопкой. Установите тариф.

–  –  –

Функция запланированного переезда Функция используется в случаях, когда необходимо при бронировании или поселении гостя запланировать его переезд на один из дней в течение его проживания.

В окне "Индивидуальное бронирование" выделите гостя, которому необходимо добавить переезд, ПКМ вызовите контекстное меню и выберите функцию "Добавить переезд". Автоматически открывается вкладка "Переезды", в которой создается запись о переезде гостя в другой номер в виде новой строки.

Укажите дату заезда в новый тип номера (дата выезда должна быть равна общей дате выезда, указанной в карточке поселения). Установите тип номера, номер комнаты, тип размещения и тариф.

–  –  –

В случае, когда гости хотят поменяться номерами между собой, используется функция группового переселения, которая может осуществляться двумя способами:

–  –  –

Используя кнопку "Добавить", выберите гостей для переселения.

DBL CL ЛКМ по гостю. В открывшемся окне заполните поля: номер, тип ресурса и тип тарифа. Сохраните изменения.

–  –  –

3) Протягивания локации на шахматке.

В открывшемся окне "Индивидуальное бронирование" измените дату / время выезда или значение в поле "Ночей".

Сохраните данные.

–  –  –

3) Протягивания локации на шахматке.

В открывшемся окне "Индивидуальное бронирование" измените дату / время выезда или значение в поле "Ночей".

Сохраните данные.

–  –  –

Сокращение может осуществляться как на одни или несколько суток, так и часов.

При сокращении сроков проживания с последующим выездом в тот же день в программе выполняется функция выселения гостя.

Функция «Изменение тарифа" Функция изменения тарифа расположена под ПКМ выбранного поселения и используется в случаях, когда гость желает изменить тариф в течение или при продлении проживания.

–  –  –

В окне "Индивидуальное бронирование" внесите изменения. Сохраните заявку.

После использовании функции "Изменение тарифа" локация отображается на шахматке разрывом.

–  –  –

Создание путевок осуществляется двумя способами:

1) Автоматически (при правильной настройке тарифа);

2) Вручную (при поселении или бронировании).

Автоматическое создание путевки При выборе тарифа с установленной функцией автоматического создания путевок под строкой информации о заезде отобразится строка информации о путевке. Просмотреть, изменить, распечатать или удалить путевку можно с помощью меню, находящегося под ПКМ.

–  –  –

Вручную путевку можно добавить при бронировании/поселении. Для этого выделите гостя и используйте команду "Добавить путевку" под ПКМ в строке информации о заезде. В открывшемся окне "Регистрация путевки" внесите необходимые данные в поля, сохраните. Просмотреть, изменить, распечатать или удалить путевку можно с помощью меню, находящегося под ПКМ.

–  –  –

2) Выделив выбывающего гостя и выбрав на панели управления кнопку Используя любой из выше описанных способов, Вам откроется окно информации о заезде.

При выселении необходимо обратить внимание на 3 поля:

1) Общий баланс фолио - сумма всех оплат минус сумма всех услуг на фолио поселения.

2) Баланс гостя - задолженность (отрицательная сумма) или остаток средств (положительная сумма) самого гостя.

3) Лимит кредита - уровень до которого можно начислять гостю услуги в кредит.

Внимание! Выселение возможно только при нулевом балансе гостя.

Для выселения используйте кнопку "Выселить" в нижней правой части окна.

–  –  –

При нажатии на кнопку "ОК" фолио будет открыто автоматически.

Отрицательный баланс фолио означает, что необходимо произвести оплату услуг либо сделать их возврат, если гость ими не воспользовался, приведя, таким образом, баланс фолио к 0.

Положительный баланс фолио означает, что необходимо произвести возврат неизрасходованных денежных средства либо начислить услуги, приведя, таким образом, баланс фолио к 0.

Внимание! Выселение гостя возможно при общем балансе, не равном нулю. Такие ситуации возможны при наличии схемы трансфера в карте поселения.

В случае, когда время выезда гостя превышает установленный расчетный час и в системе настроен расчет позднего выезда, программа предложит начислить услугу.

–  –  –

"Да" - поздний выезд будет начислен. Баланс фолио изменится. Фолио откроется автоматически.

"Нет" - отмена начисления позднего выезда.

В момент выселения гостя программа предлагает печатные формы.

Настройку вывода окна печатных форм при выселении см. в модуле «Отчеты»

–  –  –

Карточка гостя Регистрационная карта каждого гостя заполняется в программе единожды. Для последующих поселений и бронирований карта гостя выбирается из списка гостей.

Во вкладке "Основное" вносятся паспортные данные.

Для быстрого перехода между полями данных используйте клавишу Tab на клавиатуре.

–  –  –

Во вкладке "Дополнительно" заполняются такие данные как телефон и e-mail гостя, место работы и стаж, язык обращения к гостю и прочее.

В поле "Категория" указывается категория клиента (нежелательный или постоянный гость, неплательщик).

При определенных настройках системы программа информирует о категории гостя при его выборе для поселения / бронирования.

"Примечание" - поле для дополнительной информации к карточке гостя.

"Скидка". Если в этом поле установлена скидка / наценка, то действовать она будет при каждом бронировании / поселении этого гостя.

–  –  –

Во вкладке "Регистрация иностранного гостя" данные заполняются после сохранения карты поселения / бронирования Более подробное описание регистрации иностранного гостя находится в следующем подразделе.

Во вкладке "Статистика" данные заполняются автоматически после каждого выезда гостя.

–  –  –

Значение кнопок:

Кнопка "Веб-камера" позволяет сделать фотографию гостя с веб-камеры данного компьютера.

Кнопка "Сканирование" используется в случае наличии связи со сканером паспортов.

Кнопка "История гостя" показывает все прежние заезды и фолио гостя.

Кнопка "Сообщения" позволяет прикрепить сообщения к карточке гостя.

Более подробная информация о работе с сообщениями расположена в разделе "Сообщения".

Кнопка "ПДС" - информация о текущем уровне скидки, заездах, потраченных средствах и номеру карты персональной дисконтной системы Shelter.

Кнопка "Печать визы". Более подробная информация расположена в разделе "Регистрация иностранного гостя".

Кнопка "Идентификаторы"- список всех идентификаторов гостя: гостевая карта, электронный ключ от двери номера и т.д.

Кнопка "Фолио" - создание постоянного фолио для гостя.

–  –  –

Регистрация иностранного гостя Все паспортные данные гостя указываются в закладке "Основное" карточки гостя. Регистрация иностранного гостя осуществляется во вкладке или в окне информации о поселении

–  –  –

Настройки ID иностранного гостя - порядковый номер иностранного гостя в БД отеля.

Отображать в отчете "Журнал в миграционную службу" Если данные гостя не должны попадать в отчет "Журнал в миграционную службу" - снимите галочку.

Код органа из СПО "Мигрант-1" - в поле указывается порядковый номер иностранного гостя в СПО "Мигрант -1" при наличии связи с ним.

ID-карта гостя - номер идентификационной карты в случае отсутствия паспорта.

Сведения о принимающей стороне Организация - юридическое лицо, на которое оформляется поселение гостя в отеле ( организациясобственник отеля).Выбирается из списка под кнопкой.

Физическим лицом могут быть: старший администратор, администраторы СПиР, лицо ответственное за регистрацию иностранных гостей в отеле, директор, управляющий и т.д. Выбирается из списка под кнопкой.

UCS Shelter v.2 Гость Фамилия, Имя, Отчество, пол, гражданство, дата рождения, место рождения, город, населённый пункт

- данные гостя переносятся в эти поля из вкладки "Основное".

Профессия - переносится из вкладки "Дополнительно", заполняется вручную или путём выбора профессии из справочника под кнопкой (при условии включения использования данного справочника в настройках).

Цель приезда устанавливается путём выбора из справочника под кнопкой.

Документ, удостоверяющий личность Государство, выдавшее документ - выберите из предложенного списка под кнопочкой Вид документа, серия, номер, кем выдан, дата выдачи, срок действия - данные гостя переносятся в эти поля из вкладки "Основное" Виза Вид документа, разрешающего пребывание на территории страны (чаще виза).

Тип визы, кратность визы выберите из списка.

Серия / Номер, дата выдачи, срок действия данные вводятся в поля с клавиатуры.

Дата въезда - дата пересечения границы.

Срок пребывания до - переносится автоматически из поля "Дата выезда" в карточке поселения.

КПП - контрольно-пропускной пункт, место пересечения границы.

Рис. 189

Миграционная карта Серия / Номер, дата выдачи миграционной карты - заполняется с клавиатуры (чаще дата выдачи равна дате въезда).

Сведения о законных представителях ФИО, степень родства заполняется путем выбора данных из справочников. Поля используются в случае, когда гость въезжает в страну по вызову.

Прочее Адрес прежнего пребывания - информация о местах остановок гостя внутри страны до приезда в Ваш отель.

Дополнительная информация, название группы, количество человек, сопровождение, ГИД, маршрут, примечание - поля для ввода дополнительной информации с клавиатуры.

После ввода данных, сохраните их.

Для печати уведомления о прибытии иностранного гражданина используйте кнопку "Печать".

–  –  –

3) Сочетанием клавиш Ctrl+O на клавиатуре В открывшемся окне "Специальное бронирование" заполните и сохраните данные. Поля, обязательные для заполнения выделены жирным шрифтом.

–  –  –

Редактирование карточки ремонта осуществляется с помощью кнопки на панели управления или команды в контекстном меню "Изменить".

Внесите нужные изменения, сохраните данные.

Удаление ремонта Используйте команду "Аннулировать" или кнопку на панели операций, укажите причину удаления.

–  –  –

Статус номера Изменение состояния номера По умолчанию в БД заведены 2 статуса номера: чистый и грязный.

Для добавления иных статусов номеров используйте настройки.

–  –  –

Для изменения статуса комнаты нажмите на цветовую подсказку. В открывшемся окне "Текущее состояние номера" выберите из списка нужное состояние(чистый / грязный).

Ниже укажите зону действия:

"Список номеров" - выберите номера через.

"Тип номера" - статус изменится у всех номеров выбранного типа.

"Все номера" - статус изменится у всего номерного фонда.

Задания для технических служб

В этом же окне Вы можете создавать задания для технических служб.

Для создания нового задания щелкните ПКМ в правой части окна, выберите команду "Добавить задание".

В открывшемся окне укажите службу и задание. Нажмите "ОК".

Если задание реализовано, выберите команду «Задание выполнено».

–  –  –

Способы вызова функции будильника:

1) Выделите локацию на шахматке, нажмите на кнопку

2) ПКМ по локации на шахматке - будильник.

3) Используйте кнопку, расположенную на нижней панели управления Shelter-2.

В открывшемся окне "Менеджер будильников" в верхней левой части окна выберите нужный номер через ( программа предложит к выбору только номера с проживающими гостями).

В поле выбора даты и времени введите данные. Нажмите кнопку "Установить".

В нижней части окна отобразятся созданные будильники.

–  –  –

Статусы звонков (ожидание, сработал, не сработал, удален) устанавливаются администраторами или изменяются автоматически при наличии связи с модулем интерактивного телевидения.

Фильтр "Менеджера будильников".

В верхней правой части окна расположен фильтр менеджера будильников. Введите начальную и конечную дату, нажмите обновить. "Удаленные" - отображение будильников со статусом удален.

Отображение будильника в программе

1) На нижней панели управления программы при наличии ожидаемых будильников отображаются: в левом углу -, в разделе будильников

–  –  –

Парковка Функция регистрации транспортного средства предназначена для осуществления контроля и ведения статистики.

Суммы за платную парковку начисляются вручную на фолио.

DBL CL по локации на шахматке вызывает окно информации о поселении / бронировании.

На панели управления в данном окне нажмите на кнопку

–  –  –

Параметры в полях комната, гость, организация, агент, серия путевки, номер путевки и временной интервал вводятся с клавиатуры. Прочие параметры выбираются из списка.

В фильтре возможно одновременное использование нескольких параметров.

Для возвращения в прежний режим, нажмите на "Сброс фильтра". Повторное нажатие на кнопку фильтра приведет к закрытию раздела поиска.

–  –  –

1) Открытие фолио поселения.

Выделите локацию на шахматке и нажмите на кнопку "Фолио"

2) Открытие Списка фолио.

Вам откроется список всех фолио проживающих гостей.

Более подробное описание работы с фолио, находится во вкладке "Список фолио".

Кнопка События

–  –  –

Способы создания мероприятий:

1) Мероприятия для локации.

Для того чтобы создать мероприятие для конкретной локации, выделите локацию на шахматке и нажмите на кнопку "События". Шахматка ресурсов будет открыта с учетом установленного периода.

2) Мероприятия без привязки к локациям.

Используйте кнопку "События".

Более подробное описание находится в разделе "Мероприятия".

–  –  –

В модуле осуществляются следующие функции:

• Бронирование;

• Размещение гостей (по брони и прямое поселение);

• Текущая работа с гостями (переселение, выселение);

• Работа со счетами: начисление услуг, принятие оплат, печать счетов;

• Работа с данными клиентов.

–  –  –

Поэтажный план Вкладка "Поэтажный план" открывается с помощью нажатия на сочетание клавиш с клавиатуры Ctrl+P.

Слева окна отображаются все корпуса отеля с разбивкой по этажам.

В правой части окна отображается номерной фонд.

–  –  –

Все операции из данной вкладки можно осуществлять с помощью кнопок на панели управления и с помощью функций контекстного меню заявок.

Значения кнопок:

- Создание индивидуальной брони;

–  –  –

Более подробное описание данных кнопок находится в главе «Размещение».

В поэтажном плане есть возможность отобразить расположение комнат в отеле. Для этого нажмите на стрелку под кнопкой «Режим» и выберите «Дизайн».

Для того, чтобы создать фон окна вкладки «Поэтажный план» используйте кнопку.

Для перемещения номера в окне выделите его ЛКМ и удерживая клавишу мыши перетяните в нужное место. Сохраните данные.

–  –  –

В модуле осуществляются следующие функции:

• Индивидуальное, групповое и корпоративное бронирование;

• Калькулятор тарифов;

• Просмотр данных номерного фонда;

• Состояние отеля.

"Свободные номера" Данные приведены в табличной форме в виде пересечения дат и типов номеров.

–  –  –

В верхней части таблицы сверху представлены выбранные даты, слева - типы ресурсов.

В нижней части окна представлена сводная информация по каждому дню выбранного периода.

–  –  –

Для поиска заявок используйте фильтр.

При наведении курсора на кнопки появляются текстовые подсказки. С помощью нажатия на них Вы можете регулировать отображение информации о свободных номерах на выбранные даты.

WL - Лист ожидания;

NG - Негарантированные брони;

CI-E - Заявки с ранним заездом;

CO-L - Заявки с поздним выездом;

DU - Дневное размещение (Dayuse);

QT - Квота.

Дополнительные кнопки модуля расположены в данном окне:

–  –  –

Кнопка "Опции" позволяет произвести расчет по факту, расчет по занятым номерам и расчет местами. Клик по опции приведет к ее выбору, повторный клик - к ее отмене.

Кнопка "Гостиница" - выберите гостиницу для просмотра номерного фонда.

"Подробно" - программа отобразит гарантированные и негарантированные брони, лист ожидания.

"Список заявок" – список броней на выбранные даты.

Регулировка отображаемой информации производится путем нажатия на клавиши типов заявок.

–  –  –

При нажатии на кнопку «Состояние» откроется окно, отражающее состояние типа номера на дату, с указанием ожидаемой загрузки, свободных и занятых номеров, количества заявок и гостей.

Кнопка "Номерной фонд" открывает вкладку, в которой можно посмотреть информацию о НФ, обслуживании номера, историю номера и его состояний.

Создание групповой, корпоративной и индивидуальной брони из вкладки "Состояние отеля" осуществляется с помощью кнопки.

Функция калькулятор тарифов расположена под кнопкой.

–  –  –

Внизу окна представлена информация по выделенной брони с указанием даты и времени заезда / выезда, номера и типа номера, ФИО гостей и тарифа.

–  –  –

Индивидуальное бронирование

Создать индивидуальную бронь в программе можно 2 способами:

1. Нажатием на панели операций кнопки ;

2. С помощью сочетания клавиш на клавиатуре Ctrl + R.

Заполнение карты индивидуального бронирования смотрите в разделе «Размещение».

Групповое и корпоративное бронирование * Доступно только в полной версии Для создания групповой брони используйте кнопку При создании групповой брони необходимо заполнить информацию в левой части окна. Данная информация будет относиться ко всем заездам внутри брони. Групповая броня может содержать в себе заезды с различными датами, типами номеров и вариантами размещения.

–  –  –

Значение полей.

Организация – собственник - поле заполняется автоматически.

Если у отеля несколько организаций - собственников, при наличии прав, можно изменять данные в поле.

Поля "Номер брони" и "Номер заказа" заполняются автоматически после сохранения брони.

Статус брони. Существует 4 вида гарантии: гарантированная, негарантированная, лист ожидания и предварительная заявка. Брони со статусом "Лист ожидания" попадают из модуля интернет бронирования.

Остальные типы гарантии пользователи заполняют сами по своему усмотрению. По умолчанию всегда стоит статус «Гарантированная».

Заезд / Выезд. Укажите даты и время заезда / выезда, используя кнопку.

Ночей - количество ночей пребывания в отеле.

Заказчик - юридическое или физическое лицо, на имя которого создается броня.

Агент - посредник между заказчиком и отелем.

Плательщик - юридическое или физическое лицо, оплачивающее услуги.

У полей "Заказчик", "Агент" и "Плательщик" можно указать контактное лицо. По умолчанию плательщик совпадает с заказчиком.

Скидка. Выбранная скидка будет распространяться на все заезды групповой брони.

Схема трансфера. Трансфер - вид переноса услуг с одного фолио на другое. Используется в случаях, когда плательщик и пользователь, разные юридические и физические лица.

Значение трансфера услуг:

"отсутствует" - все услуги оплачивает гость;

"проживание" - организация оплачивает только услуги тариф-пакета;

"все услуги" - все услуги гостя оплачивает организация.

При выборе опций "Все услуги" или "Проживание" соответствующие начисления накапливаются в фолио гостя, в секции "Отложенные", после выезда автоматически переносятся на фолио организации плательщика.

Схема трансфера. Трансфер - вид переноса услуг с одного фолио на другое. Используется в случаях, когда плательщик и пользователь, разные лица.

По умолчанию программа предлагает переносить услуги по установленной схеме трансфера на фолио группы. Фолио группы создается автоматически после создания брони / поселения. При использовании данного типа трансфера оплаты по брони необходимо производить на фолио группы.

Существует тип трансфера, по которому услуги переносятся на фолио организации. По каждой из броней на данном фолио создается новая секция. При использовании данного типа трансфера оплату по брони необходимо производить на фолио организации. Для работы по описанному типу необходимо изменить настройку трансферов в настройках справочников.

По умолчанию программа предлагает трансфер "Отсутствует".

Тип оплаты. Предполагаемый вариант типа оплаты, который можно поменять в дальнейшем.

Сегмент рынка / Источник - поля для статистических данных.

Дополнительно - индивидуальные параметры брони.

Создание заездов Для добавления заезда используйте кнопку.

Даты и время заезда / выезда должны входить во временной интервал групповой брони.

Выберите тип размещения, тип номера и тариф. Введите в блоке "Размещение" в полях "Основных и дополнительных мест" числовые значения.

В поле "Осн. мест" - указывается количество гостей на основных местах в одном номере. В поле "Доп.

мест" указывается количество гостей в одном номере на дополнительных местах. В поле "Заявок" вводится количество бронируемых номеров с выбранным тарифом и типом размещения.

При наличии определенных прав есть возможность указывать с помощью галочек расчет раннего заезда, позднего выезда, % за броню для данной заявки.



Pages:   || 2 |



Похожие работы:

«Отчет по результатам самообследования образовательной организации Общество с ограниченной ответственностью "РУБЦОВСК-АВТО" за 2015 год. Самообследование проведено директором ООО "РУБЦОВСК-АВТО" Ермаковым М. М.1. Оценка образовательной деятельности Образовательная деятельность ООО "РУБЦОВСК-АВТО" соответствует требован...»

«‘ 1 г ' ' Ч ш Гн ЕМI всеукра ська акад я наук Етяограф1чна Коы1с1я — Каб1нет нацмен НАЦ10НАЛВН1 МЕНШ0СТ1 РАДЯНСЬКОГ УКРА1НИ ЗБ1РНИК НАЦ М ЕНО ЗН АВСТВА За редагуванням акад. ! А. М. ЛОБОДИ [ Книга 2 Проф. О. П. БАРАНН1КОВ X У К Р А Н С Б К Ц И Г А Н И у ки ев...»

«006672 Настоящее изобретение относится к области защиты объектов военного назначения от бронебойных средств поражения. Наиболее эффективно использовать предлагаемое устройство для защиты бронированных объектов военной техники, например танков, от средств поражения кинетического дейс...»

«Инструкция по эксплуатации Шейкер VIBA POS & PRO RU Russisch Ausgabe 3.2-12 шейкер VIBA 25 POS & PRO Collomix Rhrund Mischgerte GmbH D-85080 Gaimersheim Содержание 1. Общий вид шейкера...»

«Программа спортивной секции "ФУТБОЛ" Составил: тренер-преподаватель Ефремов Игорь Васильевич 2017 г. ОГЛАВЛЕНИЕ Пояснительная записка.. Учебно-тематический план 1 год обучения. Содержание программы 1 год о...»

«ПРОИЗВЕДЕНО ООО НПП ОРИОН СПБ г. Санкт-Петербург Загребский бульвар, д. 33 Вымпел-27 ООО НПП ОРИОН СПБ АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАРЯДНОЕ УСТРОЙСТВО С СЕГМЕНТНЫМ ЖК ИНДИКАТОРОМ ДЛЯ АВТОМОБИЛЬНЫХ КИСЛОТНЫХ АККУМУЛЯТОРНЫХ БАТАРЕЙ, АКБ ТИПА AGM, EFB, А...»

«Опубликовано: “25 ” 09.2013г.ИНФОРМАЦИОННАЯ БРОШЮРА Срочный вклад физических лиц ВТБ -Детство 1. Описание вклада, основные положения 1.1. Вклад вносится физическими лицами – резидентами или нерезидентами в пользу несовершеннолетнего третьего лица (до 18 лет на момент истеч...»

«КОМПЛЕКСНОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ БЕСПЫЛЬНОЙ ПОГРУЗКИ, ЗАЩИТЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, УЛУЧШЕНИЯ УСЛОВИЙ ТРУДА ПЕРСОНАЛА НА ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ Погрузка сыпучих материалов часто связана с риском попадания пыли в...»

«УТВЕРЖДЕНО Президентом Закрытого акционерного общества "Санкт-Петербургская Международная Товарно-сырьевая Биржа" 08 декабря 2009 г. (Приказ № 92) с изменениями и дополнениями от 15 декабря 2009 г. (Приказ № 97), 19 января 2010 г. (Приказ № 6), 15 марта 2010 г. (Приказ № 30), 22 апреля 2010 г. (...»

«С.А.Алфёров Квадры (часть 2).. 10.. Нижеследующее, как и предыдущее, формировалось не от общего к частному, а из отдельных элементов, отдельных квадр психических проявлений. Все вместе понималось, оформлялось постепенно, с разных сторон. Но излагать лучше, видимо, упорядоченно и сжато, несмотря на возможное появлен...»

«www.darksign.ru Grimorium Verum или Истинный Гримуар Самые Достоверные Ключи Соломона, в которых описаны сокровеннейшие тайны Естественные и Сверхъестественные; но необходимо угодить и Демонам. Перевел с...»

«2017 УВАЖАЕМЫЕ СПОРТСМЕНЫ И ЗРИТЕЛИ! От имени Министерства спорта Российской Федерации и себя лично приветствую участников, организаторов и гостей Международных соревнований по ралли Rally Masters Show 2017! За семь лет эти старты завоевали большую популярность у любителей автоспорта. Многие российские и зарубежные гонщики рады продемонстри...»

«ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ ГБОУ ДПО "Центр военно-патриотического и гражданского воспитания" РЕКОМЕНДАЦИИ по ношению форменного обмундирования воспитанниками каде...»

«Приложение к приказу ТПП РФ № 94 от "21" декабря 2015 года ПОРЯДОК заполнения актов экспертизы по определению страны происхождения товаров и соответствию товаров требованиям постановления Правительства Российской Федерации от 30 ноябр...»

«ББК 32.973.2-018.1 УДК 004.43 Э14 Эванс Б., Вербург М. Э14 Java. Новое поколение разработки. — СПб.: Питер, 2014. — 560 с.: ил. ISBN 978-5-496-00544-9 В этой книге представлен оригинальный и практичный взгляд на новые возможности Java 7 и новые языки для виртуальной машины Java (JVM), а также рассмотрены некоторые вспомогательные техн...»

«ДАЙДЖЕСТ АВТОНОВОСТИ Оглавление Узбекистан привез в Казахстан Nexia Друзья! Эксперты: электромобили не ослабят спрос на нефть в ближайшие десятилетия вниманию дайджест Мировые продажи автомобилей в 2016 году выросли на автомобильных новостей, 5% ("АВТОСТАТ")...»

«Закупки осуществляются по Правилам закупок товаров, работ и услуг акционерным обществом "Фонд национального благосостояния "Самры-азына" и организациями пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия) которых прямо или косвенно принадлежат АО "Самры-азына" на пра...»

«Совет депутатов городского округа Лосино­Петровский РЕШЕНИЕ от 15.12.2014 № 65/16 О бюджетном процессе в муниципальном образовании городской округ Лосино­Петровский           В  соответствии  с  Бюджетным  кодексом  Российской  Федерации,  Федеральным зако...»

«ОБЪЯВЛЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННЫХ ЗАКУПКАХ СПОСОБОМ ЗАПРОС ЦЕНОВЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ N:187313 1. в лице "Восточные МЭС" (наименование заказчика) объявляет о проведении электронных закупок способом запроса ценовых предложений Запчасти к оборудованию (наименование закупки) 2. Перечень лотов № Наименование Кратка...»

«Мотивация профессионального саморазвития личности Г.В. Черняева Профессиональное саморазвитие личности опирается на ряд процессов: — развитие общепрофессиональной компетентности как готовности видеть и участвовать в реш...»

«Экосистемы, их оптимизация и охрана. 2013. Вып. 8. С. 3–16. Флора и фауна УДК 581.526.323 (477.75) ФИТОБЕНТОС В РАЙОНЕ МЫСА ХРОНИ (АЗОВСКОЕ МОРЕ – КЕРЧЕНСКИЙ ПРОЛИВ): СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПУТИ СОХРАНЕНИЯ Садогурский С. Е., Садогурская С. А. Никитский ботанич...»









 
2017 www.book.lib-i.ru - «Бесплатная электронная библиотека - электронные ресурсы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.