«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ...»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Студентки 4 курса Вологодской Алёны Валерьевны

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ СТРУКТУРНЫХ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И ИСПОЛНЕНИЕ СОЦИАЛЬНОПРАВОВЫХ

ЗАПРОСОВ АРХИВИСТОМ В ФГБОУ ВО «ТЮМЕНСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Направление 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Научный руководитель:

Кандидат исторических наук, доцент О.Ю. Шаходанова Тюмень 2016 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 4 Глава НОРМАТИВНОПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ ФГБОУ

ВО ТюмГНГУ И ЕЁ ХАРАКТЕРИСТИКА Правовое регулирование деятельности архивной 1.1 16 службы Основные направления деятельности архивной 1.2 38 службы Функции архивиста 1.3 42 Глава АНАЛИЗ ФУНКЦИЙ АРХИВИСТА ПО

КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА И ИСПОЛНЕНИЮ

СОЦИАЛЬНОПРАВОВЫХ ЗАПРОСОВ ФГБОУ ВО

ТюмГНГУ Прием документов на хранение от структурных 2.1 47 подразделений Формирование дел и составление описей 2.2 50 Исполнение социальноправовых запросов 2.3 55 Глава РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ

ПО ФОРМИРОВАНИЮ И ПОДГОТОВКЕ ДЕЛ К

ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ОТ

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Этапы разработки методических рекомендаций 3.1 61 Структура методических рекомендаций 3.2 64 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 67

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 72

ПРИЛОЖЕНИЯ 78 ВВЕДЕНИЕ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» является некоммерческой организацией, созданной для достижения образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей, в целях удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ.

Архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям:

формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, о необходимости и общественной важности их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации.

Архивист специалист по архивному делу. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивиста, это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивист востребован везде, где есть большой документооборот: на государственных предприятиях и организациях, в страховых и финансовых компаниях, банках.

Архивистов готовят специальные учебные заведения. Стать архивистом может человек с высшим образованием по специальности «Документоведение» или «Архивное дело». Для этой должности необходимы определенные качества характера: усидчивость, внимательность, тщательность и скрупулезность, развитое логическое мышление.

Использование архивных документов применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Актуальность данной работы имеет важное практическое и информационное значение в правильной организации работы архивиста с документами, необходимости вести работу по ее совершенствованию и соблюдению нормативноправовых актов и методических инструкций, свидетельствует об эффективности и общественной значимости труда архивиста.

Объектом темы является деятельность архивной службы ФГБОУВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет».

Предметом является документация, образующаяся в деятельности архивиста.

Вопросы, касающиеся ведения делопроизводства и архивного дела, а также документирования деятельности архивиста, рассматриваемые в данной дипломной работе, хорошо освещены в следующей литературе:

В работе Е.В. Алексеевой «Архивоведение» рассмотрены вопросы научнометодических и технологических основ хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, основы работы с архивными документами и представление об организационном устройстве отечественного архивного дела, значение которого использовалось во второй главе1.

В методических рекомендациях Н.М. Андреевой «Составление архивных описей» Росархив. ВНИИДАД представлена методика подготовки архивных описей Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. М., 2013.

на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания в соответствии с современными нормативными требованиями, что имело значение в разработке пункта 3.2 третьей главы дипломной работы. В рекомендациях предложена методика составления структурированного заголовка дел (единиц хранения), дана методика организации дел и документов в пределах описи и составления справочного аппарата к ней, рассмотрена методика усовершенствования и переработки описи как составная часть задачи повышения ее информативности, сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате1.

М.И. Басаков в своей работе «Делопроизводство» дает понятие оформлению дел это подготовка дел к архивному хранению в соответствии с установленными правилами и дает четко понять, что оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурными подразделениями, что использовалось во второй главе работы2.

В.А. Еремченко «Основные правила работы архивов организаций»

рассматривает вопросы нормативнометодических документов и правила работы архивов организаций, определяющие их деятельность. Правила основаны на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологиях в работе с документами, значение которых исследуется в первой, второй главах дипломной работы3.

В монографии М.В. Кирсановой «Курс делопроизводства» исследованы составление, оформление документов и организация работы с ними,регламентированные законодательными и нормативно-методическими актами, Андреева Н.М. Составление архивных описей: Методические рекомендации Росархив / Н.М.

Андреева Л.И., Белянина, В.Г. Ларина, А.В. Панова, Е.Н. Сахарова. М., 2012.

Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. М., 2013.

Еремченко В.А. Основные правила работы архивов организаций Росархив / В.А Еремченко. М., 2012.

знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами, что имело значение при разработке первой главы работы1.

В работе Т.Н. Кондратьевой «Документационное обеспечение управления»

проанализированы и приведены примеры оформления документов. Ценность и оперативность управленческого решения зависит от качества оформления документов, от полноты и своевременности зафиксированной в них информации, значение которых использовалось в первой главе работы2.

В статье В.Я. Янковой «Трудные случаи оформления документов» изучено самое большое количество вопросов, возникающих при оформлении документов.

Изменения управленческой среды неизбежно приводят к изменениям в практике документирования, что имело значение при разработке второй главы работы3.

Целью данной работы является исследование комплектования архива документами структурных подразделений и исполнение социальноправовых запросов архивистом в ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет».

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

исследовать нормативноправовую регламентацию деятельности архивной службы ТюмГНГУ;

рассмотреть основные направления деятельности архивной службы;

–  –  –

проанализировать функции архивиста по комплектованию архива и исполнению социальноправовых запросов;

исследовать видовой состав документов, принимаемых на хранение от структурных подразделений;

проанализировать формирование дел и составление описей;

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2013.

Кондратьева Т.Н. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. / Т.Н.

Кондратьева. Тюмень, 2009.

Янковая В.Я. Оформление приложений к документам / В.Я. Янковая // Справочник секретаря и офис менеджера. М., 2013. № 12. С. 40 43.

выявить и проанализировать основные формы использования дел и документов в архиве для исполнения социальноправовых запросов;

разработать Методические рекомендации по формированию и подготовке дел к передаче на архивное хранение от структурных подразделений;

В работе использованы следующие источники, которые регламентируют порядок работы с архивными документами в деятельности архивиста:

Законодательные акты Российской Федерации:

1.

Гражданский Кодекс Российской Федерации основывается на признании равенства участников, регулируемых ими отношений, неприкосновенности собственности, свободы договора, недопустимости вмешательства в частные дела, необходимости беспрепятственного осуществления гражданских прав и обязанностей, судебной защиты, о чем говорится в пункте 1.3 первой главы дипломной работы1.

Трудовой Кодекс Российской Федерации устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защиты прав и интересов работников и работодателей, регулирует трудовые отношения, что рассматривалось в пункте 1.3 первой главы работы2.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125ФЗ (в ред. 04.10.2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от формы собственности на них, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства, значение которого обосновано в первой и третьей главах работы3.

Нормативнометодические документы:

2.

Гражданский Кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая третья и четвертая. М., 2013.

С. 1.

Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2013. С. 1.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ (в ред. 04.10.2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства. М.:, 2014. № 43.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ, значение которых исследовалось в первой, второй и третьей главах работы1.

ГОСТ Р 7.0.

8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

рассматривает термины и определения расположенные в систематизированном порядке, отражающие терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела, что имело значение при разработке первой, второй и третьей главах работы2.

«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, значение которых исследовалось в первой главе дипломной работы3.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иными ГОСТ Р 6. 30 – 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.,

2009. С. 1.

ГОСТ Р 7.0.

8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 2013. С. 1.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76). М., 2010. № 42.

нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения, что имело значение в первой главе работы1.

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

обосновывают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в которых прописаны основные термины, определения и требования к организации документооборота, значение которых использовалось в первой главе работы2.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» рассматривают, что архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан. В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»), что рассматривается во второй главе3.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 (изм. от 07.09. 2011 № 751)). М., 2011. № 37 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

3. Нормативнометодические документы Тюменской области в сфере архивного дела:

Методические рекомендации по составлению описей управленческих документов учреждений, организаций и предприятий (одобрены решением ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области от 30.09.2008 пр. № 9а) предназначены для соблюдения всех требований к составлению архивной описи управленческой документации в соответствии с правилами организации хранения, комплектования. Учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях, что имело значение во второй главе работы1.

4. Организационноправовые документы ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет»:

Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет»

устанавливает, что вуз создан для образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей, для удовлетворения духовных и нематериальных потребностей граждан, о чем говорится в первой главе работы 2.

Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» регламентирует порядок работы с документами, определяет правила оперативного хранения документов, особенности работы с электронными документами, значение которой обосновано в первой, второй и третьей главах работы3.

Методические рекомендации по составлению описей управленческих документов учреждений, организаций и предприятий (одобрены решением ЭПК Управления по делам архивов Тюменской области от 30.09.2008 пр. № 9а) Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации № 668 от 06.07.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Инструкция по делопроизводству СМК И 14 2012 в ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Положение о правовом управлении в ТюмГНГУ регламентирует деятельность структурного подразделения правового управления, в состав которого входят общий отдел и архивная служба, основные задачи, функции и организационную структуру управления и является его нормативным документом, что изучено впервой и второй главах работы1.

Должностная инструкция архивиста определяет должностные обязанности, права и ответственность архивиста архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ, что рассматривается в первой главе работы2.

Номенклатура дел архивной службы общего отдела устанавливает перечень дел с индексами, заголовками дел и сроками хранения, значение которой исследовано в первой главе работы3.

5. Материалы текущего делопроизводства:

Журнал регистрации выдачи архивных справок предназначен для учета и регистрации выдаваемых архивных справок о подтверждении стажа, учебы, заработной платы. Журнал заводится ежегодно, начинается с номера «один» и включает графы: номер по порядку, фамилию, имя, отчество гражданина, номер архивной справки, дату выдачи, подпись в получении или отмету о способе отправки, о чем говорится во второй главе работы4.

Журнал регистрации выдачи архивных копий, выписок из документов используется для учета и регистрации выдаваемых архивных копий и выписок из документов по запросам граждан и организаций. Журнал включает графы: номер по Положение о правовом управлении СМК ПСП 40 12 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена ректором В.В. Новоселов от 12.11.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Должностная инструкция архивиста СМК ДИ 14/1/032015 ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена начальником правового управления Н.С. Труба от 16.10 2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Номенклатура дел Архивной службы общего отдела правового управления на 2016 СМК НД 14/03 2016 ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена ректором О.А. Новоселов от 10.12.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Журнал регистрации выдачи архивных справок на 2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

порядку, фамилию, имя, отчество гражданина, наименование копируемого документа (выписки), дату выдачи, подпись в получении или отмету о способе отправки, что изучается во второй главе работы1.

Книга учета поступлений и выбытия документов необходима для учета и регистрации поступающих в архив и выбывающих из архива документов, содержит графы: номер по порядку, дату приема-передачи дел, наименование структурного подразделения, передающего документы, номер документа (приказа) о передаче дел, номер описи передаваемых дел, количество дел, примечание, что рассматривалось во второй главе работы2.

Опись № 1 дел постоянного хранения представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания составляется ежегодно согласно номенклатуре дел университета на дела с постоянным сроком хранения. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Обязательные реквизиты описательной статьи описи дел, составленной в университете:

порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты документов, количество листов в деле, примечание, что обосновано во второй главе работы3.

Опись № 2 дел по личному составу составляется ежегодно согласно номенклатуре дел университета на дела со сроком хранения 75 лет и по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с валовой законченной нумерацией, значение которой анализируется во второй главе работы 4.

Описи №№ 3-т, 7, 8, 9, 10 дел по личному составу студентов составляются ежегодно согласно номенклатуре дел университета на дела со сроком хранения 75 Журнал регистрации выдачи архивных копий, выписок из документов на 2011 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Книга учета поступлений и выбытия документов на 2011 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Опись № 1 дел постоянного хранения на 2010 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Опись № 2 дел по личному составу на 2008 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Библиографический метод – это метод подбора и изучения литературы по теме дипломной работы. Методом сравнения выявляются черты сходства или различия состава реквизитов в документах. Например, в служебных документах лет и по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией, значение которой исследовано во второй главе работы1.

Для исследования темы дипломной работы использованы следующие методы:

библиографический метод, метод сравнения, метод систематизации.

грифы согласования и утверждения схожи тем, что в них есть должность, подпись, расшифровка подписи, дата, а различаются словами «Согласовано» и «Утверждаю».

Метод систематизации применяется в делопроизводстве и архивном деле при составлении сводной номенклатуры и описей дел. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Тема комплектование архива документами структурных подразделений и исполнение социальноправовых запросов архивистом в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» имеет важное общественное значение и сказывается на качестве выполняемой работы университета в целом, в процессе приема и передачи документов на архивное и государственное хранение, контроля их формирования в дела и оформления, составления годовых разделов описей для создания справочного аппарата, учета и оперативного поиска дел, работы по использованию архивных документов для исполнения социальноправовых запросов, направленной на удовлетворение потребностей граждан, общества, государства, какими и являются цели университета согласно его Устава.

Описи №№ 3-т, 7, 8, 9, 10 дел по личному составу студентов // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Создание структуры работы обосновывается в исследовании нормативноправовых актов и методических инструкций, регламентирующих деятельность архивной службы, рассмотрении основных направлений деятельности архива, раскрытии должностных обязанностей архивиста, анализе функций архивиста по комплектованию архива и исполнению социальноправовых запросов, исследовании состава документов, принимаемых на хранение от структурных подразделений, анализе формирования дел и составления описей, выявлении основных форм использования документов в архиве для исполнения социальноправовых запросов, разработке Методических рекомендаций по формированию и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ ФГБОУ ВО ТЮМГНГУ И ЕЕ ХАРАКТЕРИСТИКА

–  –  –

В своей работе архивная служба общего отдела правового управления руководствуется и полагается следующими нормативноправовыми актами и методическими документами:

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51 ФЗ (в редакции от 30.12.2015 № 457 ФЗ) устанавливает основу начала гражданского законодательства граждане то есть физические лица воплощать в действительность свои права соей независимостью и в своем заинтересованности.

Они свободны в устанавливать свои права и обязанности на основе контракта и в установлении любых не прекословящих законодательству условий контракта1.

Гражданский кодекс Российской Федерации состоит из трех разделов, а именно раздела «Общие положения» в который входят подразделы такие, как «Основные положения, Лица», «Объекты гражданских прав», «Сделки Решения собраний. Правительство», «Сроки. Исковая давность» Во втором разделе под названием Право собственности и другие вещные права, в который помещаются такие главы как, «Общие положения», «Приобретение права собственности, Прекращение права собственности», «Общая собственность», «Права собственности и другие вещные пава на землю», «Право собственности и другие вещные права на жилые помещения», «Право хозяйственного ведения, право оперативного управления», «Право хозяйственного ведения, право оперативного управления, защита права собственности и других вещных прав». В третий раздел размещаются два подраздела такие как «Общие положения об обязательствах» и «Общие положения о договоре».

Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая. М., 2013. С. 4.

Из Гражданского кодекса Российской Федерации для своей выпускной работы комплектование архива документами структурных подразделений и исполнение социально правовых запросов архивистом в ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» обратила внимание на раздел первый «Общие положения». В нем выделила самый ценный подраздел для архивной службы общего отдела правового управления «Объекты гражданских прав». В котором направила внимательность на главу «Ценные бумаги» из этой главы устремила интерес на под главу «Документарные ценные бумаги».

В данной под главе сконцентрировала внимательность на статью сто сорок три «Требования к документарной ценной бумаге» данная статья устанавливает важнейшие потребовать к обязательным реквизита на документарной ценной бумаге и другие запросы к документарной ценной бумаге обусловливаются законом или в введенной последовательности1. При изобилии в документе неукоснительных реквизитов документарной ценной бумаги, не противоречащих его обнаруженной форме и другим запросам документ не является ценной бумагой, но закрепляет смысл письменного доказательства.

В статье «Исполнение по документарной ценной бумаге» не соответствующим воплощенным в жизнь документарной ценной бумагой распознается осуществившее лицо предначертанными пунктами два и четыре статей сто сорок три Гражданского кодекса Российской Федерации. Если ответственное за осуществляющий по документарной ценной бумаге лицо знало, что владелец ценной бумаги, которому изготовлено реализация, не проявляет должным образом владельца, то права на ценную бумагу, оно должно компенсировать интересы, нанесенные хозяину прав на ценную бумагу.

В Гражданском кодексе Российской Федерации по статье сто сорок пять о Возражении по документарной ценной бумаге можно сказать, что архивист должен внимательно выслушивать все пожелания посетителей, что при за реализации документарной ценной бумаги, вправе выставлять против запросов владельца

Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая. М., 2013. С. 55.

ценной бумаги едва лишь те прекословия, которые изливаются из ценной бумаги или образованы на взаимоотношениях между этими лицами.

Лицо, разработавшее документарную ценную бумагу, ручается за ценную бумагу и в случае, если документ зачислился в обращение помимо его независимости.

Предусмотренные настоящим кодексом правила о дополнении прекословий не употребляются в случае, если хозяин ценной бумаги в момент ее получения знал или обязан был знать об не наличии основания исчезновения прав, удостоверенных ценной бумагой, в том числе о не соответствия такого основания, либо об отсутствии прав последующих владельцев ценной бумаги, в том числе о непригодности основания их возникновения, а также в случае, если хозяин ценной бумаги не показывает ее добросовестным приобретателем согласно статьи сто сорок семь точка один.

Лица, ответственные за претворение в жизнь по ордерной ценной бумаги, не вправе сослаться на прекословия других лиц, ответственных за осуществление по данной ценной бумаге. Напротив, запросы об проведение в жизнь документарной ценной бумаги лицо, показанное в качестве самого ответственного за реализацию по ней, может выставить возражения, соединенные с фальшивкой такой ценной бумаги или с оспариванием неправды подписания им ценной бумаги.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2 ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» определяет государственный герб Российской Федерации, его очерчивание и распорядок приватного употребления1. Данный федеральный закон состоит из двенадцати статей, первая статья устанавливает, что государственный герб Российской Федерации проявляет приватным государственным символом Российской Федерации. А также дает полное и очень содержательное описание как выгладит Государственный герб Российской Федерации.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. № 2 ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства. М., 2014. № 12. С.

776.

Вторая статья регламентирует отражение Государственного герба Российской Федерации, пропускает без геральдического щита и в одном цвете.

Третья статья Государственный герб Российской Федерации во множестве цветах на документах и перечисляет все документы, на которые можно ставить герб, вот некоторые из них:

указы Президента Российской Федерации, решения Верховного суда Российской Федерации, организации и учреждения при Правительстве Российской Федерации и множество других, которые очень хорошо освещены в Федеральном законе «О Государственном гербе Российской Федерации»1.

В четвертой статье федерального закона приводится что Государственный герб Российской Федерации тезисы приведенные в данной статье широко используются в архивной службе общего отдела правового управления, которые отображается на документах, свидетельствующих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, получаемых федеральными органами государственной власти, органами, воплощающимися в жизнь государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других документах в случаях, непредусмотренных федеральными законами.

В статьях пятой, шестой и седьмой описано, где можно размещать Государственный герб Российской Федерации на фасадах Советов Федераций, Государственных Думах, в рабочих кабинетах Председателей Совета Федерации и других, а также он размещается на границах России и пунктах пропусков через нее.

Можно размещать на боевых знаменах воинских частей, денежных знаках, знаках отличия на завершивших высших государственных образовательных учреждений профессионального образования и множество других, которые освещены данных статьях.

В восьмой и девятой статье Федерального закона «О государственном гербе Российской федерации» отражено использование гербов субъектов Российской Федерации так учреждения и организации свободно от форм имущества не могут Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 г. № 2 ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства. М., 2014. № 12. С.

776.

быть похожи на Государственный герб Российской Федерации. В следующей статье при одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации размещаются с левой стороны от другого герба.

В десятой, одиннадцатой и двенадцатой опубликован порядок изготовления, употребления, хранения и истребления бланков, печатей и иных носителей отображения Государственного герба Российской Федерации, применение герба с исполнение федерального конституционного закона повлечет собой ответственность при соответствии с законом и прописано введение в силу закона со дня его освещения его в корреспонденции.

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 ФЗ (редакции от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации» сосредоточен на оснащение и употребление государственного языка Российской Федерации на всей территории.

Так он состоит из семи статей, а именно «Российский язык как государственный язык Российской Федерации» определяет статус русского языка Российской Федерации, его защитную поддержку, а также снабжение права граждан Российской Федерации на употребление государственным языком Российской Федерации 1.

В статье второй Законодательство Российской Федерации о государственном языке Российской Федерации сосредоточено на Конституции Российской Федерации общепризнанных взглядах и нормах права всех народов мира и международных договорах Российской Федерации.

Третья заключена в названии «Сферы использования государственного языка Российской Федерации» прекрасно раскрыты в деятельности федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства и архивного дела так в архивной службе общего отдела правового управления; при написании наименований географических объектов, нанесении надписей на Федеральный закон от 01.06.2005 г. № 53 ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства. М., 2014. № 7. С. 195.

дорожные знаки, также ещё множество приводится направлений использования русского языка.

Четвертая статья это при написании наименований географических объектов, нанесении надписей на дорожные знаки; обеспечивают функционирование русского языка, приобретают меры по улучшению системы образования и системы подготовки экспертов в области русского языка и преподавателей русского языка как иностранного языка.

К пятой статье об «Обеспечении правами граждан Российской Федерации на пользование государственным языком Российской Федерации» подразумевают получение информации в области образования на русском языке, а не которые не владеют государственным языком дают право на использование переводчиком1.

В шестой статье под название «Ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации о государственном языке Российской Федерации» можно выделить следующие пункты в которых приводятся понятия такие как о федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, устремленных на ограничивать употребления русского языка как государственного языка Российской Федерации. Также он определяет ответственность за неправомерное использование данного закона Российской Федерации.

И последняя заключительная статья под названием «Вступление в силу настоящего Федерального закона» устанавливает и дает нам понять, что вступление в силу происходит со дня его официального опубликования в корреспонденции.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации» устанавливает и определяет отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивный Фонд Российской Федерации и других архивных документов не зависимо Федеральный закон от 01.06.2005 г. № 53 ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства. М., 2014. № 7. С. 195.

от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан и общества и государства.

Федеральный закон состоит из разделов «Общие положения», «Архивный фонд Российской Федерации», «Управление Архивным делом в Российской Федерации», «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование», Международное сотрудничество», «Заключительные положения»1.

В «Общих положениях» рассматривается и изучаются основные понятия, добавляемые в федеральный закон, также отдельная статья посвящена полномочиям Российской Федерации в области архивного дела.

В главе «Архивный Фонд Российской Федерации» уделено внимание Архивного Фонда Российской Федерации составу, рассматриваются и анализируются архивные документы входящие в Архивный Фонд на основании экспертизы ценности документов, доводится деление документов относящихся к частной собственности, государственной собственности и муниципальной, указано о правовом положении архивных документов, которые в собственности Российской Федерации, и субъектов Российской Федерации или муниципального образования и о защите прав собственности на архивное хранение.

«Управление архивным делом в Российской Федерации» описывает и раскрывает создание архива Российской Федерации и управления архивным делом, финансовое и материально техническое обеспечение архивного дела, контрольное соблюдение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

В главе «Хранение и учет архивных документов» рассматриваются и изучаются особенности хранения и сроки хранения документов, государственный учет документов Архивного Фонда Российской Федерации.

В разделе «Комплектование архивов архивными документами» разъясняются и раскрываются источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, передача документов Архивного Фонда Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ (в ред. 04.10.2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства. М.:, 2014. № 43. 4169 с.

Российской Федерации на постоянное хранение, сроки временного хранения документов Архивного Фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение, обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организации по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами1.

Шестая и седьмая главы рассматривают и фиксируются доступ к документам и ограничение доступа к архивным документам, ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.

Глава «Международное сотрудничество» уделяет и сосредотачивает внимание международному сотрудничеству Российской Федерации в сфере архивного дела, вывозу и ввозу архивных документов.

Раздел «Заключительные положения» обращает внимание и рассевает его на в введение в силу федерального закона «Об Архивном деле в Российской Федерации»

и признает утратившими силу законодательные акты в связи с принятием закона.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152 ФЗ (ред. от 21 июля 2014 года) «О персональных данных» регулирует отношения и концертирует на соединенные с обработкой персональных данных, осуществляемые федеральными органами государственной власти. Закон состоит из глав «Общие положения», «Принципы и условия обработки персональных данных», «Права субъекта персональных данных», «Обязанности оператора, контроль и надзор за обработку персональных данных», «Ответственность за нарушение требований Федерального закона персональных данных», «Заключительные положения»2.

«Общие положения» определяют среду и отмечает деятельность Федерального закона «О персональных данных», его цель, основные понятия, используемые в законе и законодательство.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ (в ред. 04.10.2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства. М.:, 2014. № 43. 4169 с.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ (в ред. 12.11.2015) «О персональных данных»

// Собрание законодательства. М., 2015. № 31. 3451 с.

«Принципы и условия обработки персональных данных» устанавливают принципы обработки, обстоятельства обработки и акцентирует конфиденциальность, общедоступные источники, согласие субъекта персональных данных на обработку, особые категории персональных данных, биометрические персональные данные, трансграничная передача данных, особенности обработки персональных данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных1.

В главе «Права субъекта персональных данных» раскрыты права субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным и фиксирует права субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке, а также в целях политической агитации, права субъектов персональных данных при принятии решений на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных и право на обжалование действий или бездействия оператора.

В разделе «Обязанности оператора» при собирает персональные данные, объясняет меры на снабжение и выполнение обязанностей операторами и по обеспечению безопасности данных. К обязанностям можно отнести как укрепление обращения к нему субъектов персональных данных или получения запроса субъекта данных либо его представителя, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных. Оператор так же устраняет и делает акцент нарушения законодательства, предложные при обработке персональных данных, по уточнению, блокированию и уничтожению персональных данных, уведомляет об обработке персональных данных лиц, которые несут ответственность за организацию обработки данных.

Глава «Контроль и надзор за обработкой персональных данных» вводит ответственность за нарушение требований Федерального закона «О персональных данных» устанавливает и сосредотачивает уполномоченные органы по защите прав субъектов персональных данных и ответственность за нарушение закона1.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ (в ред. 12.11.2015) «О персональных данных»

// Собрание законодательства. М., 2015. № 31. 3451 с.

В главе «Заключительные положения» прописано вхождение в силу Федерального закона «О персональных данных» и урегулирование, уточнение и конструирование отношений, связанных с обработкой данных 1.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Минюст РФ 06.03.2007 № 9059), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации2.

Состоят из шести разделов, которые хорошо дают понять прием на текущее хранение документов в архивную службу: «Общие положения», «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве», «Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве», «Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами», «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве», «Приложения».

В первом разделе «Положения» дается понятие документам Архивного фонда Российской Федерации это документы, которые одолевают ценностную экспертизу архивного документа, установленные на учет и подлежащие постоянному хранению.

«Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» рассматривает разновидности Архивного фонда, уровень ценностного документа Архивного фонда Российской Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ (в ред. 12.11.2015) «О персональных данных»

// Собрание законодательства. М., 2015. № 31. 3451 с.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

Федерации, которые разбиваются на ценные, особо ценные и уникальные.

Выделяется деление по категориям доступа архивных документов на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним1. Работа по фондированию хорошо реализовываются в архивной службе, так как источниками комплектования архива являются много численные ликвидирующиеся филиалы ТюмГНГУ, которые в процессе своей деятельности формировали большое количество дел. Данная глава определяет, что сплоченный архивный фонд формируется из архивных документов, комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, следованию нормативных режимов и надлежащих хранению архивных документов, которое исключает их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии и сохранность архивных документов.

В главе «Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» исследованы определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В архиве университета в установленные единицы учета и отражают это количество и состав в учетных документах, обеспечивающих организационную деятельность. Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музеях, библиотеке, организациях и в учебных заведения Российской Федерации осуществляется особенным подразделением или возлагает на специально выделенного работника.

Кроме того, эта глава характеризует самые основные единицы учета архивных документов: архивный фонд в ТюмГНГУ составляют документы со временным сроком хранения и единица хранения, а также учет баз данных в архиве обеспечивают: оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

В разделе «Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»

проанализированы систематические пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации, архивные документы, архив архивной службы тоже обладая систематическим пополнением, так он пополняется за счет ликвидации учреждений в последние два года и передачей дел из структурных подразделений, таких как студенческий отдел кадров, которые включены в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов 1.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.

Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, из одного архива в другой осуществляется в соответствии с актами приемапередачи. При передаче составляются акт приемапередачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда. Даже в учебных организациях документы передаются на хранение и сопровождаются обязательно актом приемапередачи.

Архив в пределах данных ему полномочий в целях организации и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находятся на временном хранении, реализуют взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источники его комплектования.

В «Организации использования документов Архивного фонда Российской Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

Федерации и других архивных документов в архиве» архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и зафиксированные справочнопоисковые средства к ним (совокупность отображений архивных документов, представляющиеся в виде архивного справочника, предназначены для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

Архивные справочники ведутся в архиве в автоматизированном режиме, обеспечиваются возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации.

Формы используются в архивных документах гражданин как пользователь может применять предоставляемых архивом безвозмездно или возмездные информационные услуги и информационные продукты для удовлетворения его информационных потребностей. Запрос гражданина подвергать анализу и исполняют архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан фамилии, имени и отчества), почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации1.

Раздел «Приложения» состоит из форм документов: акта о неисправимых повреждениях документов, акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, листа-заверителя дела, книги учета поступлений документов и списка фондов.

ГОСТ Р 7.0.

8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

(приказ Росстандарта от 17.10.2010 № 1185ст.) устанавливает термины и определения, расположенные в систематизированном порядке, в области делопроизводства и архивного дела. Данный ГОСТ был использован для разработки методических рекомендации по формированию, оформлению документов и дел к Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

передачи на архивное хранение и состоит он из пяти разделов: «Предисловие», «Область применения», «Нормативные ссылки», «Термины и определения» и «Алфавитный указатель терминов»1.

В разделе «Предисловие» указано, что данный ГОСТ разработан федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) федерального архивного агентства и утверждается приказом федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года № 1185 ст.

Раздел «Область применения» конечно ГОСТ определяет термины и определения основных понятий, употребляемых в делопроизводстве и архивном деле.

Глава «Нормативные ссылки» устанавливает стандарты, которые используются для разработки: ГОСТ Р 1.2 2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены, ГОСТ Р 1.5 2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения, ГОСТ Р ИСО 704 2010 Терминологическая работа. Принципы и методы.

В разделе «Термины и определения» установлены термины и определения, их общие понятия, термины делопроизводства и основные термины в архивном деле в областях хранения и учета архивных документов, комплектования архива и информационной деятельности архива, которые были освещены в методических рекомендациях.

Раздел «Алфавитный указатель терминов» перечисляет в алфавитном порядке все термины и определения в области делопроизводства и архивного дела в приведенных выше указанных разделах ГОСТ Р 7.0.8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 7.0.

8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 2013. 26 с.

В федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет»

разработаны и утверждены свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архивной службе.

Обязательное выполнение архивистом требований всех положений и инструкций позволяет правильно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В ТюмГНГУ разработаны и утверждены следующие нормативные локальные акты: должностная инструкция архивиста; приказ об экспертной комиссии;

положение о составе постоянно действующей экспертной комиссии; инструкция по охране труда архивной службы, правила внутреннего трудового распорядка;

коллективный договор и др.

Локальные нормативные документы ТюмГНГУ:

Устав ТюмГНГУ, приложения и дополнения к нему;

Инструкция по делопроизводству ТюмГНГУ, 2012;

Сводная номенклатура дел университета, 2015;

Положение о правовом управлении, 2012.

Оформление Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» (далее Устав, ВУЗ) не отвечает требованиям ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Главы Устава ВУЗа и название на обложке не должны быть выделены полужирным, нумерация страниц должна располагаться сверху по центру, а расположена в нижнем правом углу, содержание Устава полностью отсутствует.

Устав издан в 2015 году в городе Тюмени, утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 06 июля 2015 года № 668.

В Уставе ТюмГНГУ следующие главы: «Общие положения», «Прием в ВУЗ», «Образовательная деятельность ВУЗа», «Научная деятельность ВУЗа», «Управление ВУЗом», «Обучающиеся и работники ВУЗа», «Подготовка и повышение квалификации научнопедагогических и научных работников», «Экономика ВУЗа», «Учет, отчетность и контроль», «Международная и внешнеэкономическая деятельность ВУЗа», «Виды локальных актов, регламентирующих деятельность ВУЗа», «Реорганизация и ликвидация ВУЗа»1.

Устав ТюмГНГУ включает следующие реквизиты ГОСТа Р 6.302003: 10 наименование вида документа, 08 наименование организации, 11 дата документа, 16 гриф утверждения, 14 место составления или издания, 18 заголовок текста, 20 текст документа, 22 подпись, 25 оттиск печати2.

В первой главе «Общие положения» прописано в пунктах 1.8 и 1.9:

«Основными задачами ВУЗа» являются: удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и моральном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования; потребности общества и государства довольствуется в квалифицированными специалистами с высшим и средним профессиональным образованием; развитие наук и искусств посредством научных исследований и творческой деятельности научнопедагогических работников и обучающихся, употребление полученных результатов в образовательном процессе; сохранение и увеличение нравственных, культурных и научных ценностей общества.

В остальных главах прописано, что прием в ФГБОУ ВО ТюмГНГУ ведется в порядке с законодательством Российской Федерации, показано все образование и программа, как «бакалавр», «специалист», «магистр».

В главе «Управление ВУЗом» проанализировано, что ВУЗ располагает собственной автономией и несет ответственность за свою деятельность перед каждым обучающимся, сотрудником, обществом и государством.

Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации № 668 от 06.07.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.,

2009. С. 8.

В главе «Экономика ВУЗа» рассмотрено, что ТюмГНГУ самостоятельно выполняет финансово–хозяйственную деятельность, разрешает вопросы, связанные с заключением договоров.

В главе «Учет, отчетность и контроль» хорошо освещен бухгалтерский учет и представляет бухгалтерскую, финансовую и статистическую отчетность в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации, иные виды государственной отчетности1.

В главе «Виды локальных актов, регламентирующих деятельность ВУЗа»

подвергнута анализу регламентация работы, учебы, досуга и т.д. работников и обучающихся в ТюмГНГУ разрабатывают локальные акты: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и другие, которые утверждаются в установленном порядке. Локальные акты никогда не возражают настоящему Уставу и законодательству Российской Федерации.

В главе «Реорганизация и ликвидация ВУЗа» отражено, что при принятие решения о реорганизации и ее проведение, если иное не установлено актом Правительства Российской Федерации, осуществляются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Инструкция по делопроизводству ТюмГНГУ разработана общим отделом на основании «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»2. Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Инструкция разработана в целях определения единых требований к подготовке, обработке, хранению и применению в деятельности университета документов, совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих

Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет». утвержден

приказом Министерства образования и науки Российской Федерации № 668 от 06.07.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Инструкция по делопроизводству СМК И 142012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет». утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ТюмГНГУ.

Оформление Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет» не соответствует ГОСТу Р 6.302003. В оформлении наименования документа не должно быть выделений полужирным шрифтом, в наименовании места издания и составления не должно присутствовать «г.», а должны быть наименование города и год издания документа, таблица согласования так же не должна располагаться на титульном листе, а в конце документа на отдельном листе1.

В оглавлении главы пронумерованы римскими цифрами, а не арабскими. В тексте Инструкции главы не должны быть выделены полужирным. Нумерация страниц располагается в низу в правом углу, а согласно ГОСТу Р 6.302003 должна быть вверху по центру.

Инструкция по делопроизводству ТюмГНГУ включает следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003: 08 наименование организации, 10 наименование вида документа, 11 дата документа, 14 место составления и издания документа, 16 граф утверждения, 20 текст документа2.

В Инструкцию по делопроизводству ТюмГНГУ входят следующие главы и пункты: «Общие положения», «Основные понятия», «Создание документов в ТюмГНГУ» в этой главе следующие пункты: «Бланки документов», «Оформление реквизитов документов», «Оформление отдельных видов документов в ТюмГНГУ», «Состав документов университета: приказ, распоряжение, локальные акты, протокол заседания, решение, служебная переписка, служебная записка».

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76).

Кондратьева, Т.Н. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. / Т.Н.

Кондратьева. Тюмень, 2009. С. 110.

В главе «Документооборот ТюмГНГУ» следующие пункты: «Организация документооборота», «Организация доставки документов», «Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов», «Регистрация поступающих документов» и также «Порядок рассмотрения документов руководством ТюмГНГУ и доведения документов до исполнителей», «Организация работы с отправляемыми документами», «Регистрация отправляемых документов», «Отправка документов», «Регистрация и прохождение внутренних документов», «Учет и анализ объемов документооборота», «Организация контроля исполнения документов».

В главу «Документальный фонд ТюмГНГУ» вытекают пункты: «Разработка и ведение номенклатуры дел», «Формирование дел и их текущее хранение», «Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение», «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения», «Передача документов на архивное хранение».

Также в Инструкцию по делопроизводству ТюмГНГУ входят главы:

«Особенности работы с электронными документами», «Работа исполнителя с документами», «Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов», «Учет печатей и штампов», «Приложение» 1.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2016 год составляется в 4 квартале 2015 года. После утверждения ректором университета (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел состоит из названий разделов, являются названия структурных подразделений.

Разделы номенклатуры располагают в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) университета.

Инструкция по делопроизводству СМК И 142012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет». утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.

В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения1. Например: 0203, где 02 обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (приказы по личному составу).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела это кроткие сведений о составе и содержании документов в деле 2. Например: Приказы по личному составу; Годовой план работы управления; Годовой бухгалтерский отчет.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел.

Для определения сроков хранения управленческих документов используется типовых управленческих архивных документов, образующихся в «Перечень процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждается приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», водится приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 года № 1182.

Номенклатура дел Архивной службы общего отдела правового управления на 2016 СМК НД

14/03 2016 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет». утверждена ректором О.А. Новоселов от 10.12.2015. // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

ГОСТ Р 7.0.

8 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 2013. С. 9.

Перечень типовых управленческих документов назначен для использования в качестве самого основного нормативного документа для установления сроков хранения управленческих документов, образующихся во всех или в большинстве учебных заведений (в том числе негосударственных)1.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года общим отделом правового управления в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Сводная номенклатура дел ТюмГНГУ составляется общим отделом правового управления на основе номенклатур дел структурных подразделений 2. Сводная номенклатура дел ТюмГНГУ, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) ТюмГНГУ, согласовывается с экспертнопроверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Тюменской области один раз в 5 лет.

Положение о правовом управлении в ФГБОУ ВПО ТюмГНГУ регламентирует деятельность структурного подразделения ТюмГНГУ правового управления, основные задачи, функции и организационную структуру управления и является его нормативным документом.

Положение состоит из пяти глав «Общие положения», «Цель и основные задачи», «Функции отделов», «Перечень документов, записей и данных по основной деятельности управления», «Взаимоотношения, связи. Организационная структура».

В положениях определяют состав Управления, в который входят отдел правового контроля и нормативного обеспечения, общий отдел и архивная служба.

В главе «Цель и основные задачи» утверждается цель управления, которой является эффективное профессиональное юридическое сопровождение деятельности ТюмГНГУ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Инструкция по делопроизводству СМК И 14 2012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Основные задачи отдела правового контроля и нормативного обеспечения:

юридическое сопровождение разработки локальных нормативных актов ТюмГНГУ и контроль над соблюдением всеми структурными подразделениями и работниками ТюмГНГУ норм права, правовая защита интересов ТюмГНГУ в судах судебной системы РФ. Задача общего отдела: организация и ведение делопроизводства ТюмГНГУ. Задача архивной службы: организация и ведение архивного дела ТюмГНГУ1.

Глава «Функции отделов» учреждает функции отдела правового контроля и нормативного обеспечения, например правовой анализ и согласование международных договоров, договоров и соглашений о сотрудничестве. К функциям общего отдела относятся своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению, контроль исполнения документов по срокам, их правильное оформление.

Функциями архивной службы общего отдела правового управления являются комплектование, учет, хранение и использование документов и дел.

Глава «Перечень документов, записей и данных по основной деятельности управления» обозначает основные законы: Конституция Российской Федерации, закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иные федеральные законы Российской Федерации.

«Взаимоотношения, связи. Организационная структура» урегулирует выполнение функций и реализацию прав управления, взаимодействие с другими структурными подразделениями ТюмГНГУ.

Положение о правовом управлении СМК ПСП 4012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена ректором В.В. Новоселов от12.11.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

1.2 Основные направления деятельности архивной службы Структура ТюмГНГУ включает в себя институты, кафедры, управления, службы и отделы.

Основными задачами и функциями ТюмГНГУ, согласно Устава, являются:

удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования, а также дополнительного профессионального образования1;

удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим и средним профессиональным образованием, в научнопедагогических кадрах высшей квалификации;

развитие наук и искусств посредством научных исследований и творческой деятельности научнопедагогических работников и обучающихся, использование полученных результатов в образовательном процессе;

подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников с высшим образованием, научно-педагогических работников высшей квалификации, руководящих работников и специалистов по профилю ВУЗа;

сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества;

воспитание у обучающихся чувства патриотизма, любви и уважения к народу, национальным традициям и духовному наследию России, бережного отношения к репутации ВУЗа;

формирование у обучающихся гражданской позиции, способности к труду и жизни в условиях современной цивилизации и демократии;

распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации № 668 от 06.07.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

культурного уровня.

ТюмГНГУ имеет право на выдачу своим выпускникам документов государственного образца о подобающем уровне образования и квалификации после получения в установленном порядке свидетельства о государственной аккредитации по соответствующим аккредитованным образовательным программам, укрупненным группам направлений подготовки и специальностям1.

По приказу ректора ТюмГНГУ от 29.01.2009 № 22 «О создании общего отдела» на базе отдела организационной работы и контроля, службы канцелярии и архивного бюро были созданы с 01 февраля 2009 года общий отдел и архивная служба общего отдела. С 2012 года общий отдел и архивная служба общего отдела вошли в состав правового управления. Организационная структура архивной службы общего отдела приведена в Приложении 1.

Структуру и штатную численность работников архивной службы общего отдела утверждает ректор университета, исходя из условий и особенностей деятельности университета по представлению начальника правового управления и начальника общего отдела по согласованию с управлением по работе с персоналом.

В настоящее время в архивной службе общего отдела правового управления по штату числится 7 работников: руководитель, 1 архивист первой категории (с высшим образованием), 1 архивист второй категории (с высшим образованием), 2 архивиста, архивариус, переплетчик.

Ежегодно уделяется внимание повышению квалификации, знаний и профессиональных навыков работников архивной службы. Каждый год один из работников архивной службы направляется на курсы повышения квалификации.

Два работника архивной службы обучаются в ФГБОУ ВПО Тюменском государственном университете, одна из них получает высшее образование по направлению «Документоведение и архивоведение».

Устав ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден приказом Министерства образования и науки Российской Федерации № 668 от 06.07.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

В соответствии с Положением о правовом управлении основными задачами архивной службы являются: приём, регистрация и систематизация документов структурных подразделений; учёт и обеспечение сохранности документов; создание научносправочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области; осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве университета1.

В целях выполнения основных задач архивная служба осуществляет следующие функции: принимает, регистрирует и систематизирует документы структурных подразделений университета источников комплектования архива и учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов. Архивная служба создает и поддерживает в актуальном состоянии научносправочный аппарат к документам Архива и составляет на согласование годовые разделы описей документов постоянного срока хранения и по личному составу в экспертно-проверочную комиссию Управления по делам архивов Тюменской области.

Архивная служба осуществляет использование документов по запросам организаций, социальноправовым запросам граждан, ведет учет и анализ их использования и проводит экспертизу ценности документов с целью определения их сроков хранения, отбора на хранение и выделения к уничтожению. Архивная служба оказывает методическую помощь структурным подразделениям в формировании и оформлении дел при подготовке и передаче их на архивное хранение, а также осуществляет контроль за состоянием архивных документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архивной службы условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Архивная служба работает в системе межведомственного электронного взаимодействия с Правительством и Департаментами Тюменской области, Положение о правовом управлении СМК ПСП 4012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден ректором В.В. Новоселов от 12.11.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Администрацией города Тюмени для подтверждения достоверности документов об образовании; регистрирует и выдает невостребованные документы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки); регистрирует и выдает архивные копии документов и архивные выписки по запросам; работает с управлением по безопасности университета по проверке подлинности документов об образовании; составляет и предоставляет установленную отчетность.

Для выполнения возложенных на архивную службу задач и функций руководитель архивной службы вправе: контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и структурных подразделениях университета; контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; запрашивать из отделов и структурных подразделений сведения, необходимые для работы архивной службы, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архивную службу функций и задач; взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений ТюмГНГУ по вопросам подготовки и передачи законченных делопроизводством документов на архивное хранение1.

Одним из направлений деятельности архивной службы является проведение обучения специалистов структурных подразделений по подготовке дел к архивному хранению. В последние годы принято решение проводить с ответственными за делопроизводство учебные семинары по оформлению дел. Эффективность работы во многом зависит от учебных занятий по формированию документов в дела и оформлению дел для передачи в архив.

Ежегодно издается приказ по университету с графиком передачи документов в архив. Для улучшения качества работы архивистами архивной службы проводится проверка оформления документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству в структурных подразделениях непосредственно перед передачей на архивное хранение, которая организована на основании данного приказа.

Положение о правовом управлении СМК ПСП 4012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержден ректором В.В. Новоселов от 12.11.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

–  –  –

По утвержденной в 2015 году должностной инструкции архивиста архивной службы для организации его работы прослеживается следующее: архивист назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника правового управления по представлению начальника общего отдела и по согласованию с руководителем архивной службы; архивист при исполнении своих должностных обязанностей (трудовых функций) непосредственно подчиняется руководителю архивной службы.

Архивист выполняет следующие должностные обязанности (трудовые функции): обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов структурных подразделений ТюмГНГУ. Архивист в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

ведет поиск личных дел и документов постоянного срока хранения по запросам структурных подразделений ТюмГНГУ и других учреждений и участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, формированию их в дела постоянного и временного срока хранения1.

Архивист ФГБОУВО ТюмГНГУ подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли и выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основании сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности. Архивист ФГБОУВО ТюмГНГУ ведет работу по созданию справочного аппарата на архивные документы, обеспечивающего быстрый и удобный их поиск и Должностная инструкция архивиста СМК ДИ14/1/032015 ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена начальником правового управления Н.С. Труба от 15.10.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

использование; проверяет правильность формирования и оформления дел при их приеме на архивное хранение; следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Кроме этого, архивист является ответственным за делопроизводство и занимается ведением архивного делопроизводства по номенклатуре дел архивной службы, оформляет титульные листы ведущихся в архиве дел, систематизирует, располагает в шкафах для обеспечения сохранности документов. На корешки каждого дела наклеиваются наименование по номенклатуре дел архивной службы для оперативного поиска информации.

При изъятии документов из дел структурными подразделениями или сторонними организациями по разрешению руководства, архивист оставляет в деле заверенную копию изъятого документа и акта указывающего на причину изъятия документа.

Архивист архивной службы общего отдела правового управления выполняет требования локальных нормативных документов ТюмГНГУ, правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда и пожарной безопасности; ведет поиск сведений и архивных документов для подготовки ответов на запросы от сторонних организаций по описям и электронным программам о данных студентов «Тандем» и «Модуль»; выполняет иные поручения непосредственного руководителя в пределах настоящей должности.

Архивист контролирует выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ТюмГНГУ1.

Основные требования к архивисту по должностной инструкции. Архивист должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по ведению архивного дела; правила Должностная инструкция архивиста СМК ДИ14/1/032015 ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена начальником правового управления Н.С. Труба от 15.10.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты ТюмГНГУ, регламентирующие и регулирующие деятельность архивиста; методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи; сроки и порядок приема, сдачи документов в архив, их хранение и использование; организацию архивного дела; порядок составления описей документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок ведения учета и составления отчетности по документообороту в архиве; этику делового общения; структуру ТюмГНГУ; знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота); умение работать с большими объемами информации.

По должностной инструкции архивист имеет права: в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности ТюмГНГУ (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению; осуществлять взаимодействие со всеми работниками ТюмГНГУ по вопросам, входящим в его компетенцию; получать от работников правового управления ТюмГНГУ информацию и документы по вопросам, связанным с выполнением его обязанностей; обжаловать приказы и распоряжения администрации в установленном законодательством порядке;

обращаться к руководству правового управления ТюмГНГУ за оказанием содействия в исполнении своих должностных обязанностей (трудовых функций) и прав, в т.ч. за организационным и материальнотехническим обеспечением своей деятельности; осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации1.

Архивист несет персональную ответственность: за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение Должностная инструкция архивиста СМК ДИ14/1/032015 ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утверждена начальником правового управления Н.С. Труба от 15.10.2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

работником по его вине возложенных на него должностных обязанностей (трудовой функции), предусмотренных должностной инструкцией, в порядке и пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в порядке и пределах, установленных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; за причинение материального ущерба ТюмГНГУ в порядке и пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации1; за разглашение и ненадлежащее исполнение обязанностей по защите персональных данных работников и обучающихся в случаях, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации2.

Таким образом, в соответствии с Положением о правовом управлении основными задачами архивной службы являются: приём, регистрация и систематизация документов структурных подразделений; учёт и обеспечение сохранности документов; создание научносправочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве университета.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области в университете осуществляет архивная служба общего отдела правового управления.

Обязательное выполнение архивистом требований всех нормативноправовых актов, положений и инструкций позволяет ему правильно решать задачи по приему, Гражданский Кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая третья и четвертая. М., 2013.

С. 293.

Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2013. С. 29.

учету, регистрации, упорядочению и размещению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

Однако, в архивной службе нет документа регламентирующего работу архивиста при приеме и формировании дел на архивное хранение, поэтому в дальнейшем мы решили разработать проект «Методические рекомендации по формированию и подготовке дел к передаче на архивное хранение от структурных подразделений в ФГБОУ ВО «Тюменский государственный нефтегазовый университет»». Они предназначены и востребованы для оказания методической помощи работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, установлении общих правил организации работы с документами ТюмГНГУ, порядка их формирования, оформления, подготовки к архивному хранению и передаче в архив.

–  –  –

Согласно Положению о правовом управлении и сводной номенклатуре дел университета на архивное хранение в архивную службу общего отдела правового управления ФГБОУВО ТюмГНГУ ежегодно поступают законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (менее 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, такие, как: годовые планы и отчеты о работе; протоколы заседаний Ученого совета; приказы по основной деятельности; положения структурных подразделений;

утвержденные штатные расписания; приказы по личному составу сотрудников, студентов, аспирантов; личные дела преподавателей и сотрудников; личные дела студентов; личные дела аспирантов; лицевые счета сотрудников; протоколы заседаний ГАК, кафедр, комиссий и др1.

Кроме этого в архивную службу принимаются невостребованные документы из приемной комиссии, отдела персонального учета обучающихся, управления по работе с персоналом: аттестаты, свидетельства, дипломы, трудовые книжки и др.

Ежегодно издается приказ о передаче документов постоянного срока хранения и по личному составу на архивное хранение с приложениями: перечнем дел, подлежащих сдаче, и графиком передачи документов в архив. Для улучшения качества работы по передаче и приему документов архивистами архивной службы проводится проверка оформления документов, в соответствии с инструкцией по Положение о правовом управлении СМК ПСП 4012 ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет»утверждена ректором В.В. Новоселов от 12.11.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

делопроизводству, в структурных подразделениях непосредственно перед передачей на архивное хранение, которая организована на основании данного приказа.

Прием каждого дела производится архивистом архивной службы общего отдела правового управления ФГБОУВО ТюмГНГУ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, вырабатывается отметка о наличии дела1. В конце любого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приемапередачи дел, а также подписи архивиста архивной службы общего отдела правового управления и работника, сдавшего дела.

Структурными подразделениями ФГБОУ ВО ТюмГНГУ собирается акт о приемкепередаче документов длительного срока хранения в архивную службу общего отдела правового управления, который включает следующие реквизиты ГОСТа Р 6.30 2003: 08 наименование организации, 10 наименование вида документа, 18 заголовок к тексту, 16 гриф утверждения, 20 текст документа, 22 подпись2.

Текст акта о приемкепередаче документов длительного срока хранения в архивную службу общего отдела правового управления для дальнейшего хранения заключается из состава комиссии, перечислительные члены комиссии, указания о проведении передачи конкретных документов, их количество и крайние даты, названия структурного подразделения ФГБОУ ВО ТюмГНГУ, должностей, подписей и расшифровок подписей ответственных за передачу и прием дел, согласований и подписей членов комиссии.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ТюмГНГУ лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все Книга учета поступлений и выбытия документов за 2011 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Акты о приеме передаче документов длительного срока хранения в архивную службу общего отдела правого управления за 2015 г. // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от указанных в номенклатуре сроков хранения.

В архивную службу общего отдела правового управления ФГБОУ ВО ТюмГНГУ принимаются документы длительного срока хранения и по личному составу учрежденийпредшественников Тюменского индустриального института, а также документы учреждений, реорганизованных путем присоединения к университету в качестве структурных подразделений ЗапСибНИГНИ, Тюменского машиностроительного техникума, Тюменского строительного техникума, Политехнического техникума, Комбината (центра) студенческого питания, колледжей, училищ, общеобразовательного лицея и др. Все эти учреждения являются источниками комплектования Архивного фонда ТюмГНГУ.

За последние пять лет в связи с реорганизациями и ликвидациями структурных подразделений университета количество документов, представленных на хранение в архивную службу увеличилось более, чем в три раза (с 10246 дел в 2011 году до 33536 в 2014). Динамика поступления документов на архивное хранение в ТюмГНГУ приведена в Приложении 2.

Дела, связанные в связки, доставляются сотрудниками структурных подразделений в архивную службу общего отдела правового управления.

Ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу на архивное хранение несет структурное подразделение, передающие документы.

Неоформленные или неправильно оформленные дела (обложка, нумерация, подшивка) на архивное хранение не принимаются.

В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче на архивное хранение архивистом архивной службы общего отдела правового управления предварительно проверяется соответствие их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных непосредственно с номенклатурой дел ТюмГНГУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Так как передача дел на архивное хранение реализовывается строго по графику, составленному архивной службой общего отдела правового управления и согласованному с руководителями структурных подразделений и общим отделом правового управления1. Архивист регистрирует поступающие дела в книге учета поступлений и выбытия документов2.

–  –  –

Дела ТюмГНГУ оформляются архивистом при их заведении и по завершении года. Оформление дела присоединяет в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения архивистом проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет).

Полное оформление дела архивистом предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивка и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дел.

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты, такие как наименование университета, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), срок хранения дела, количество листов в деле, номер фонда, архивный шифр дела.

Инструкция по делопроизводству СМК И 14 2012 в ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Книга учета поступлений и выбытия документов за 2011 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Реквизиты, проставляемые архивистом на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование университета ТюмГНГУ указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования, наименование структурного подразделения ТюмГНГУ записывается в соответствии с утвержденной структурой. Индекс дела проставляют в университете, в виде цифрового обозначения дела по номенклатуре дел университета. Заголовок дела переносится архивистом из номенклатуры дел университета. Дата дела указывается год или годы заведения и окончания дела в делопроизводстве1.

Датой оформления дел, заключающих распорядительную документацию, а также дел, состоянии из нескольких томов или частей, являются крайнее даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях снабжения сохранности и закрепления порядка месторасположения документов архивист архивной службы общего отдела правового управления ФГБОУ ВО ТюмГНГУ нумерует все листы дела, кроме листа заверителя и внутренней описи. Листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

После завершения нумерации листов архивист ФГБОУ ВО ТюмГНГУ составляет заверительную надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов.

Заверительные надписи ставит подписи ее составители с указанием расшифровки Инструкция по делопроизводству СМК И 14 2012 в ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный нефтегазовый университет» утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится архивистом ФГБОУ ВО ТюмГНГУ на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется хранить «постоянно»1. Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения шариковой ручкой только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Управлением по делам архивов Тюменской области.

Для учета документов отдельных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, архивистом ФГБОУ ВО ТюмГНГУ составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись ставится на отдельном листе впереди всех документов по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются. Личные дела докторов и кандидатов наук, преподавателей, студентов, аспирантов университета оформляются архивистом каждое в отдельное дело. Лицевые счета работников группируются в тома.

–  –  –

государственный нефтегазовый университет» утвержденная приказом ТюмГНГУ № 344 от 16.07.2012 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Опись, составляемая архивистом архивной службы общего отдела правового управления ФГБОУ ТюмГНГУ, представляет собой архивный справочник, хранящий схематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и необходимый для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие ценность экспертизы, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно описи составляются. На дела хранящиеся временно (свыше 10 лет) описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу.

Архивной службой общего отдела составляются и передаются на согласование в ЭПК управления по делам архивов Администрации Тюменской области и Государственного Архива Тюменской области описи: дел постоянного срока хранения опись № 1; дел по личному составу профессорскопреподавательского состава и сотрудников опись № 2; дел по личному составу студентов очной и заочной форм обучения высшего, среднего и начального профессионального образования, дополнительного образования, филиалов1.

Опись № 2 дел по личному составу ФГБОУ ВО ТюмГНГУ включает следующие реквизиты ГОСТа Р 6.302003: 08 название организации, 10 наименование вида документа, 11 дата документа, 14 заголовок текста, 16 гриф утверждения, 20 текст,23 гриф согласования, 22 подпись.

Опись дел по личному составу ФГБОУ ВО ТюмГНГУ состоит из граф таблицы порядкового номера, заголовка дела, крайних дат, срока хранения, количества листов, примечания2. В опись входят документы со сроком хранения 75 лет: приказы университета по личному составу профессорскопреподавательского состава и сотрудников, личные дела преподавателей университета, личные дела и Опись № 1 дел постоянного хранения на 2010 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

Опись № 2 дел по личному составу на 2008 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

личные карточки (ф. Т2) работников университета, приказы университета по составу личных аспирантов, докторантов и соискателей, личные дела аспирантов очного обучения, лицевые счета сотрудников, протоколы заседаний государственных аттестационных комиссий и др.

В каждом структурном подразделении университета на дела со сроком хранения постоянно ежегодно составляются описи при методическом руководстве архивной службы общего отдела правового управления. По этим описям документы сдаются на архивное хранение. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи университета, которую готовит архивист архивной службы общего отдела правового управления.

Архивист ФГБОУ ВО ТюмГНГУ при составлении описи дел следует следующим требованиям: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивной службой общего отдела правового управления1.

Графы описи архивист заполняет в точном согласии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел в установленной форме составляются структурными подразделениями ТюмГНГУ в двух экземплярах, архивистом архивной службой Опись № 2 дел по личному составу на 2008 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

общего отдела правового управления на документы постоянного срока хранения в четырех экземплярах, по личному составу в трех.

–  –  –

Использование архивных документов архивные документы, примененные в сфере культурного, научного, политического, экономической цели и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основными формами использования документов архивной службой являются:

информирование руководства университета и их структурных подразделений, а также других организаций о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании; исполнение запросов социальноправового характера от граждан и организаций; выдача документов во временное пользование.

Информация социальноправового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная копия документ, отображающий текст или воссоздание архивного документа, с установкой его поисковых данных.

По запросу граждан или организаций архивист ТюмГНГУ выдает архивную копию.

Для выдачи копии архивист выполняет следующие технические действия:

обращается к архивному справочнику для поиска архивного документа; находит архивный документ в архивохранилище; используя оргтехнику, делает копию документа; заверяет архивную копию штампом со словом «ВЕРНО», подписью, расшифровкой подписи, датой заверения и круглой печатью общего отдела1.

Архивист ТюмГНГУ регистрирует каждую архивную копию в журнале регистрации выдачи архивных копий и выписок документов, который состоит из граф:

Журнал регистрации выдачи архивных копий, выписок из документов на 2011 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

порядковый номер, дата выдачи, ф.и.о. гражданина либо название организации, название архивного документа, количество листов, подпись или способ получения.

Архивная справка документ, охватывающий архивную информацию о предмете запроса, с подтверждением поисковых данных документов, на основе которых она составлена.

Архивные справки, выписки и копии выдаются архивистами на основании письменного заявления гражданина, который должен содержать название (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись. В архивную службу запросы организаций и граждан поступают по почте России через общий отдел правового управления, по электронной почте, по факсу, при личном обращении1.

Прием граждан обращающихся в архивную службу правового управления ТюмГНГУ для получения справок архива ведется в приемные часы работы и начинается архивистом с вежливого обращения «Здравствуйте, чем я могу вам помочь». Выслушав гражданина и поняв суть его вопроса, архивист оформляет вместе с гражданином заявление на получение архивной справки, делает копии удостоверяющих личность документов и объявляет срок создания нужного документа гражданину.

Срок исполнения запросов социальноправового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научносправочного аппарата архива не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Справки архива составляются архивистом на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в Журнал регистрации выдачи архивных справок на 2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивистом архивной службы общего отдела правового управления оформляются, выдаются и отправляются по почте через общий отдел архивные справки и ответы на запросы об обучении и получении документа об образовании, о подтверждении стажа работы по заявлениям граждан и запросам организаций1.

При поступлении запроса о подтверждении обучения и документа об образовании архивист регистрирует в журнале регистрации входящих документов.

На запросе архивист проставляет отметку о вхождении университет, которая состоит из номера архивной службы как структурного подразделения и через тире порядкового номера и дат получения запроса. После регистрации проводится архивистом поиск информации по поступившему запросу. По завершению поиска ответа на запрос, готовится ответ на поступивший в архивную службу запрос.

Ответ регистрируется в журнале исходящих документов и передается в общий отдел для отправки по почте, по факсу или электронной почте.

Справки архива и ответы на запросы оформляются архивистом на общем угловом бланке университета, в котором следующие реквизиты: 03 эмблема ТюмГНГУ, 08 полное наименование университета и сокращенное, 09 справочные данные об университете, 12 регистрационный номер документа, 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа, 15 адресат, 10 наименование вида документа, 18 заголовок к тексту документа, 20 текст документа, 21 отметка о наличии приложений, 22 подпись, 25 оттиск печати, 27 отметка об исполнителе, 29 отметка о поступлении документа в организацию.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения.

Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не Журнал регистрации выдачи архивных справок на 2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях только сокращенные.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). Справки архива подписывается руководителем архивной службы общего отдела правового управления университета. Справка заверяется гербовой печатью ТюмГНГУ, второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архивной службы и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем архивной службы. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель архивной справки расписывается в журнале регистрации выдачи архивных справок1.

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются архивистом архивной службы общего отдела правового управления ФГБОУ ВО ТюмГНГУ с разрешения начальника правового управления ТюмГНГУ заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным Журнал регистрации выдачи архивных справок на 2015 // Текущий архив архивной службы общего отдела правового управления ТюмГНГУ.

лицам по нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом. При выдаче подлинные документы регистрируются архивистом в книге выдачи невостребованных документов, который состоит из граф порядкового номера, графы фамилия, имя, отчество, графы серии номер документа, графы даты выдачи, графы подпись.

Содержит обложка реквизиты: эмблема университета, наименование ТюмГНГУ, названия структурного подразделения, наименования вида документа, крайние даты книги.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма заверяется печатью университета.

Возрастает ежегодный объем работы архивной службы по запросам организаций и заявлениям граждан. Только в 2014 году выдано и отправлено по почте 2405 архивных справок и ответов на запросы.

Исполнение запросов и выдача архивных справок Вид документа / год 2011 2012 2013 2014 2015 Архивные справки (выдано) 265 379 492 594 648 Ответы на запросы (отправлено) 1345 750 1300 1811 1459 Общее количество 1610 1129 1792 2405 2107 В связи с тем, что основная масса архивных документов хранится на бумажных носителях, усложнен поиск информации по запросам и, соответственно, увеличивается время их обработки1.

Для решения этой проблемы необходимо создание единой базы и информатизация данных.